加強檔案化管理制度總則一、目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可用性，提高檔案管理水平，特制定本制度。檔案是公司發(fā)展歷程的重要記錄，是公司各項工作的重要依據(jù)，加強檔案化管理對于公司的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的檔案管理工作。包括但不限于人事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.分級負責(zé)原則：各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并配合綜合管理部門做好檔案管理工作。3.安全保密原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案的安全保密。4.便于利用原則：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價值，采取有效措施，提高檔案的利用效率。四、檔案分類與編號1.檔案分類根據(jù)公司檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為以下幾類：（1）人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。（2）財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。（3）行政檔案：包括公司文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。（4）業(yè)務(wù)檔案：包括銷售合同、采購合同、項目文件、客戶檔案等。2.檔案編號為了便于檔案的管理和利用，對各類檔案進行編號。編號規(guī)則如下：（1）人事檔案編號：由部門代碼+員工工號+年份+流水號組成。例如，人力資源部張三的2023年檔案編號為HR0012023001。（2）財務(wù)檔案編號：由會計期間+憑證編號組成。例如，2023年1月的第1號憑證編號為202301001。（3）行政檔案編號：由文件類別+年份+流水號組成。例如，公司2023年的第1份規(guī)章制度編號為GL2023001。（4）業(yè)務(wù)檔案編號：由業(yè)務(wù)類別+年份+流水號組成。例如，銷售部2023年的第1份銷售合同編號為SX2023001。五、檔案的收集與整理1.檔案的收集（1）各部門應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，及時將本部門產(chǎn)生的檔案移交綜合管理部門。（2）綜合管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案移交情況進行檢查和督促，確保檔案的及時移交。（3）對于重要的檔案，應(yīng)在產(chǎn)生后及時進行收集和整理，確保檔案的完整性。2.檔案的整理（1）綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行整理和分類，編制檔案目錄。（2）檔案整理應(yīng)做到分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。（3）對于破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。六、檔案的保管與利用1.檔案的保管（1）綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、滅火器、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（2）檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。（3）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（4）檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司的借閱制度進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱檔案。2.檔案的利用（1）公司內(nèi)部各部門和員工可以根據(jù)工作需要，向綜合管理部門申請查閱檔案。（2）綜合管理部門應(yīng)按照檔案利用制度，及時為申請查閱檔案的部門和員工提供服務(wù)，確保檔案的利用效率。（3）對于重要的檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱和利用。（4）檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還綜合管理部門，不得私自留存。七、檔案的鑒定與銷毀1.檔案的鑒定（1）綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。（2）對于保存價值不大的檔案，應(yīng)及時進行清理和銷毀。（3）檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的鑒定制度進行，確保檔案的鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.檔案的銷毀（1）對于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負責(zé)銷毀。（2）銷毀檔案應(yīng)在指定的地點進行，嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。（3）銷毀檔案的過程應(yīng)進行監(jiān)督，確保檔案的安全銷毀。附則一、本制度由公