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文檔簡介
電商公司電話卡管理制度總則目的為加強公司電話卡的管理,規范電話卡的使用行為,保障公司通信業務的正常開展,提高工作效率,降低通信成本,特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.統一管理原則:公司電話卡由行政部門統一采購、發放、回收和管理。2.合理使用原則:員工應根據工作需要合理使用電話卡,確保通信費用的合理性和必要性。3.成本控制原則:在滿足工作需求的前提下,盡量降低通信成本,提高公司經濟效益。電話卡的采購與發放采購流程1.需求調研:行政部門每年定期收集各部門對電話卡的使用需求,包括通話時長、流量需求等,并進行分析和整理。2.供應商選擇:根據需求調研結果,行政部門通過招標、詢價等方式選擇合適的電話卡供應商。在選擇供應商時,應綜合考慮供應商的信譽、服務質量、價格等因素。3.合同簽訂:與選定的供應商簽訂電話卡采購合同,明確采購數量、價格、服務條款等內容。4.采購執行:行政部門按照合同約定,向供應商采購電話卡,并確保電話卡的質量和數量符合要求。發放流程1.員工申請:員工根據工作需要,填寫電話卡申請表,注明所需電話卡的類型、數量等信息,并提交所在部門負責人審批。2.部門審批:部門負責人對員工的電話卡申請進行審核,根據工作實際情況決定是否批準申請。如申請獲批,部門負責人在申請表上簽字確認。3.行政發放:行政部門根據部門負責人批準的申請表,為員工發放電話卡,并做好發放記錄。發放記錄應包括員工姓名、部門、電話卡類型、數量、發放時間等信息。電話卡的使用規范業務用途1.工作溝通:員工應使用公司電話卡進行與工作相關的電話溝通、短信發送等,確保工作信息的及時傳遞。2.客戶服務:涉及客戶服務的崗位,員工應使用公司電話卡與客戶進行溝通,解答客戶疑問,處理客戶投訴等。3.業務拓展:銷售人員應使用公司電話卡進行業務拓展,如電話營銷、客戶拜訪預約等。禁止行為1.私人使用:嚴禁員工將公司電話卡用于私人事務,如撥打私人電話、發送私人短信等。2.轉借他人:員工不得將公司電話卡轉借他人使用。3.違規充值:未經行政部門批準,員工不得擅自為公司電話卡充值。4.惡意欠費:員工應按時繳納電話卡費用,避免因惡意欠費導致公司通信服務中斷。使用要求1.保持暢通:員工應確保公司電話卡處于正常使用狀態,保持手機暢通,以便及時接收工作信息和處理工作事務。2.規范用語:在使用公司電話卡與客戶或其他人員溝通時,員工應使用文明、規范的語言,樹立公司良好形象。3.記錄保存:員工應妥善保存與工作相關的電話記錄、短信記錄等,以備后續查詢和核對。電話卡費用管理費用標準1.套餐選擇:行政部門根據公司業務需求和員工工作實際情況,為員工選擇合適的電話卡套餐。套餐費用應在公司預算范圍內,并確保滿足員工的工作通信需求。2.費用上限:為控制通信成本,公司對員工每月的電話卡費用設定上限。具體費用上限標準根據員工崗位性質和工作需求確定,并在每年年初公布。費用報銷1.報銷流程:員工每月應及時收集電話卡費用發票,并按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時,應填寫費用報銷單,注明電話卡號碼、費用明細、報銷月份等信息,并附上發票原件。2.審核報銷:財務部門對員工的電話卡費用報銷進行審核,核實費用的真實性、合理性和合規性。如發現報銷費用超出公司規定標準或存在其他問題,財務部門有權拒絕報銷。3.報銷支付:經審核通過的電話卡費用報銷,財務部門按照公司財務制度進行支付。費用監控1.定期統計:行政部門每月定期對公司電話卡的使用情況進行統計,包括通話時長、流量使用量、費用支出等,并生成統計報表。2.異常預警:行政部門對電話卡使用情況進行實時監控,如發現某員工的電話卡費用超出費用上限或出現異常使用情況,應及時向該員工發出預警通知,并要求其做出解釋。3.分析改進:行政部門根據電話卡使用情況統計報表和異常預警信息,定期對公司電話卡使用情況進行分析,總結經驗教訓,提出改進措施,不斷優化電話卡管理工作。電話卡的掛失與補辦掛失流程1.發現掛失:員工發現公司電話卡丟失或被盜后,應立即向行政部門報告,并提供電話卡號碼、丟失時間、丟失地點等相關信息。2.掛失登記:行政部門接到員工掛失報告后,應及時進行掛失登記,記錄掛失電話卡的相關信息,并通知電話卡供應商對該電話卡進行掛失處理。3.掛失通知:行政部門應及時將電話卡掛失情況通知相關部門和人員,提醒他們注意防范因電話卡丟失可能帶來的風險。補辦流程1.補辦申請:掛失電話卡的員工應填寫電話卡補辦申請表,注明掛失電話卡號碼、補辦原因等信息,并提交行政部門。2.審批流程:行政部門對員工的電話卡補辦申請進行審核,核實掛失情況的真實性。如申請獲批,行政部門在申請表上簽字確認,并通知電話卡供應商為員工補辦電話卡。3.領取新卡:員工憑行政部門批準的補辦申請表到行政部門領取新的電話卡,并做好新卡的激活和使用工作。電話卡的回收與注銷回收情形1.員工離職:員工離職時,應將公司發放的電話卡交回行政部門。行政部門在收到員工交回的電話卡后,應進行核實和登記,并辦理回收手續。2.崗位變動:員工崗位變動不再需要使用公司電話卡時,應及時將電話卡交回行政部門。行政部門按照規定辦理回收手續。3.電話卡損壞或丟失無法使用:如員工的電話卡因損壞或丟失無法正常使用,且已辦理掛失和補辦手續,原電話卡應在補辦新卡后交回行政部門進行回收。注銷流程1.回收確認:行政部門對回收的電話卡進行確認,核實電話卡的完整性和可用性。如電話卡存在欠費等問題,行政部門應通知員工在規定時間內結清費用。2.注銷申請:行政部門根據回收電話卡的情況,填寫電話卡注銷申請表,注明電話卡號碼、回收原因、注銷時間等信息,并提交電話卡供應商。3.注銷執行:電話卡供應商根據行政部門提交的注銷申請表,對回收的電話卡進行注銷處理,并將注銷結果反饋給行政部門。4.記錄存檔:行政部門將電話卡回收和注銷情況進行記錄存檔,以備后續查詢和核對。監督與考核監督機制1.內部監督:行政部門負責對公司電話卡的使用情況進行日常監督檢查,發現問題及時督促員工整改。2.審計監督:公司審計部門定期對電話卡管理情況進行審計,檢查電話卡采購、發放、使用、費用報銷等環節是否符合公司規定和相關法律法規要求。考核措施1.納入績效:將員工電話卡使用情況納入績效考核體系,對違反電話卡管理制度的員工進行相應的績效扣分。2.
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