煤礦合同結算管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦合同結算管理，規范結算流程，確保公司經濟利益，保障合同的有效履行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與煤礦相關業務往來的各類合同結算管理，包括但不限于煤炭采購合同、工程承包合同、設備租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規原則合同結算必須遵守國家法律法規和公司相關規定，確保結算行為合法、合規。2.準確及時原則結算數據應準確無誤，結算流程應及時高效，避免因結算延誤或錯誤給公司造成損失。3.權責清晰原則明確各部門在合同結算中的職責和權限，確保結算工作有序進行。4.風險控制原則加強對合同結算風險的識別、評估和控制，保障公司資金安全。二、合同結算流程（一）結算申請1.合同執行部門在合同約定的結算節點前，根據合同履行情況，填寫《合同結算申請表》，詳細說明結算事項、結算金額、結算依據等內容，并附上相關證明材料。2.《合同結算申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（二）財務審核1.財務部門收到《合同結算申請表》后，對結算金額、結算方式、付款條件等進行審核。2.審核合同執行情況，檢查是否存在未履行完畢的合同義務，如有未完成事項，應在《合同結算申請表》上注明，并要求合同執行部門在完成相關事項后再行申請結算。3.核對結算數據與合同約定的一致性，包括數量、單價、金額等，如有差異，應與合同執行部門溝通核實。4.審核相關證明材料的真實性、完整性和合法性，如發票、驗收報告、結算清單等。5.財務審核通過后，在《合同結算申請表》上簽字確認，并提交至審批部門。（三）審批流程1.根據合同金額大小和公司審批權限規定，《合同結算申請表》依次提交相關領導審批。2.審批人應認真審查結算申請，對結算金額、結算依據、付款方式等進行全面評估，簽署審批意見。3.對于重大合同結算或存在爭議的結算事項，應提交公司領導班子會議審議決定。（四）結算支付1.審批通過后的《合同結算申請表》交至財務部門，財務部門根據審批意見安排資金支付。2.支付方式應符合合同約定和公司財務規定，優先采用銀行轉賬方式。3.在支付款項前，財務部門應再次核對收款方信息，確保支付準確無誤。4.支付完成后，財務部門應及時登記入賬，并將結算憑證妥善保管。三、結算依據（一）合同約定合同中應明確結算方式、結算周期、結算單價、結算數量等條款，作為結算的基本依據。（二）驗收報告1.對于涉及貨物交付或工程完工的合同，必須提供由驗收部門或人員簽署的驗收報告，證明貨物或工程已達到合同約定的標準。2.驗收報告應詳細記錄驗收內容、驗收結果、驗收日期等信息。（三）發票1.供應商應按照合同約定及時開具合法有效的發票，發票內容應與合同內容一致。2.發票作為財務記賬和支付款項的重要憑證，必須真實、完整、合規。（四）結算清單合同執行部門應根據實際業務發生情況，編制結算清單，詳細列出結算項目、數量、單價、金額等明細，作為結算申請的附件。四、部門職責（一）合同執行部門1.負責合同的具體執行，按照合同約定履行義務，確保合同順利完成。2.及時收集、整理與合同結算相關的資料，如驗收報告、結算清單等，并提交至財務部門。3.配合財務部門和審批部門進行結算審核和審批工作，對結算過程中出現的問題及時進行溝通和解決。（二）財務部門1.負責合同結算的財務審核工作，審核結算金額、結算方式、付款條件等是否符合合同約定和公司財務規定。2.核對結算數據與相關證明材料的一致性，確保結算數據準確無誤。3.根據審批意見安排資金支付，做好財務記錄和檔案管理工作。（三）審批部門1.按照公司審批權限規定，對合同結算申請進行審批，簽署審批意見。2.對重大合同結算或存在爭議的結算事項進行決策，確保公司利益得到保障。（四）驗收部門1.負責對貨物交付或工程完工情況進行驗收，并出具驗收報告。2.確保驗收工作客觀、公正、準確，驗收結果真實反映實際情況。五、結算爭議處理（一）爭議提出1.在合同結算過程中，如合同執行部門、財務部門或其他相關方對結算金額、結算方式、結算依據等存在爭議，應及時提出。2.爭議提出方應填寫《合同結算爭議申請表》，詳細說明爭議事項、爭議理由及相關證據。（二）爭議協商1.合同執行部門、財務部門等相關方應就爭議事項進行協商，尋求解決方案。2.協商過程中，各方應充分溝通，提供相關證據和資料，以支持自己的觀點。3.如協商達成一致意見，應簽訂《合同結算爭議協商解決協議》，明確爭議解決方案和各方責任。（三）爭議裁決1.如協商無法解決爭議，可提交至公司內部的爭議裁決機構進行裁決。2.爭議裁決機構應根據相關法律法規、合同約定和實際情況，對爭議事項進行公正裁決。3.爭議裁決結果應及時通知各方，并作為最終結算的依據。六、結算檔案管理（一）檔案內容合同結算檔案應包括以下資料：1.《合同結算申請表》及相關附件，如驗收報告、結算清單、發票等。2.合同執行過程中的相關文件和記錄，如往來函件、會議紀要等。3.結算審核和審批過程中的文件，如財務審核意見、領導審批意見等。4.與合同結算相關的其他資料。（二）檔案整理1.財務部門負責對合同結算檔案進行整理和歸檔，確保檔案資料完整、有序。2.檔案應按照合同類別、結算時間等進行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同結算檔案應妥善保管，保管期限按照公司檔案管理規定執行。2.檔案保管期間，應確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同結算檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案保管部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記或損壞。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對合同結算管理情況進行審計，檢查結算流程是否合規、結算數據是否準確、檔案管理是否規范等。2.審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常監督1.財務部門和合同執行部門應加強對合同結算工作的日常監督，及時發現和解決結算過程中出現