流動人口信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司對流動人口信息的管理，規范信息收集、整理、使用和維護流程，確保公司內部信息的準確性、完整性和安全性，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要進入公司辦公區域的外部人員，包括但不限于供應商、合作伙伴、訪客等。（三）基本原則1.合法合規原則：嚴格遵守國家法律法規以及相關政策要求，確保流動人口信息管理工作合法合規。2.準確及時原則：信息收集應準確無誤，錄入和更新要及時，保證信息的時效性。3.安全保密原則：妥善保管流動人口信息，防止信息泄露、篡改或丟失，確保信息安全。4.服務工作原則：以服務公司業務和員工為出發點，合理利用流動人口信息，為公司管理決策提供支持。二、職責分工（一）人力資源部門1.負責制定和完善公司流動人口信息管理制度，并監督執行。2.統籌管理公司全體員工的基本信息，包括入職、離職、崗位變動等信息的更新維護。3.負責收集、審核和錄入新員工的相關信息，建立員工信息檔案。4.定期對員工信息進行清理和核對，確保信息的準確性。5.按照規定向相關部門提供員工信息查詢服務。（二）各部門1.負責本部門流動人口信息的收集、初審和報送工作。2.及時更新本部門員工的崗位變動、聯系方式等信息，并反饋給人力資源部門。3.配合人力資源部門做好流動人口信息的管理工作，提供必要的協助。（三）行政部門1.負責公司辦公區域外部人員（如供應商、合作伙伴、訪客等）的信息登記和管理。2.對進入公司的外部人員進行身份核實和信息采集，發放臨時出入證等。3.定期清理和更新外部人員信息記錄。（四）信息管理部門1.負責公司流動人口信息管理系統的維護和安全保障工作，確保系統正常運行。2.對信息數據進行備份和存儲，防止數據丟失。3.協助人力資源部門和各部門進行信息查詢、統計分析等工作。三、信息收集（一）員工信息收集1.新員工入職時，人力資源部門應向其發放《員工信息登記表》，明確要求填寫個人基本信息、教育背景、工作經歷、家庭情況、聯系方式等內容。2.員工應如實填寫登記表中的各項信息，并簽字確認。如有虛假信息，公司將視情節輕重給予相應處理。3.人力資源部門負責對新員工提交的信息進行審核，核實其真實性和完整性。對于不符合要求的信息，及時通知員工補充或更正。（二）外部人員信息收集1.行政部門在接待供應商、合作伙伴、訪客等外部人員時，應要求其填寫《外部人員信息登記表》，內容包括姓名、單位名稱、聯系方式、來訪目的、預計停留時間等。2.外部人員應配合行政部門完成信息登記工作，并提供有效身份證件等相關證明材料。3.行政部門對外部人員提交的信息進行初審后，發放臨時出入證，并告知其在公司內的行為規范和注意事項。四、信息錄入與存儲（一）信息錄入1.人力資源部門和行政部門應在信息收集完成后的[X]個工作日內，將審核通過的流動人口信息錄入公司信息管理系統。2.錄入人員應認真核對錄入信息，確保與原始登記表一致，避免出現錄入錯誤。3.對于員工信息的錄入，應按照系統設定的字段和格式進行準確填寫，確保信息的規范性和一致性。（二）信息存儲1.公司信息管理系統應具備完善的數據存儲功能，能夠安全、穩定地保存流動人口信息。2.信息管理部門應定期對系統數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。3.嚴格限制對信息存儲服務器的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行數據操作。五、信息更新與維護（一）員工信息更新1.員工個人信息發生變化時，如姓名、性別、出生日期、聯系方式、家庭住址、婚姻狀況、學歷、工作經歷等，應在[X]個工作日內填寫《員工信息變更申請表》，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對員工提交的變更申請進行審核，核實相關證明材料后，及時在信息管理系統中更新員工信息。3.各部門負責人應及時關注本部門員工信息的變化情況，如有崗位變動、職務晉升等，應及時通知人力資源部門進行信息更新。（二）外部人員信息更新1.外部人員來訪信息發生變化時，如來訪時間延長、來訪目的變更等，行政部門應及時在《外部人員信息登記表》上進行更新，并同步更新信息管理系統中的相關記錄。2.對于長期合作的供應商、合作伙伴等外部人員，行政部門應定期與其核對信息，如有變更及時進行更新維護。（三）信息清理1.人力資源部門和行政部門應定期對流動人口信息進行清理，對于已離職員工、不再來訪的外部人員等信息，在確認不再需要后，按照規定的流程進行刪除或封存。2.信息清理工作應建立記錄，注明清理時間、清理人員、清理原因等，以備查詢和審計。六、信息查詢與使用（一）查詢權限1.人力資源部門負責員工信息的綜合管理，有權查詢公司全體員工的信息。2.各部門負責人在工作需要時，可查詢本部門員工的相關信息，但不得擅自查詢其他部門員工信息。3.涉及特殊情況需要查詢其他部門員工信息的，應填寫《信息查詢申請表》，經人力資源部門負責人審批同意后，方可進行查詢。4.行政部門負責外部人員信息的管理，有權查詢外部人員在公司的登記信息。5.其他部門因工作需要查詢流動人口信息的，應按照規定的流程申請，經相關負責人審批后，由信息管理部門協助查詢。（二）信息使用1.公司內部各部門使用流動人口信息應遵循合法、合理、必要的原則，僅限于與工作相關的用途，不得用于其他任何非法目的。2.未經員工本人書面同意，不得將員工個人信息泄露給第三方。3.在對外提供員工信息時，應嚴格按照國家法律法規和公司規定的程序進行審批，確保信息提供的合法性和安全性。七、信息安全與保密（一）安全措施1.公司信息管理系統應采取安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統、加密技術等，防止外部非法入侵和數據泄露。2.對信息管理系統的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，嚴禁使用弱密碼。3.加強對辦公區域網絡設備的管理，限制非授權人員接入公司網絡。（二）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守信息安全與保密制度，對在工作中知悉的流動人口信息予以保密。2.與外部單位合作涉及流動人口信息共享時，應簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。3.如發現信息泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時向公司管理層報告。對造成信息泄露的責任人，公司將依法追究其責任。八、監督與檢查（一）監督機制1.人力資源部門負責對公司流動人口信息管理制度的執行情況進行監督檢查，定期對各部門信息管理工作進行抽查。2.信息管理部門應定期對公司信息管理系統的運行情況進行檢查，確保系統安全穩定運行，數據準確無誤。3.公司內部設立舉報渠道，鼓勵員工對違反信息管理制度的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當獎勵。（二）檢查內容1.信息收集的完整性和準確性，是否存在漏報、錯報等情況。2.信息錄入的及時性和規范性，是否按照規定流程進行操作。3.信息更新與維護的及時性，是否存在信息滯后或錯誤未及時更正的問題。4.信息查詢與使用的合規性，是否存在違規查詢和濫用信息的行為。5.信息安全與保密措施的落實情況，是否存在信息泄露風險。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，人力資源部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定具體的整改措施，并在規定時間內完成整改，將整改情況反饋給人力資源部門。3.人力資源部門對整改情況進行跟蹤復查