建立保密臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密管理，規范保密臺賬的建立、使用和管理，確保公司商業秘密和敏感信息的安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生、外包人員等。（三）基本原則1.預防為主原則：采取積極有效的措施，預防和減少保密事件的發生。2.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，依法進行保密管理。3.全程管控原則：對保密信息的產生、傳遞、存儲、使用、銷毀等全過程進行管控。4.最小化原則：根據工作需要，嚴格限定知悉范圍，確保信息安全。二、保密臺賬的建立（一）臺賬種類1.人員保密臺賬：記錄公司員工的保密培訓、保密協議簽訂、違規處理等情況。2.文件保密臺賬：對涉及公司機密的文件、資料進行詳細登記，包括文件名稱、密級、來源、去向、保管期限等。3.會議保密臺賬：記錄公司內部涉及保密事項的會議信息，如會議主題、時間、地點、參會人員、會議內容摘要等。4.設備保密臺賬：對公司用于存儲、處理保密信息的設備進行登記，包括設備型號、編號、使用部門、保管人等。（二）臺賬內容1.基本信息：臺賬應包含臺賬名稱、編號、建立日期、保管部門等基本信息。2.詳細記錄：根據不同的臺賬種類，詳細記錄相關信息，確保信息的完整性和準確性。3.變更記錄：對臺賬中的信息變更情況進行及時記錄，包括變更日期、變更內容、變更原因等。（三）建立流程1.確定責任人：各部門指定專人負責本部門保密臺賬的建立和管理工作。2.收集信息：責任人按照臺賬種類的要求，收集相關信息，并進行整理和核對。3.錄入臺賬：將整理好的信息錄入保密臺賬管理系統或紙質臺賬中。4.審核與歸檔：臺賬建立完成后，由部門負責人進行審核，審核通過后進行歸檔保存。三、保密臺賬的使用（一）查詢權限1.一般查詢：公司內部員工因工作需要，可在本部門范圍內查詢與本人工作相關的保密臺賬信息。2.特殊查詢：如需查詢其他部門或涉及公司重大機密的保密臺賬信息，需經公司保密管理部門批準，并在其監督下進行查詢。（二）使用規范1.按需查詢：查詢人員應根據工作需要，準確查詢所需信息，不得隨意擴大查詢范圍。2.不得泄露：查詢人員在查詢過程中，應嚴格遵守保密規定，不得泄露查詢到的保密信息。3.記錄查詢情況：對每次查詢情況進行詳細記錄，包括查詢時間、查詢人員、查詢內容、查詢用途等。四、保密臺賬的管理（一）定期更新1.人員保密臺賬：每半年對員工的保密培訓、保密協議簽訂等情況進行更新。2.文件保密臺賬：對文件的流轉情況進行實時更新，確保文件信息的準確性和及時性。3.會議保密臺賬：每次會議結束后，及時更新會議保密臺賬信息。4.設備保密臺賬：當設備的使用部門、保管人等信息發生變更時，及時更新設備保密臺賬。（二）安全保管1.紙質臺賬：應存放在安全、保密的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。2.電子臺賬：應存儲在公司內部的安全服務器上，并設置嚴格的訪問權限，定期進行數據備份，防止數據丟失。（三）監督檢查1.內部檢查：公司保密管理部門定期對各部門的保密臺賬管理情況進行檢查，發現問題及時督促整改。2.外部審計：接受外部審計機構對公司保密臺賬管理情況的審計，積極配合審計工作，對審計提出的問題及時進行整改。五、保密臺賬的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：保密臺賬中的信息超過規定的保管期限后，可進行銷毀。2.不再需要：因公司業務調整或其他原因，某些保密臺賬信息不再需要時，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：由相關部門或人員提出保密臺賬銷毀申請，說明銷毀原因、銷毀內容等。2.審核批準：申請經部門負責人審核后，報公司保密管理部門批準。3.實施銷毀：批準后，由專人負責對保密臺賬進行銷毀，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。4.記錄銷毀情況：對銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀人員、銷毀方式等，并由監銷人員簽字確認。六、保密責任與違規處理（一）保密責任1.員工責任：公司員工應嚴格遵守本制度，履行保密義務，對工作中知悉的公司保密信息予以保密。2.部門責任：各部門負責人對本部門的保密工作負總責，確保本部門員工嚴格遵守保密制度，做好保密臺賬的管理工作。（二）違規處理1.警告：對于違反保密制度，情節較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正。2.罰款：對違反保密制度，造成一定損失的員工，視情節輕重給予一定金額的罰款。3.解除勞動合同：對于違反保密制度，情節嚴重，給公司造成重大損失的員工，公司將依法解除勞動合同，