電商公司電話卡管理制度總則目的為加強公司電話卡的管理，規范電話卡的使用行為，保障公司通信業務的正常開展，提高工作效率，降低通信成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.統一管理原則：公司電話卡由行政部門統一采購、發放、回收和管理。2.合理使用原則：員工應根據工作需要合理使用電話卡，確保通信費用的合理性和必要性。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低通信成本，提高公司經濟效益。電話卡的采購與發放采購流程1.需求調研：行政部門每年定期收集各部門對電話卡的使用需求，包括通話時長、流量需求等，并進行分析和整理。2.供應商選擇：根據需求調研結果，行政部門通過招標、詢價等方式選擇合適的電話卡供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、服務質量、價格等因素。3.合同簽訂：與選定的供應商簽訂電話卡采購合同，明確采購數量、價格、服務條款等內容。4.采購執行：行政部門按照合同約定，向供應商采購電話卡，并確保電話卡的質量和數量符合要求。發放流程1.員工申請：員工根據工作需要，填寫電話卡申請表，注明所需電話卡的類型、數量等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門審批：部門負責人對員工的電話卡申請進行審核，根據工作實際情況決定是否批準申請。如申請獲批，部門負責人在申請表上簽字確認。3.行政發放：行政部門根據部門負責人批準的申請表，為員工發放電話卡，并做好發放記錄。發放記錄應包括員工姓名、部門、電話卡類型、數量、發放時間等信息。電話卡的使用規范業務用途1.工作溝通：員工應使用公司電話卡進行與工作相關的電話溝通、短信發送等，確保工作信息的及時傳遞。2.客戶服務：涉及客戶服務的崗位，員工應使用公司電話卡與客戶進行溝通，解答客戶疑問，處理客戶投訴等。3.業務拓展：銷售人員應使用公司電話卡進行業務拓展，如電話營銷、客戶拜訪預約等。禁止行為1.私人使用：嚴禁員工將公司電話卡用于私人事務，如撥打私人電話、發送私人短信等。2.轉借他人：員工不得將公司電話卡轉借他人使用。3.違規充值：未經行政部門批準，員工不得擅自為公司電話卡充值。4.惡意欠費：員工應按時繳納電話卡費用，避免因惡意欠費導致公司通信服務中斷。使用要求1.保持暢通：員工應確保公司電話卡處于正常使用狀態，保持手機暢通，以便及時接收工作信息和處理工作事務。2.規范用語：在使用公司電話卡與客戶或其他人員溝通時，員工應使用文明、規范的語言，樹立公司良好形象。3.記錄保存：員工應妥善保存與工作相關的電話記錄、短信記錄等，以備后續查詢和核對。電話卡費用管理費用標準1.套餐選擇：行政部門根據公司業務需求和員工工作實際情況，為員工選擇合適的電話卡套餐。套餐費用應在公司預算范圍內，并確保滿足員工的工作通信需求。2.費用上限：為控制通信成本，公司對員工每月的電話卡費用設定上限。具體費用上限標準根據員工崗位性質和工作需求確定，并在每年年初公布。費用報銷1.報銷流程：員工每月應及時收集電話卡費用發票，并按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時，應填寫費用報銷單，注明電話卡號碼、費用明細、報銷月份等信息，并附上發票原件。2.審核報銷：財務部門對員工的電話卡費用報銷進行審核，核實費用的真實性、合理性和合規性。如發現報銷費用超出公司規定標準或存在其他問題，財務部門有權拒絕報銷。3.報銷支付：經審核通過的電話卡費用報銷，財務部門按照公司財務制度進行支付。費用監控1.定期統計：行政部門每月定期對公司電話卡的使用情況進行統計，包括通話時長、流量使用量、費用支出等，并生成統計報表。2.異常預警：行政部門對電話卡使用情況進行實時監控，如發現某員工的電話卡費用超出費用上限或出現異常使用情況，應及時向該員工發出預警通知，并要求其做出解釋。3.分析改進：行政部門根據電話卡使用情況統計報表和異常預警信息，定期對公司電話卡使用情況進行分析，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷優化電話卡管理工作。電話卡的掛失與補辦掛失流程1.發現掛失：員工發現公司電話卡丟失或被盜后，應立即向行政部門報告，并提供電話卡號碼、丟失時間、丟失地點等相關信息。2.掛失登記：行政部門接到員工掛失報告后，應及時進行掛失登記，記錄掛失電話卡的相關信息，并通知電話卡供應商對該電話卡進行掛失處理。3.掛失通知：行政部門應及時將電話卡掛失情況通知相關部門和人員，提醒他們注意防范因電話卡丟失可能帶來的風險。補辦流程1.補辦申請：掛失電話卡的員工應填寫電話卡補辦申請表，注明掛失電話卡號碼、補辦原因等信息，并提交行政部門。2.審批流程：行政部門對員工的電話卡補辦申請進行審核，核實掛失情況的真實性。如申請獲批，行政部門在申請表上簽字確認，并通知電話卡供應商為員工補辦電話卡。3.領取新卡：員工憑行政部門批準的補辦申請表到行政部門領取新的電話卡，并做好新卡的激活和使用工作。電話卡的回收與注銷回收情形1.員工離職：員工離職時，應將公司發放的電話卡交回行政部門。行政部門在收到員工交回的電話卡后，應進行核實和登記，并辦理回收手續。2.崗位變動：員工崗位變動不再需要使用公司電話卡時，應及時將電話卡交回行政部門。行政部門按照規定辦理回收手續。3.電話卡損壞或丟失無法使用：如員工的電話卡因損壞或丟失無法正常使用，且已辦理掛失和補辦手續，原電話卡應在補辦新卡后交回行政部門進行回收。注銷流程1.回收確認：行政部門對回收的電話卡進行確認，核實電話卡的完整性和可用性。如電話卡存在欠費等問題，行政部門應通知員工在規定時間內結清費用。2.注銷申請：行政部門根據回收電話卡的情況，填寫電話卡注銷申請表，注明電話卡號碼、回收原因、注銷時間等信息，并提交電話卡供應商。3.注銷執行：電話卡供應商根據行政部門提交的注銷申請表，對回收的電話卡進行注銷處理，并將注銷結果反饋給行政部門。4.記錄存檔：行政部門將電話卡回收和注銷情況進行記錄存檔，以備后續查詢和核對。監督與考核監督機制1.內部監督：行政部門負責對公司電話卡的使用情況進行日常監督檢查，發現問題及時督促員工整改。2.審計監督：公司審計部門定期對電話卡管理情況進行審計，檢查電話卡采購、發放、使用、費用報銷等環節是否符合公司規定和相關法律法規要求。考核措施1.納入績效：將員工電話卡使用情況納入績效考核體系，對違反電話卡管理制度的員工進行相應的績效扣分。2.