房地產公司文印管理制度總則一、目的為規范房地產公司的文印工作，提高文印效率，確保文件的安全、準確和及時傳遞，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于房地產公司總部及各項目公司的所有文印工作，包括文件、資料、報表、通知等的打印、復印、傳真等。三、管理職責1.行政部負責公司文印設備的采購、維護和管理，確保設備的正常運行。制定文印管理制度，并監督執行。負責文印耗材的采購和管理，控制文印成本。對公司員工的文印行為進行監督和管理，及時發現和糾正違規行為。2.各部門負責本部門文件的起草、審核和發放，確保文件的質量和規范性。按照本制度的規定，合理安排文印工作，避免浪費和濫用文印資源。對本部門員工的文印行為進行管理，教育員工遵守文印管理制度。文印設備管理一、文印設備的采購1.行政部根據公司的需求和預算，制定文印設備采購計劃，經公司領導批準后實施。2.采購文印設備時，應選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品，并要求供應商提供售后服務承諾。3.文印設備采購完成后，行政部應及時進行驗收，并建立設備檔案，記錄設備的基本信息、采購時間、供應商等。二、文印設備的維護1.行政部負責文印設備的日常維護和保養，定期對設備進行清潔、檢查和維修，確保設備的正常運行。2.文印設備出現故障時，應及時通知供應商進行維修，維修期間應采取應急措施，保證文印工作的正常進行。3.文印設備的維修記錄應及時歸檔，以便查詢和統計。三、文印設備的使用1.公司員工應按照操作規程使用文印設備，不得私自拆卸、改裝設備，不得將設備用于非工作用途。2.文印設備的使用應嚴格遵守安全規定，避免發生安全事故。3.文印設備的使用應注意節約資源，避免浪費紙張、墨盒等耗材。文印材料管理一、文印材料的采購1.行政部根據公司的文印需求和預算，制定文印材料采購計劃，經公司領導批準后實施。2.采購文印材料時，應選擇質量可靠、價格合理的產品，并要求供應商提供產品質量保證和售后服務承諾。3.文印材料采購完成后，行政部應及時進行驗收，并建立材料檔案，記錄材料的基本信息、采購時間、供應商等。二、文印材料的領用1.公司員工需要領用文印材料時，應填寫《文印材料領用登記表》，經部門負責人簽字批準后，到行政部領取。2.行政部應根據《文印材料領用登記表》，及時發放文印材料，并做好登記工作。3.員工領用的文印材料應妥善保管，不得浪費和濫用，使用完畢后應及時歸還。三、文印材料的保管1.行政部應設立專門的文印材料倉庫，對文印材料進行分類、編號、標識和保管。2.文印材料倉庫應保持干燥、通風、整潔，避免文印材料受潮、變質和損壞。3.文印材料的出庫和入庫應做好登記工作，定期進行盤點，確保賬物相符。文印工作流程一、文件起草1.各部門需要打印的文件，應由部門負責人指定專人負責起草，確保文件的內容準確、完整、規范。2.文件起草完成后，應由起草人進行校對，確保文件無錯別字、語法錯誤等。二、文件審核1.起草完成的文件應提交給部門負責人進行審核，部門負責人應認真審核文件的內容、格式、規范性等，確保文件符合公司的要求。2.部門負責人審核通過的文件，應提交給行政部進行審核，行政部應審核文件的排版、打印格式等，確保文件符合公司的文印要求。三、文件打印1.經行政部審核通過的文件，應由行政部安排專人進行打印，打印前應再次核對文件的內容和格式，確保無誤。2.打印文件時，應根據文件的需要選擇合適的紙張、字體、字號等，確保文件的質量和美觀。3.打印完成的文件，應由打印人員進行裝訂和整理，確保文件的整齊和有序。四、文件分發1.打印完成的文件，應由行政部按照文件的發放范圍進行分發，確保文件及時送達相關人員手中。2.分發文件時，應填寫《文件分發登記表》，記錄文件的發放時間、發放對象、發放數量等信息。五、文件復印1.各部門需要復印文件時，應填寫《文件復印申請表》，經部門負責人簽字批準后，到行政部辦理復印手續。2.行政部應根據《文件復印申請表》，安排專人進行復印，復印前應再次核對文件的內容和格式，確保無誤。3.復印完成的文件，應由復印人員進行裝訂和整理，確保文件的整齊和有序。六、文件傳真1.各部門需要傳真文件時，應填寫《文件傳真申請表》，經部門負責人簽字批準后，到行政部辦理傳真手續。2.行政部應根據《文件傳真申請表》，安排專人進行傳真，傳真前應再次核對文件的內容和格式，確保無誤。3.傳真完成的文件，應由傳真人員進行登記和歸檔，以便查詢和統計。文印費用管理一、文印費用的預算1.行政部根據公司的文印需求和預算，制定文印費用預算，經公司領導批準后實施。2.文印費用預算應包括文印設備的購置、維護、耗材的采購等費用，以及文印工作的人工費用等。二、文印費用的報銷1.公司員工需要報銷文印費用時，應填寫《文印費用報銷單》，并附上相關的發票、憑證等，經部門負責人簽字批準后，到行政部辦理報銷手續。2.行政部應審核《文印費用報銷單》的真實性、合法性和合理性，確保文印費用的報銷符合公司的規定。3.經行政部審核通過的《文印費用報銷單》，應提交給財務部門進行審核和報銷，財務部門應按照公司的財務制度進行審核和報銷。三、文印費用的控制1.行政部應加強對文印費用的管理和控制，定期對文印費用進行統計和分析，及時發現和解決文印費用超支的問題。2.行政部應鼓勵員工節約使用文印資源，避免浪費和濫用文印資源，降低文印費用。3.對于文印費用超支的部門，行政部應及時進行調查和處理，追究相關人員的責任。文印保密管理一、文印保密制度1.公司的文件、資料等涉及公司商業秘密和機密信息的，應嚴格遵守文印保密制度，不得擅自復印、傳真、泄露等。2.文印保密制度應包括文印設備的使用、文印材料的管理、文印工作的流程等方面的保密規定。二、文印保密措施1.文印設備應放置在安全、保密的場所，避免非授權人員接觸和使用。2.文印材料的領用、保管、使用等環節應嚴格遵守保密規定，不得將文印材料帶出公司或借給他人使用。3.文印工作的流程應嚴格