火災事故檔案管理制度一、總則1.目的為加強公司火災事故檔案管理，規范火災事故檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保火災事故檔案的完整性、準確性和系統性，為公司火災事故調查、處理、預防及安全管理提供依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司范圍內發生的各類火災事故檔案的管理。3.職責分工安全管理部門負責火災事故現場的應急處置、調查取證工作。組織撰寫火災事故調查報告，明確事故原因、經過、損失、責任認定及處理建議等內容。負責火災事故檔案的收集、整理、初步審核，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門負責接收安全管理部門移交的火災事故檔案，進行統一編號、分類、裝訂、存儲。建立火災事故檔案檢索目錄，確保檔案的可查性和利用效率。按照檔案保管期限要求，對火災事故檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的完整性和安全性。其他相關部門配合安全管理部門開展火災事故調查工作，提供相關資料和信息。在火災事故處理過程中，按照職責分工做好相關工作，并及時將涉及本部門的資料移交安全管理部門。二、火災事故檔案的收集1.收集范圍火災事故發生后的現場照片、視頻資料，包括事故現場全貌、受損部位、關鍵物證等。火災事故調查詢問筆錄，包括對事故當事人、目擊者、相關責任人等的詢問記錄?；馂氖鹿尸F場勘查記錄，包括起火點位置、燃燒范圍、火勢蔓延方向、火災撲救情況等?；馂氖鹿疏b定報告，如火災原因鑒定、損失評估鑒定等?；馂氖鹿侍幚磉^程中形成的各類文件，如事故報告、處理決定、整改措施等。與火災事故相關的其他資料，如氣象資料、消防設施檢查記錄等。2.收集要求安全管理部門應在火災事故發生后及時安排專人負責收集相關資料，確保資料的真實性、完整性和及時性。收集的資料應注明來源、時間、地點、提供者等信息，以便于追溯和核實。對于重要的原始資料，如現場照片、視頻資料等，應進行備份存儲，防止數據丟失。三、火災事故檔案的整理1.分類原則火災事故檔案按照事故類型、發生時間、事故等級等進行分類。事故類型分類：可分為電氣火災、易燃物火災、動火作業火災等不同類型。發生時間分類：按照火災事故發生的具體年月日進行分類。事故等級分類：根據火災事故造成的人員傷亡、財產損失等情況，分為一般火災事故、較大火災事故、重大火災事故和特別重大火災事故。2.整理步驟資料篩選：對收集到的資料進行篩選，剔除與火災事故無關或重復的資料。資料排序：按照火災事故調查處理的流程和邏輯順序，對資料進行排序，一般為事故報告、現場照片、調查詢問筆錄、現場勘查記錄、鑒定報告、處理決定、整改措施等。資料編號：對整理好的每一份資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。編號格式可采用“事故年份+事故類型代碼+事故順序號”，如“2023DQ001”，其中“2023”表示事故發生年份，“DQ”表示電氣火災類型代碼，“001”表示該類型火災事故的順序號。資料裝訂：將排序后的資料按照編號順序依次裝訂成冊，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保存。對于紙張規格不一致的資料，應進行裁剪或粘貼處理，使其規格統一。編制目錄：根據裝訂成冊的資料內容，編制詳細的檔案目錄，目錄應包括資料編號、資料名稱、日期、頁碼等信息，以便于快速查找和索引。四、火災事故檔案的歸檔1.歸檔時間火災事故處理完畢后，安全管理部門應在[X]個工作日內將整理好的火災事故檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔流程移交申請：安全管理部門填寫《火災事故檔案移交申請表》，詳細說明檔案的名稱、數量、整理情況等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交給檔案管理部門。檔案接收：檔案管理部門收到《火災事故檔案移交申請表》后，對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和裝訂質量等。如發現問題，應及時與安全管理部門溝通，要求其補充或更正。歸檔登記：核對無誤后，檔案管理部門在《火災事故檔案移交申請表》上簽字確認，并按照檔案分類編號規則對檔案進行統一編號、存儲，同時在檔案管理系統中進行歸檔登記，記錄檔案的基本信息、存放位置等。五、火災事故檔案的保管1.保管期限火災事故檔案的保管期限根據事故等級和性質確定，具體如下：一般火災事故檔案：保管期限為[X]年。較大火災事故檔案：保管期限為[X]年。重大火災事故檔案：保管期限為[X]年。特別重大火災事故檔案：永久保管。2.保管方式紙質檔案保管：采用專門的檔案柜存放火災事故檔案，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照檔案分類順序排列檔案柜，便于查找和管理。電子檔案保管：將火災事故檔案的電子版本存儲在公司的檔案管理系統中，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。同時，對電子檔案進行加密處理，確保檔案信息的安全性。3.保管要求檔案管理部門應定期對火災事故檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況。如發現問題，應及時采取措施進行修復或補充。保持檔案存放環境的整潔、干燥，溫度和濕度應符合檔案保管要求。嚴格限制無關人員進入檔案保管區域，確因工作需要查閱檔案的，應按照規定辦理查閱手續。六、火災事故檔案的利用1.利用范圍公司內部安全管理部門、各部門及相關人員因工作需要，可查閱火災事故檔案，了解事故情況，總結經驗教訓，改進安全管理工作。政府相關部門依法進行安全檢查、事故調查等工作時，如需查閱公司火災事故檔案，應按照規定辦理查閱手續。2.利用流程查閱申請：查閱人填寫《火災事故檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。審批：檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于涉及公司機密或敏感信息的檔案查閱申請，需經公司分管領導審批。查閱登記：審批通過后，檔案管理部門在《火災事故檔案查閱申請表》上簽字確認，并按照查閱申請內容提供相應的檔案資料。查閱人應在檔案查閱登記簿上進行登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內容等信息。查閱方式：查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管區域。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關手續。歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。七、火災事故檔案的銷毀1.銷毀條件火災事故檔案保管期滿，且無繼續保存價值的，可按照規定進行銷毀。2.銷毀流程銷毀申請：檔案管理部門定期對保管期滿的火災事故檔案進行清理，填寫《火災事故檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交給公司分管領導審批。審批：公司分管領導對銷毀申請進行審批，同意銷毀的，在《火災事故檔案銷毀申請表》上簽字批準。銷毀實施：檔案管理部門根據審批意見，組織專人對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。