建設工程溝通管理制度一、總則（一）目的為加強公司建設工程各部門之間的溝通與協作，確保工程信息及時、準確、順暢傳遞，提高工作效率，保證工程順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司建設工程涉及的所有部門及人員，包括但不限于工程管理部、設計部、采購部、施工單位、監理單位等。（三）基本原則1.準確性原則：溝通信息應真實、準確，避免模糊和歧義。2.及時性原則：及時傳遞工程相關信息，不得延誤重要事項的溝通。3.完整性原則：溝通內容應完整，涵蓋工程進展、問題、解決方案等關鍵要素。4.保密性原則：涉及工程機密的信息應嚴格保密，防止泄露。二、溝通渠道與方式（一）會議溝通1.工程例會召開時間：每周[具體時間]定期召開。參會人員：工程管理部、設計部、采購部、施工單位、監理單位等相關負責人。會議內容：匯報上周工程進展情況，討論解決工程中存在的問題，安排本周工作計劃。2.專題會議根據工程實際需要，不定期召開專題會議，如技術難題研討會、安全事故分析會等。參會人員：針對具體議題相關的部門和人員。會議內容：深入探討特定工程問題，制定解決方案和措施。（二）文件溝通1.工程報告施工單位應定期提交工程周報、月報，詳細匯報工程進度、質量、安全等情況。工程管理部匯總分析后形成工程總體報告，上報公司領導。2.聯系單各部門之間在工程協調過程中，如涉及工作安排、問題反饋等，應及時填寫聯系單，明確事項內容、要求和責任人。聯系單應經相關負責人簽字確認后，及時傳遞給相關部門。（三）口頭溝通1.日常交流：工程現場管理人員、各部門工作人員之間應保持日常的口頭溝通，及時解決工作中遇到的突發問題。2.電話溝通：重要事項或緊急情況可通過電話進行溝通，但事后應及時補發相關書面文件進行確認。（四）信息化溝通平臺1.建立公司建設工程溝通專用微信群或其他即時通訊群組群成員包括工程管理部、設計部、采購部、施工單位、監理單位等相關人員。用于及時發布工程通知、文件、照片等信息，方便溝通交流。2.使用公司內部項目管理軟件工程管理信息、進度數據、質量檢查記錄等應及時錄入項目管理軟件，實現信息共享和動態跟蹤。三、溝通流程（一）信息發起1.各部門或人員在工作中發現需要溝通的事項，應及時整理相關信息。2.明確溝通的目的、內容、對象和要求。（二）信息傳遞1.根據溝通事項的性質和緊急程度，選擇合適的溝通渠道和方式進行傳遞。2.如采用文件溝通，應確保文件格式規范、內容清晰，并按照規定的流程進行審批和發放。3.如采用口頭溝通，應表達清晰、準確，避免產生誤解。（三）信息接收與反饋1.接收方應及時接收傳遞的信息，并進行認真閱讀或傾聽。2.對于重要信息，接收方應在規定時間內給予反饋，表明是否理解、是否同意或提出意見和建議。3.如反饋意見與發起方不一致，雙方應進一步溝通協商，直至達成共識。（四）信息存檔1.對工程溝通中產生的重要文件、會議記錄、聯系單等資料，應及時進行整理和存檔。2.存檔資料應分類存放，便于查閱和追溯。四、溝通責任與分工（一）工程管理部1.負責組織工程例會和專題會議，協調各部門之間的溝通與協作。2.匯總整理工程相關信息，形成工程報告，上報公司領導。3.及時傳達公司領導對工程的指示和要求，跟蹤落實情況。（二）設計部1.負責與工程管理部、施工單位等溝通工程設計相關問題，提供技術支持。2.根據工程實際情況，及時優化設計方案，解決設計變更問題。3.參加工程相關會議，匯報設計進展和存在的問題。（三）采購部1.與工程管理部、施工單位溝通工程物資采購需求，確保物資及時供應。2.反饋物資采購過程中的問題，如供應商問題、交貨延遲等，并提出解決方案。3.參加工程相關會議，匯報物資采購情況。（四）施工單位1.按照規定的時間和要求，向工程管理部提交工程周報、月報等報告，匯報工程進展情況。2.及時反饋工程施工過程中遇到的問題，如技術難題、安全隱患等，并配合相關部門解決。3.參加工程例會和專題會議，落實會議決議。（五）監理單位1.對工程施工質量、進度、安全等進行監督檢查，及時向工程管理部反饋相關情況。2.協助工程管理部協調施工單位與其他部門之間的關系，解決工程中出現的矛盾和問題。3.參加工程相關會議，匯報監理工作情況。五、溝通效果評估（一）定期評估1.每月對工程溝通情況進行一次評估，分析溝通渠道的使用效果、信息傳遞的及時性和準確性等。2.通過問卷調查、面談等方式收集各部門和人員對溝通管理的意見和建議。（二）改進措施1.根據評估結果，總結溝通管理中存在的問題和不足。2.針對問題制定改進措施，明確責任人和時間節點，及時進行調整和優化。六、溝通紀律與監督（一）溝通紀律1.參與工程溝通的人員應遵守公司的各項規章制度，尊重他人，文明溝通。2.不得在溝通中傳遞虛假信息、泄露公司機密或發表不當言論。3.嚴格按照溝通流程和要求進行信息傳遞和反饋，不得拖延或推諉。（二）監督機制1.工程管理部負責對工程溝通情況進行日常監督檢查，發現問題及時糾正。2.公司設立投訴郵箱和電話，接受各部