oa日常管理制度一、總則（一）目的為規范公司OA系統的使用，提高工作效率，確保信息的及時傳遞與共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統的使用應符合國家法律法規及公司相關規定。2.安全保密原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露。3.高效便捷原則：充分利用OA系統提高工作效率，方便員工辦公。4.規范統一原則：明確OA系統各項操作規范，確保全公司使用的一致性。二、OA系統賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門負責在OA系統中創建賬號，賬號信息包括員工姓名、所在部門、崗位等。2.員工因工作調動等原因需要變更賬號信息的，由所在部門負責人提交申請，經人力資源部門審核后進行修改。（二）賬號權限設置1.根據員工的工作職責和崗位需求，由所在部門負責人提出權限申請，經上級領導審批后，由系統管理員進行權限設置。2.權限分為普通權限、高級權限等，普通權限可進行基本的信息查看、文件上傳下載等操作；高級權限可進行更高級別的審批、系統設置等操作。3.嚴禁員工擅自更改自己的賬號權限，如有特殊情況需要調整，需按照規定流程申請。（三）賬號停用與刪除1.員工離職或因其他原因不再需要使用OA系統賬號時，所在部門負責人應及時通知人力資源部門，由人力資源部門在系統中停用賬號。2.對于長期不使用的賬號，系統管理員有權進行停用處理。3.已停用的賬號如需重新啟用，需經所在部門負責人申請，上級領導審批后由系統管理員操作。4.對于離職員工的賬號，在確認離職手續辦理完畢后，由人力資源部門負責刪除賬號數據。三、OA系統使用規范（一）登錄與退出1.員工應使用公司分配的賬號和初始密碼登錄OA系統，首次登錄后應及時修改密碼，并確保密碼強度符合要求。2.為保證系統安全，員工離開辦公區域時應及時退出OA系統。（二）信息維護1.員工應及時更新個人在OA系統中的基本信息，確保信息的準確性和完整性。2.部門信息、崗位信息等如有變更，所在部門負責人應及時在系統中進行更新。（三）文件管理1.文件上傳員工應按照文件類別和主題，將相關文件上傳至OA系統指定的文件夾或模塊中。上傳的文件應命名規范，便于查找和識別，文件名應包含文件主題、日期等關鍵信息。重要文件上傳前應進行必要的審核和整理，確保文件內容清晰、準確。2.文件下載員工可根據工作需要下載OA系統中的文件，但應確保下載的文件用于合法的工作用途。對于涉及公司機密的文件，下載后應妥善保管，不得隨意傳播。3.文件共享員工可將自己有權限訪問的文件設置為共享，方便其他同事查閱。在設置文件共享時，應明確共享范圍和權限，避免信息泄露。（四）流程審批1.公司各類審批流程均通過OA系統進行，員工應按照規定的流程發起審批申請。2.發起審批申請時，應詳細填寫申請內容，上傳相關附件，并選擇正確的審批流程和審批人。3.審批人應在規定時間內對審批申請進行處理，如有意見應及時反饋給申請人。4.對于緊急審批事項，可通過OA系統的加急功能或其他溝通方式提醒審批人盡快處理。（五）溝通交流1.OA系統提供了內部郵件、即時通訊等溝通功能，員工應合理使用這些功能進行工作溝通。2.發送內部郵件時，應填寫準確的收件人、主題和正文內容，確保郵件內容清晰明了。3.在即時通訊中，應使用文明用語，不得發送與工作無關的信息。4.對于重要的溝通信息，可通過OA系統的消息提醒功能確保相關人員及時收到通知。四、OA系統安全管理（一）安全意識培訓1.公司定期組織OA系統安全意識培訓，提高員工的安全防范意識。2.培訓內容包括賬號密碼安全、信息保密、網絡安全等方面的知識。（二）安全防護措施1.公司采取必要的技術手段，保障OA系統的網絡安全，防止外部攻擊和數據泄露。2.定期對OA系統進行安全檢測和漏洞修復，確保系統的穩定性和安全性。3.限制外部網絡對OA系統的訪問，僅允許公司內部網絡用戶登錄。（三）數據備份與恢復1.定期對OA系統中的重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全的位置。2.制定數據恢復計劃，確保在系統出現故障時能夠及時恢復數據，減少對工作的影響。（四）違規處理1.對于違反OA系統安全規定的行為，如擅自泄露賬號密碼、傳播公司機密信息等，將視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等，構成犯罪的將依法追究刑事責任。五、OA系統維護與升級（一）系統維護1.公司安排專人負責OA系統的日常維護工作，確保系統的正常運行。2.維護人員應定期檢查系統的運行狀態，及時處理系統故障和問題。3.對系統中的數據進行定期清理，確保系統的性能和穩定性。（二）系統升級1.根據公司業務發展和技術進步的需要，適時對OA系統進行升級。2.升級前應制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級內容、風險評估等。3.升級過程中應密切關注系統運行情況，及時處理出現的問題。4.升級完成后，應對系統進行全面測試，確保系統功能正常，數據完整。（三）用戶反饋與改進1.鼓勵員工對OA系統的使用提出意見和建議，通過OA系統的反饋渠道或其他方式提交給系統管理員。2.系統管理員應及時收集、整理用戶反饋信息，對合理的建議進行評估和采納，不斷優化OA系統的功能和性能。六、監督與考核（一）監督機制1.公司設立OA系統使用監督小組，負責對員工OA系統的使用情況進行監督檢查。2.監督小組定期抽查員工的OA系統操作記錄，檢查是否存在違規行為。3.對于發現的問題及時進行通報，并要求相關人員限期整改。（二）考核指標1.OA系統操作的規范性，包括賬號管理、文件上傳下載、流程審批等方面。2.工作效率的提升，通過OA系統完成工作任務的及時性和準確性。3.信息共享與溝通的效果，是否充分利用OA系統進行有效的信息傳遞和交流。（三）考核方式1.考核采用定期考核與不定期抽查相結合的方式。2.定期考核每季度進行一次，由員工所在部門負責人根據考核指標對員工進行評價。3.不定期抽查由監督小組進行，抽查結果作為考核的重要參考。（四）考核結果應用1.考核結果與員工的績效獎金、晉升等掛鉤。2.對于O