服裝索證索票管理制度一、總則1.目的為加強公司服裝采購管理，規范索證索票行為，確保所采購服裝的質量安全，保障消費者權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及服裝采購的部門及人員，包括但不限于采購部、銷售部、倉庫管理部門等。3.基本原則索證索票工作應遵循合法、真實、有效、可追溯的原則，確保所獲取的證明文件和票據能夠準確反映服裝采購的全過程信息。二、索證索票的范圍及要求（一）供應商資質證明1.營業執照采購人員應向供應商索取具有合法經營資格的營業執照副本復印件，并加蓋供應商公章。復印件應清晰可辨，包括企業名稱、經營范圍、法定代表人、注冊資本、成立日期、營業期限等關鍵信息。2.生產許可證（如需）對于從事服裝生產的供應商，應索取由質量技術監督部門頒發的生產許可證復印件。確保許可證在有效期內，且許可范圍涵蓋所采購的服裝品類。3.產品質量檢驗報告要求供應商提供所采購服裝的質量檢驗報告，報告應由具備資質的第三方檢測機構出具。檢驗報告應包含服裝的各項質量指標檢測結果，如面料成分、色牢度、甲醛含量、pH值等，且檢測結果應符合國家相關標準。4.其他資質證明（如商標注冊證、品牌授權書等，如需）若采購的服裝涉及特定品牌或商標，應索取商標注冊證復印件，以確保供應商具有合法使用該商標的權利。如供應商為品牌代理商，還需提供品牌授權書，明確授權范圍和期限。（二）采購票據1.發票每次采購服裝時，必須取得供應商開具的正規發票。發票應包含以下內容：發票抬頭：應為公司全稱，確保與公司財務核算一致。商品名稱、規格型號、數量、單價、金額等信息應與采購合同及實際采購情況相符。發票聯應加蓋供應商發票專用章，發票內容應清晰、完整，不得涂改。2.采購合同與供應商簽訂詳細的采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括服裝的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同應加蓋雙方公章，并妥善保存原件。如有變更或補充協議，也應及時簽訂并留存相關文件。三、索證索票流程（一）采購環節1.供應商篩選采購人員在選擇供應商時，應首先對其資質進行審核，要求供應商提供上述規定的資質證明文件。對資質不全或不符合要求的供應商，不得與其開展采購業務。2.索證索票要求告知在與供應商洽談采購業務時，采購人員應明確告知供應商索證索票的具體要求，包括資質證明文件的種類、內容要求以及采購票據的開具規范等。3.收集與整理采購人員負責收集供應商提供的資質證明文件和采購票據，并進行初步整理。確保文件和票據的真實性、完整性和有效性，對不符合要求的應及時與供應商溝通，要求其補充或更正。4.提交審核采購人員將整理好的索證索票資料提交給部門負責人進行審核。部門負責人應認真核對資料的準確性和合規性，對存在疑問的地方及時與采購人員核實。審核通過后，將資料移交至財務部門進行備案。（二）倉庫驗收環節1.票據核對倉庫管理人員在接收服裝時，應首先核對采購發票與采購合同的一致性，包括商品名稱、規格、數量、價格等信息是否相符。2.資質文件查驗同時，查驗供應商提供的資質證明文件原件或復印件（加蓋供應商公章），確保所采購服裝的供應商資質合法有效。3.質量檢驗報告審查根據采購合同要求，審查質量檢驗報告的內容，重點關注服裝的質量指標是否符合標準。如發現質量問題或資質文件不全等情況，應及時通知采購部門與供應商協商解決。4.驗收記錄倉庫管理人員應做好索證索票資料的驗收記錄，記錄內容包括供應商名稱、資質文件名稱及編號、發票號碼、驗收日期、驗收情況等。驗收記錄應妥善保存，以備后續查詢。（三）財務報銷環節1.票據審核財務人員在進行服裝采購費用報銷審核時，應嚴格按照公司財務制度和本索證索票管理制度的要求，對采購發票和相關索證資料進行審核。2.合規性審查重點審查發票的真實性、合法性、完整性，以及索證資料是否齊全、有效。對不符合要求的票據和資料，不予報銷，并及時通知采購人員補充或更正。3.資料存檔財務人員在完成報銷審核后，將索證索票資料進行整理歸檔，作為公司財務管理和審計的重要依據。存檔期限應符合公司財務檔案管理規定。四、索證索票資料的保存與管理1.保存期限索證索票資料應妥善保存，保存期限不得少于兩年。法律、法規另有規定的，從其規定。2.保存方式資質證明文件和采購合同等紙質資料應分類裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中，確保存放環境安全、干燥、通風，便于查閱。電子文檔應進行備份，存儲在安全的服務器或存儲設備上，并按照一定的分類規則進行命名和管理，以便快速檢索和調用。3.查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱索證索票資料時，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，在指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出檔案室。如有特殊情況需要借閱索證索票資料，必須辦理借閱手續，明確借閱期限和歸還時間，并確保資料的安全和完整。借閱人歸還資料時，檔案管理人員應進行認真核對，如發現資料有損壞或丟失，應及時追究借閱人的責任。五、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對服裝采購索證索票情況進行檢查，重點檢查索證索票資料的完整性、真實性、合規性，以及索證索票流程的執行情況。對檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度的行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理。2.外部監督應對積極配合政府相關部門的監督檢查，如實提供索證索票資料。如因索證索票工作不到位導致公司受到行政處罰或其他損失的，將追究相關責任人的責任。六、罰則1.對采購人員的處罰采購人員未按照本制度要求索取供應商資質證明文件或采購票據的，每次給予警告處分，并責令其限期改正。因采購人員索證索票工作失誤，導致公司采購到不符合質量要求的服裝或遭受其他經濟損失的，視情節輕重，給予相應的經濟處罰，并追究其賠償責任。情節嚴重的，予以辭退。2.對倉庫管理人員的處罰倉庫管理人員在驗收服裝時，未認真核對索證索票資料或未做好驗收記錄的，每次給予警告處分。因驗收把關不嚴，導致不合格服裝入庫的，給予相應的經濟處罰，并責令其負責處理不合格服裝。造成嚴重后果的，予以辭退。3.對財務人員的處罰財務人員在報銷審核時，未嚴格按照本制度要求審查索證索票資料，導致不符合規定的費用報銷的，每次給予警告處分。因審核失誤給公司造成經濟損失的，承擔相應的賠償責任