報關單證檔案管理制度總則一、目的為規范公司報關單證的檔案管理，確保報關單證的安全、完整、準確和及時歸檔，提高報關工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有涉及報關業務的部門和人員，包括進出口部、財務部、物流部等。三、管理職責1.進出口部負責報關單證的收集、整理、審核和傳遞。確保報關單證的真實性、準確性和完整性。按照規定的時間和要求將報關單證移交檔案管理部門。2.檔案管理部門負責報關單證的歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作。建立報關單證檔案管理制度，制定檔案管理流程和標準。確保報關單證檔案的安全、完整和可追溯性。3.財務部負責報關單證涉及的財務數據的核對和記錄。配合檔案管理部門進行報關單證的歸檔和查閱工作。4.其他相關部門協助進出口部和檔案管理部門做好報關單證的管理工作。提供與報關單證相關的信息和支持。四、報關單證的分類1.進口報關單證進口合同進口發票進口提單進口裝箱單進口許可證進口報關單其他相關單證2.出口報關單證出口合同出口發票出口提單出口裝箱單出口許可證出口報關單其他相關單證五、報關單證的收集1.進出口部應在報關業務完成后的規定時間內，收集齊全報關所需的各類單證。2.對于因特殊原因無法及時收集齊全的單證，應及時向相關部門和人員催辦，并記錄催辦情況。3.收集到的報關單證應進行初步審核，確保單證的真實性、準確性和完整性。如發現單證存在問題，應及時與相關部門和人員溝通協調，解決問題后再進行歸檔。六、報關單證的整理1.進出口部應將收集到的報關單證按照規定的分類進行整理，確保單證的歸類準確無誤。2.對于同一批次的報關單證，應按照報關單的編號順序進行整理，便于查閱和管理。3.整理后的報關單證應進行裝訂或封裝，確保單證的完整性和安全性。七、報關單證的審核1.進出口部應對整理后的報關單證進行審核，確保單證的內容與實際報關業務相符。2.審核內容包括單證的真實性、準確性、完整性、合法性等方面。如發現單證存在問題，應及時進行修改或補充。3.審核人員應在報關單證上簽字確認，注明審核日期和審核意見。八、報關單證的傳遞1.進出口部應按照規定的時間和要求，將審核通過的報關單證傳遞給檔案管理部門。2.傳遞報關單證時，應填寫報關單證傳遞清單，注明單證的名稱、編號、數量、傳遞時間等信息。3.檔案管理部門應在收到報關單證后，及時進行簽收，并將簽收信息反饋給進出口部。檔案管理一、檔案的建立1.檔案管理部門應根據報關單證的分類，建立相應的檔案目錄和檔案編號規則。2.對于每一份報關單證，應按照檔案編號規則進行編號，并將編號填寫在單證上。3.建立報關單證檔案臺賬，記錄報關單證的檔案編號、名稱、編號、數量、傳遞時間、歸檔時間等信息。二、檔案的保管1.報關單證檔案應存放在專門的檔案庫房內，確保檔案的安全、完整和可追溯性。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，定期進行檢查和維護。3.檔案管理人員應定期對報關單證檔案進行清點和檢查，發現問題及時處理。4.對于重要的報關單證檔案，應采取備份等措施，確保檔案的安全性。三、檔案的查閱1.公司內部人員因工作需要查閱報關單證檔案時，應填寫檔案查閱申請單，經相關部門負責人批準后，方可查閱。2.檔案管理人員應按照檔案查閱申請單的要求，提供相應的報關單證檔案，并做好查閱記錄。3.查閱報關單證檔案時，不得涂改、損壞或丟失檔案內容。如發現檔案存在問題，應及時向檔案管理人員報告。4.公司外部人員因工作需要查閱報關單證檔案時，應按照國家有關法律法規和公司的保密制度，辦理相關手續后方可查閱。四、檔案的銷毀1.報關單證檔案的保存期限應按照國家有關法律法規和公司的規定執行。2.對于超過保存期限的報關單證檔案，應進行銷毀處理。3.銷毀報關單證檔案時，應填寫檔案銷毀申請單，經相關部門負責人批準后，由檔案管理人員和監銷人員共同進行銷毀。4.銷毀過程中，應確保檔案的安全和徹底銷毀，不得將檔案內容泄露或留存。附