機關檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強機關檔案收集工作的規范化、制度化建設，確保檔案的齊全、完整、準確、系統，充分發揮檔案在機關工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案收集管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則。機關檔案由綜合檔案室集中統一管理，各部門不得自行分散保存。2.完整準確原則。確保收集到的檔案全面反映機關工作的真實面貌，內容準確無誤。3.及時收集原則。各部門應在規定時間內將應歸檔的文件材料移交綜合檔案室，不得積壓。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關來文，包括命令、決定、指示、通知、通報、報告、批復等。2.機關制發的文件，如決定、通知、通報、報告、請示、批復、函等。3.機關內部形成的各種文件材料，如工作計劃、總結、會議記錄、紀要、統計報表、簡報等。（二）科技檔案1.基本建設項目檔案，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等。2.設備儀器檔案，包括設備儀器的申購、驗收、安裝調試、使用維護、報廢等文件材料。3.科研項目檔案，包括項目立項、研究實驗、成果鑒定、推廣應用等文件材料。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告，包括月度、季度、年度財務報表等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務申報表、審計報告等。（四）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免審批表等。2.考核、考察、鑒定材料。3.學歷學位、培訓、專業技術職務（職稱）評聘材料。4.黨團材料、獎勵處分材料等。（五）聲像檔案1.機關重大活動、重要會議的照片、錄音、錄像等。2.反映機關工作成果、風貌的照片、錄音、錄像等。3.其他具有保存價值的聲像資料。（六）電子檔案1.機關制發的電子文件，如電子公文、電子報表等。2.掃描、數字化的紙質檔案。3.其他電子數據。三、檔案收集職責（一）綜合檔案室職責1.制定檔案收集工作計劃和制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管機關各部門移交的檔案。3.對檔案收集工作進行指導、監督和檢查。4.定期對檔案收集情況進行統計分析，向上級主管部門報告。（二）各部門職責1.明確一名檔案收集責任人，負責本部門文件材料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，并進行初步整理。3.定期將整理好的文件材料移交綜合檔案室，辦理交接手續。四、檔案收集程序（一）平時收集1.各部門檔案收集責任人應隨時收集本部門形成的文件材料，做到隨辦隨歸。2.對重要文件材料應及時進行登記，并妥善保管，防止丟失、損壞。（二）定期移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理好，移交綜合檔案室。2.移交時，應填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認，各執一份。（三）專項收集1.對于機關重大活動、重要會議、重點項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時進行專項收集。2.專項收集時，相關部門應指定專人負責，確保檔案的齊全、完整、準確。五、檔案整理要求（一）分類標準1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.科技檔案按照項目專業階段進行分類。3.會計檔案按照年度類別進行分類。4.人事檔案按照干部職工個人進行分類。5.聲像檔案按照載體形式年度內容進行分類。6.電子檔案按照類別年度保管期限進行分類。（二）編號規則1.文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+機構（問題）代碼+件號”的形式。2.科技檔案編號采用“項目代號+專業代碼+階段代碼+案卷號”的形式。3.會計檔案編號采用“年度+類別代碼+案卷號”的形式。4.人事檔案編號采用個人檔案編號。5.聲像檔案編號采用“載體形式代碼+年度+內容代碼+順序號”的形式。6.電子檔案編號采用“類別代碼+年度+保管期限代碼+順序號”的形式。（三）裝訂要求1.文書檔案一般以件為單位進行裝訂，采用左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案、會計檔案等應按照檔案整理規范進行裝訂。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.目錄應填寫準確、完整，字跡清晰，便于查找利用。六、檔案保管（一）庫房建設1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗、窗簾等。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體形式的檔案應分開存放，避免相互影響。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責。2.庫房管理人員應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。3.嚴格控制庫房的溫濕度，保持適宜的環境條件。4.做好庫房的清潔衛生工作，保持庫房整潔。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應遵守國家有關法律法規和機關的相關規定。2.服務為本原則。以服務機關工作和社會利用為宗旨，充分發揮檔案的作用。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應確保檔案的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.機關內部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應按照規定辦理查閱手續。3.公民因個人需要查閱涉及本人權益的檔案，應按照規定辦理查閱手續。（三）利用手續1.機關內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱登記表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內容，經機關分管領導簽字同意后，到綜合檔案室查閱。3.公民查閱涉及本人權益的檔案，應持有效身份證件，經綜合檔案室審核同意后，查閱相關檔案。（四）利用方式1.查閱。利用者可在綜合檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應按照規定辦理借閱手續，限期歸還。3.復制。利用者如需復制檔案，應經綜合檔案室同意，并按照規定進行登記。（五）利用登記1.綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.登記內容包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱目的、查閱范圍、查閱內容、檔案去向等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。綜合檔案室應定期對檔案進行鑒定，一般每[具體時間]進行一次。2.全面審查原則。對檔案的內容、價值、保管期限等進行全面審查。3.準確判定原則。根據審查結果，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，分析其保存價值。2.參考檔案保管期限表。根據檔案保管期限表的規定，結合檔案實際情況進行鑒定。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數量、保管期限等。2.檔案銷毀清冊經機關分管領導批準后，由綜合檔案室組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、監督與檢查（一）監督檢查內容1.檔案收集制度的執行情況。2.檔案收集范圍的落實情況。3.檔案整理質量。4.檔案保管條件。5.檔案利用情況。6.檔案鑒定與銷毀工作。（二）監督檢查方式1.定期檢查。綜合檔案室定期對各部門檔案收集管理情況進行檢查。2.不定期抽查。機關領導或上級主管部門不定期對檔案工