機關文件文檔管理制度一、總則（一）目的為加強機關文件文檔管理，確保文件文檔的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進各項工作的規范化、科學化開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及全體工作人員在工作過程中形成的各類文件、文檔資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：機關文件文檔由專門的管理部門或人員進行集中管理，確保文件文檔的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據文件文檔的來源、性質、內容等進行分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和保密規定，確保文件文檔的安全，防止文件文檔的泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：優化文件文檔管理流程，提高文件文檔的處理速度和利用效率，為機關工作提供有力支持。二、文件文檔管理職責（一）管理部門職責1.負責制定和完善機關文件文檔管理制度，并組織實施。2.負責機關各類文件文檔的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對文件文檔進行清查、核對，確保文件文檔的準確性和完整性。4.負責文件文檔管理系統的建設、維護和管理，實現文件文檔的電子化管理。5.對違反文件文檔管理制度的行為進行糾正和處理。（二）文件形成部門職責1.負責本部門文件的起草、審核、簽發和印發工作。2.及時將本部門形成的文件報送管理部門歸檔，并確保文件的質量和格式符合要求。3.負責本部門文件的日常管理和保管，按照規定進行整理和移交。4.配合管理部門做好文件文檔的清查、核對等工作。（三）文件使用人員職責1.嚴格遵守文件文檔管理制度，正確使用和保管文件文檔。2.按照規定的程序借閱、查閱文件文檔，不得擅自復制、轉借或泄露文件內容。3.使用完畢后及時歸還文件文檔，確保文件文檔的安全。三、文件管理（一）文件分類1.按文件來源分類：分為上級文件、本級文件、下級文件和外部文件。2.按文件性質分類：分為法規性文件、政策性文件、指導性文件、規范性文件、程序性文件和其他文件。3.按文件內容分類：分為綜合類文件、業務類文件、人事類文件、財務類文件、行政類文件等。（二）文件起草與審核1.文件起草應符合國家法律法規和政策要求，內容準確、完整、清晰，語言規范、簡潔。2.文件起草部門應進行認真審核，確保文件質量。審核內容包括文件的合法性、合理性、準確性、完整性、規范性等。3.文件審核通過后，由起草部門負責人簽字，報分管領導審批。重要文件需經主要領導審批。（三）文件印發1.文件印發應嚴格按照審批程序進行，經領導簽字同意后，由管理部門統一編號、排版、印刷。2.文件印發份數應根據工作需要確定，嚴格控制文件發放范圍。3.文件印發后，管理部門應及時將文件發放給相關部門和人員，并做好發放記錄。（四）文件傳閱1.文件傳閱應遵循高效、及時、準確的原則，確保文件能夠迅速傳遞到相關人員手中。2.文件傳閱一般采用專人送傳的方式，傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。3.傳閱文件應嚴格按照規定的順序進行，不得擅自擴大傳閱范圍或延誤傳閱時間。（五）文件歸檔1.文件形成部門應在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合歸檔要求。2.歸檔文件應按照分類方案進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.管理部門應定期對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔文件的質量。（六）文件保管1.文件保管應選擇安全、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的保管設備。2.文件應按照分類存放，便于查找和利用。3.定期對文件進行清查、核對，發現問題及時處理。（七）文件銷毀1.文件銷毀應按照規定的程序進行，由管理部門提出銷毀意見，報分管領導審批。2.銷毀文件應進行登記，注明文件名稱、文號、數量、銷毀時間等信息。3.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。四、文檔管理（一）文檔分類1.按文檔來源分類：分為內部文檔和外部文檔。2.按文檔性質分類：分為合同文檔、協議文檔、報告文檔、報表文檔、會議記錄文檔、工作計劃文檔、工作總結文檔等。3.按文檔內容分類：分為綜合類文檔、業務類文檔、人事類文檔、財務類文檔、行政類文檔等。（二）文檔收集1.各部門應及時收集本部門形成的文檔資料，并按照規定的時間和要求報送管理部門。2.管理部門應定期對各部門報送的文檔資料進行整理和歸檔。（三）文檔整理1.文檔整理應按照分類方案進行，對文檔資料進行分類、編號、編目等處理。2.文檔整理應確保文檔資料的完整性和準確性，對不符合要求的文檔資料應及時進行補充和修正。（四）文檔歸檔1.文檔整理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文檔應編制歸檔目錄，便于查找和利用。2.歸檔文檔應按照規定的保管期限進行保管，定期進行清查和核對。（五）文檔保管1.文檔保管應選擇安全、防火、防潮、防蟲、防盜的場所，配備必要的保管設備。2.文檔應按照分類存放，便于查找和利用。3.定期對文檔進行清查、核對，發現問題及時處理。（六）文檔利用1.各部門因工作需要查閱文檔資料時，應填寫查閱申請表，經部門負責人簽字后，報管理部門審批。2.管理部門應按照審批意見，為查閱人員提供相應的文檔資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應嚴格遵守文檔管理制度，不得擅自復制、轉借或泄露文檔內容。（七）文檔銷毀1.文檔銷毀應按照規定的程序進行，由管理部門提出銷毀意見，報分管領導審批。2.銷毀文檔應進行登記，注明文檔名稱、文號、數量、銷毀時間等信息。3.文檔銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文檔信息無法恢復。五、文件文檔管理信息化（一）建設目標建立機關文件文檔管理信息系統，實現文件文檔的電子化管理，提高文件文檔管理的效率和水平。（二）系統功能1.文件文檔錄入：實現文件文檔的電子化錄入，包括文件的基本信息、內容、附件等。2.文件文檔分類管理：按照文件文檔的分類方案進行分類管理，便于查找和利用。3.文件文檔檢索：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需的文件文檔。4.文件文檔審批：實現文件文檔的在線審批，提高審批效率。5.文件文檔傳閱：實現文件文檔的在線傳閱，跟蹤傳閱進度。6.文件文檔歸檔：自動將辦理完畢的文件文檔進行歸檔，生成歸檔目錄。7.文件文檔保管：記錄文件文檔的保管情況，包括保管期限、存放位置等。8.文件文檔利用：提供文件文檔的在線查閱、下載等功能，方便用戶利用。9.文件文檔統計分析：對文件文檔的數量、類型、來源等進行統計分析，為管理決策提供支持。（三）系統維護1.定期對文件文檔管理信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行。2.加強對系統數據的備份和恢復，防止數據丟失。3.建立系統安全管理制度，保障系統的安全。六、監督與考核（一）監督檢查1.管理部門定期對各部門文件文檔管理工作進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見。2.對違反文件文檔管理制度的行為進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。（二）考核評價1.將文件文檔管理工作納入機關績效考核體系，對各部門和工作人員的文件文檔管理工作進行考核評價。2.考核評價內容包括文件文檔管理制度的執行情況、文