機關單位資料管理制度總則目的為加強機關單位資料管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關單位內各部門及全體工作人員在工作過程中產生、使用、保管和傳遞的各類資料。基本原則1.集中統一管理原則：機關單位資料實行集中統一管理，明確專門的管理部門和人員，確保資料管理的規范化和標準化。2.分類分級原則：對資料進行科學分類和分級，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：加強資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：在確保資料安全和質量的前提下，優化資料管理流程，提高工作效率，方便工作人員使用。資料分類與編號資料分類1.行政文件類：包括上級機關下發的各類文件、本機關發布的行政公文、會議紀要等。2.業務資料類：與各部門業務工作相關的政策法規、業務流程、工作方案、統計報表等。3.人事檔案類：干部職工的個人檔案，包括履歷、考核、獎懲、培訓等資料。4.財務資料類：財務預算、決算、報表、憑證等相關資料。5.項目資料類：機關承擔的各類項目的申報材料、實施方案、驗收報告等。6.聲像資料類：照片、錄音、錄像等資料。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。資料編號1.為便于資料的管理和查找，對每一類資料進行編號。編號采用數字與字母相結合的方式，確保編號的唯一性。2.編號規則如下：行政文件類：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“XZ202305001”。業務資料類：根據不同業務部門，分別以“YW1”、“YW2”等開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“YW1202305010”。人事檔案類：以“RS”開頭，后面依次為年份、檔案序號，如“RS2023001”。財務資料類：以“CW”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“CW202305005”。項目資料類：根據不同項目，分別以“XM1”、“XM2”等開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“XM1202305008”。聲像資料類：以“SX”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“SX202305015”。其他資料類：以“QT”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“QT202305020”。資料收集與整理資料收集1.各部門應明確專人負責資料的收集工作，確保工作過程中產生的各類資料及時、準確地收集齊全。2.資料收集人員應按照資料分類要求，對收集到的資料進行初步分類，確保資料的完整性和準確性。3.對于上級機關下發的文件，應及時簽收、登記，并按照要求進行傳閱和處理。資料整理1.收集到的資料應及時進行整理，剔除重復、無效的資料，確保資料的精煉和可用。2.整理資料時，應按照資料編號規則進行編號，并建立相應的目錄索引，便于查找和使用。3.對于業務資料類，應根據業務流程和工作需要，進行系統的整理和歸檔，確保資料的連貫性和邏輯性。4.人事檔案類資料應按照人事檔案管理的相關規定進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和真實性。5.財務資料類應按照財務管理制度的要求進行整理和歸檔，確保財務資料的規范和安全。資料存儲與保管存儲方式1.機關單位資料應采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式，確保資料的安全性和可查閱性。2.電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。3.紙質資料應存放在專門的檔案柜中，按照資料分類和編號順序進行排列，便于查找和管理。保管要求1.資料保管人員應定期對資料進行檢查和清點，確保資料的完整性和安全性。2.對于重要資料和機密資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。3.檔案柜應保持清潔、干燥，防止資料受潮、發霉和蟲蛀。4.資料保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將資料帶出檔案室或泄露給無關人員。資料借閱與使用借閱權限1.機關單位工作人員因工作需要借閱資料，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息。2.一般資料的借閱由部門負責人審批，重要資料和機密資料的借閱由分管領導審批。3.借閱人員應按照審批后的借閱時間及時歸還資料，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。借閱登記1.資料保管人員應建立《資料借閱登記簿》，對每一次借閱情況進行詳細登記，包括借閱時間、借閱人員、資料名稱、編號、歸還時間等信息。2.借閱人員歸還資料時，資料保管人員應認真核對資料的完整性和準確性，確認無誤后在《資料借閱登記簿》上簽字注銷。使用要求1.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、轉借、復印或丟失資料。2.在使用資料過程中，如發現資料有損壞或缺失，應及時向資料保管人員報告，并按照規定進行處理。3.借閱人員應在規定的時間內歸還資料，如需長期使用，應辦理資料留存手續。資料歸檔與銷毀歸檔要求1.各部門應定期將整理好的資料移交至檔案管理部門進行歸檔，確保資料的集中統一管理。2.歸檔資料應按照資料分類和編號順序進行排列，編制詳細的歸檔目錄，便于查找和使用。3.檔案管理部門應對歸檔資料進行審核，確保資料的完整性、準確性和規范性。銷毀程序1.對于已失去保存價值的資料，應按照規定的程序進行銷毀。2.資料銷毀前，應填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，報分管領導審批。3.經審批同意后，由檔案管理部門會同相關部門共同對資料進行銷毀，并在《資料銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。4.資料銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。資料安全與保密安全措施1.加強資料存儲設備的安全管理，設置訪問密碼和權限，防止未經授權的訪問。2.定期對資料存儲設備進行維護和檢查，確保設備的正常運行，防止數據丟失。3.加強對辦公場所的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設施，確保資料的安全。保密制度1.機關單位工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露工作中知悉的機密資料。2.對于涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的資料，應采取嚴格的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制訪問等。3.在對外交流和合作過程中，如需提供資料，應按照規定進行審批，并采取必要的保密措施，防止資料泄露。監督與考核監督檢查1.機關單位應定期對資料管理工作進行監督檢查，確保資料管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括資料的收集、整理、存儲、保管、借閱、歸檔、銷毀等環節，以及資料的安全與保密情況。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期整改。考核評價1.將資料管理工作納入機關單位工作人員的績