立陶宛進口管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司從立陶宛進口貨物的相關流程與管理，確保進口業務的順利開展，保障公司利益，遵守相關法律法規和國際貿易規則。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及從立陶宛進口貨物的采購、物流、清關等業務環節。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守立陶宛及我國的法律法規，確保進口業務合法合規。效益原則：在保證貨物質量和供應及時性的前提下，優化進口流程，降低成本，提高經濟效益。風險防控原則：對進口業務中的各類風險進行識別、評估和控制，保障公司運營安全。進口業務流程1.需求確認各部門根據業務需求，填寫進口需求申請表，詳細說明貨物名稱、規格、數量、預計到貨時間等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.供應商選擇與采購合同簽訂采購部門根據進口需求，在立陶宛及國際市場篩選合適的供應商。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估，選擇至少三家潛在供應商進行詢價。與選定的供應商進行商務談判，明確貨物價格、交貨期、付款方式、質量標準等條款。簽訂采購合同，合同應明確雙方權利義務，確保合同條款符合法律法規和公司利益。采購合同需經法務部門審核通過后生效。3.進口報關手續辦理采購部門在合同簽訂后，及時將合同副本及相關報關資料提交至報關專員。報關專員根據貨物情況，準備齊全報關所需的文件，包括商業發票、提單、裝箱單、原產地證書、質量檢驗證書等。按照立陶宛及我國海關規定，填寫報關單，如實申報貨物信息。將報關資料提交至海關進行審核，配合海關查驗工作，及時繳納關稅、增值稅等相關稅費。4.物流運輸安排根據采購合同約定的交貨期，與物流公司溝通協調，確定合適的運輸方式和運輸路線。安排貨物的訂艙、裝箱、發運等事宜，確保貨物安全、及時運輸。跟蹤物流運輸過程，及時掌握貨物運輸狀態，如有異常情況及時與物流公司溝通解決。5.貨物驗收貨物到達目的港后，倉庫管理人員負責組織貨物驗收工作。按照采購合同及相關標準，對貨物的數量、規格、質量等進行檢驗。如發現貨物存在質量問題或與合同約定不符，及時通知采購部門與供應商協商解決。驗收合格的貨物辦理入庫手續，填寫入庫單。進口貨物風險管理1.風險識別市場風險：包括國際市場價格波動、匯率變動等。供應商風險：如供應商違約、產品質量問題等。物流風險：如運輸延誤、貨物損壞等。政策法規風險：如貿易政策調整、海關監管變化等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級。3.風險應對措施市場風險應對：關注國際市場價格動態，通過套期保值等金融工具降低價格波動風險。合理選擇結算貨幣，采取適當的匯率風險管理措施，如遠期外匯合約等。供應商風險應對：加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核。在采購合同中約定嚴格的違約責任條款，增加供應商違約成本。要求供應商提供銀行保函或其他擔保措施。物流風險應對：選擇信譽良好、實力較強的物流公司合作。購買足額的貨物運輸保險，降低貨物運輸過程中的損失風險。加強物流過程監控，及時發現并解決物流異常問題。政策法規風險應對：關注貿易政策和海關法規變化，及時調整進口業務策略。加強與海關等相關部門的溝通協調，確保公司進口業務符合政策法規要求。進口業務相關部門職責1.采購部門負責進口貨物的供應商選擇、采購合同簽訂及執行跟蹤。收集市場信息，分析采購成本，優化采購方案。協調解決采購過程中的問題，與供應商保持良好溝通。2.報關專員負責辦理進口貨物的報關手續，確保報關資料準確、完整。熟悉海關法規和政策，及時掌握報關流程變化。配合海關查驗工作，處理報關過程中的異常情況。3.物流部門負責安排進口貨物的物流運輸，選擇合適的運輸方式和物流公司。跟蹤物流運輸過程，及時反饋貨物運輸狀態。協調解決物流運輸過程中的問題，確保貨物安全、及時到達。4.倉庫管理部門負責進口貨物的驗收、入庫及保管工作。按照規定對貨物進行存儲管理，確保貨物質量不受損。辦理貨物出入庫手續，定期盤點庫存。5.法務部門審核進口業務相關合同，確保合同條款合法合規。提供法律咨詢服務，處理進口業務中的法律糾紛。關注法律法規變化，為公司進口業務提供法律風險防控建議。進口業務文件與檔案管理1.文件管理進口業務過程中產生的各類文件，包括采購合同、報關資料、物流單據、驗收報告等，應按照規定進行分類、編號和歸檔。文件應妥善保存，確保其真實性、完整性和可追溯性。建立文件查閱制度，明確查閱權限和流程，防止文件丟失或泄露。2.檔案管理定期對進口業務檔案進行整理和歸檔，形成電子和紙質檔案。檔案保存期限應符合法律法規和公司規定要求，一般為[X]年。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案安全。監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對進口業務進行審計，檢查業務流程的執行情況、內部控制的有效性等。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.績效考核建立進口業務績效考核制度，對采購部門、報關專員、物流部門、倉庫管理部門等相關人員的工作績效進行考核。考核指標包括進口貨物質量