房產(chǎn)公司檔案管理制度總則一、目的為加強房產(chǎn)公司檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等行為，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房產(chǎn)公司總部及各項目公司、分公司的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理：公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，總部設立檔案管理部門，負責公司檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導；各項目公司、分公司設立檔案管理人員，負責本單位檔案的具體管理工作。2.集中管理、分散保存：公司檔案實行集中管理、分散保存的方式，總部檔案管理部門負責公司重要檔案的集中管理，各項目公司、分公司檔案管理人員負責本單位檔案的分散保存。3.安全保密、便于利用：檔案管理工作應注重安全保密，采取有效措施保障檔案的安全；同時，應便于檔案的利用，為公司經(jīng)營管理提供及時、準確的檔案信息支持。四、檔案管理機構(gòu)及職責1.總部檔案管理部門（1）負責制定公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負責公司檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，對各項目公司、分公司的檔案管理工作進行考核評估；（3）負責公司重要檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（4）負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化。2.項目公司、分公司檔案管理人員（1）負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）按照總部檔案管理部門的要求，定期向總部檔案管理部門移交檔案；（3）負責本單位檔案的日常管理，包括檔案的登記、借閱、復制等；（4）配合總部檔案管理部門開展檔案管理工作的檢查、指導和培訓。檔案的分類與編號一、檔案分類公司檔案按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、人事任免、獎懲決定等。2.經(jīng)營管理類：包括項目開發(fā)計劃、項目可行性研究報告、項目設計文件、工程施工資料、銷售合同、客戶檔案等。3.財務管理類：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。4.法律事務類：包括合同文本、法律意見書、訴訟文書、仲裁文書等。5.工程技術(shù)類：包括建筑設計圖紙、施工圖紙、工程驗收資料、設備技術(shù)資料等。6.聲像檔案類：包括照片、錄像、錄音等。7.其他類：包括上述各類檔案以外的其他具有保存價值的檔案。二、檔案編號1.檔案編號采用分類號+部門號+案卷號的方式進行編制。2.分類號按照檔案的分類進行編制，具體如下：行政管理類：A經(jīng)營管理類：B財務管理類：C法律事務類：D工程技術(shù)類：E聲像檔案類：F其他類：G3.部門號按照檔案所屬部門進行編制，具體如下：總部各部門：以部門名稱的首字母作為部門號，如行政部為X、財務部為C等。項目公司、分公司：以項目公司、分公司的名稱作為部門號，如XX項目公司為XX、YY分公司為YY等。4.案卷號按照檔案的歸檔順序進行編制，從001開始依次遞增。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各項目公司、分公司應按照檔案管理的要求，及時將本部門、本單位形成的檔案資料收集齊全，并移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應定期對各部門、各項目公司、分公司的檔案收集情況進行檢查督促，確保檔案資料的完整性。3.對于重要的檔案資料，檔案管理人員應及時跟進收集，確保檔案資料的及時性。二、檔案的整理1.檔案整理應按照檔案的分類和編號要求，對收集到的檔案資料進行分類、組卷、裝訂、編號等工作。2.檔案整理應做到分類科學、組卷合理、裝訂整齊、編號規(guī)范，便于檔案的保管和利用。3.對于聲像檔案，應按照照片、錄像、錄音等不同類型進行分類整理，并注明拍攝時間、地點、人物等相關(guān)信息。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案保管應采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保檔案的安全。2.檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應符合國家有關(guān)檔案保管的要求，具備良好的通風、采光、防潮、防火等條件。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整與安全。4.對于重要的檔案資料，應采取異地備份等措施，防止檔案資料的丟失。二、檔案的利用1.檔案利用應遵循保密、便捷、高效的原則，為公司經(jīng)營管理提供及時、準確的檔案信息支持。2.公司內(nèi)部人員需要利用檔案的，應填寫檔案利用申請單，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案利用申請單應注明利用檔案的名稱、用途、時間等相關(guān)信息，檔案管理人員應根據(jù)申請單的內(nèi)容，及時提供檔案資料。4.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。5.對于公司外部人員需要利用檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的保密制度，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可提供檔案資料。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.檔案鑒定應定期進行，一般每年進行一次。2.檔案鑒定應按照檔案的價值和保管期限，對檔案進行鑒定和篩選，確定需要銷毀的檔案。3.檔案鑒定應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務部門和保密部門的人員組成，對檔案進行鑒定和審核。4.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，制定檔案銷毀清單，并報公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。二、檔案的銷毀1.檔案銷毀應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，確保檔案的安全銷毀。2.檔案銷毀應采用焚毀、粉碎等方式，不得將檔案隨意丟棄或出售。3.檔案銷毀后，應在檔