財務備用金管理制度一、總則1.目的為加強公司財務管理，規范備用金的使用與管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業務需要申請備用金的情況。3.定義備用金是指公司為滿足各部門臨時性、緊急性業務需求，預先撥付給相關人員或部門，用于特定用途的周轉資金。二、備用金的申請與審批1.申請條件因業務需要經常發生小額現金支出，且支出頻率較高、金額較小，使用銀行轉賬等方式結算不便的。臨時性、緊急性業務，需要立即支付現金且無法提前通過正常審批流程完成銀行轉賬的。2.申請流程申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人需對申請事項的真實性、必要性進行審查，并簽署審核意見。經部門負責人審核通過后，申請表流轉至財務部門。財務部門對申請金額的合理性、資金來源等進行審核，并根據公司資金狀況決定是否批準。財務部門審核通過后，申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司整體業務情況和資金安排，對備用金申請進行最終審批。3.審批權限備用金申請金額在[X]元以下的，由財務部門負責人審批。備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管財務領導審批。備用金申請金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。三、備用金的領用與發放1.領用方式經審批通過的備用金申請，申請人憑審批通過的《備用金申請表》到財務部門辦理領用手續。財務部門根據審批金額，以現金或銀行轉賬方式將備用金發放給申請人。如采用現金發放，申請人需在《備用金領用登記表》上簽字確認；如采用銀行轉賬方式，財務部門需留存轉賬記錄。2.發放時間對于緊急業務需求的備用金申請，財務部門在收到完整審批資料后的[X]個工作日內完成發放。對于非緊急業務需求的備用金申請，財務部門在收到完整審批資料后的[X]個工作日內完成發放。四、備用金的使用范圍1.主要用途支付公司日常經營活動中因零星采購、差旅費、業務招待費等產生的小額現金支出。支付公司臨時性、緊急性業務所需的小額費用，如搶修費、臨時采購費等。2.禁止用途嚴禁將備用金用于個人消費、投資、借貸等非公司業務相關的支出。嚴禁將備用金挪作他用，或用于未經批準的其他項目。五、備用金的使用規范1.使用原則備用金的使用應遵循“專款專用、節約高效”的原則，確保資金用于規定的用途，不得隨意變更。備用金的使用應嚴格按照公司財務制度和相關法律法規的要求進行，確保支出的合法性、合規性。2.報銷要求備用金使用后，申請人應及時憑有效票據到財務部門辦理報銷手續。報銷票據應真實、合法、有效，內容完整，包括發票、收據、清單等。報銷票據的填寫應規范，注明日期、用途、金額等信息，并由相關人員簽字確認。對于超過備用金申請金額的支出，申請人應提前向財務部門說明情況，并按照公司費用報銷流程進行審批。3.支付方式備用金支出應優先采用銀行轉賬、支票等非現金支付方式。如因特殊情況需要使用現金支付的，應嚴格按照公司現金管理規定執行。對于涉及大額現金支出的業務，應提前與財務部門溝通，采取必要的安全防范措施，確保資金安全。六、備用金的管理與監督1.專人管理財務部門應指定專人負責備用金的管理工作，建立備用金臺賬，詳細記錄備用金的領用、使用、報銷、歸還等情況。備用金管理人員應定期對備用金臺賬進行核對，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。2.定期盤點財務部門應定期對備用金進行盤點，盤點周期為[X]個月。盤點工作應由備用金管理人員以外的人員進行，確保盤點結果的真實性和公正性。盤點結束后，應編制《備用金盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等內容。如發現賬實不符，應及時采取措施進行調整，并追究相關人員的責任。3.監督檢查公司審計部門應定期對備用金的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括備用金的申請、審批、領用、使用、報銷、歸還等環節是否符合規定。對于發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。對違反備用金管理制度的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理。七、備用金的歸還與核銷1.歸還期限備用金申請人應在備用金使用完畢后的[X]個工作日內，將備用金歸還至財務部門。如因特殊情況需要延長歸還期限的，應提前向財務部門提出書面申請，并經批準后方可延期。對于超過預計使用期限仍未歸還的備用金，財務部門應及時催款，并暫停該申請人再次申請備用金的資格。2.核銷流程備用金申請人歸還備用金時，應填寫《備用金報銷單》，并附上相關報銷票據。報銷金額應與備用金使用金額一致，如有差額，應說明原因并經相關領導審批。財務部門對報銷票據進行審核，審核通過后辦理備用金核銷手續，并在備用金臺賬中記錄核銷情況。對于備用金使用后有結余的情況，財務部門應及時收回結余資金，并辦理相關手續。八、罰則1.違規處理對于違反本制度規定使用備用金的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、暫停備用金申請資格、解除勞動合同等。對于因違規使用備用金給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的賠償責任。2.責任追究如備用金管理人員在管理過程中存在失職、瀆職等行為，導致備用金出現損失或其他問題的，公司將追究其相應的責任。對于在備用金申請、審批過程中存在弄虛作假、違規審批等行為的人員，公司將嚴肅追究其責任。九、附則1.解釋權本制度由公司財務部門