民營(yíng)小公司采購(gòu)管理制度總則目的為規(guī)范公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和積壓庫(kù)存。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)談判和招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。4.公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求及時(shí)采購(gòu)各類物資和服務(wù)。2.開發(fā)、評(píng)估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核和評(píng)估。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。6.定期進(jìn)行采購(gòu)數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，提出改進(jìn)采購(gòu)工作的建議和措施。其他部門職責(zé)1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，及時(shí)向采購(gòu)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.參與采購(gòu)合同的評(píng)審，提出意見(jiàn)和建議，確保合同條款滿足業(yè)務(wù)需求。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，配合采購(gòu)部門做好采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和入庫(kù)工作。采購(gòu)人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)制度和工作流程，認(rèn)真履行采購(gòu)職責(zé)。2.積極尋找和開發(fā)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不斷拓展采購(gòu)渠道，降低采購(gòu)成本。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)談判和合同簽訂工作，確保采購(gòu)合同的合法性、完整性和有效性。4.及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，保證物資按時(shí)供應(yīng)。5.保守公司采購(gòu)機(jī)密，不得泄露采購(gòu)信息和商業(yè)秘密。6.定期參加采購(gòu)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性后簽字批準(zhǔn)，并提交采購(gòu)部門。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)采購(gòu)金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。采購(gòu)金額較小的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大的，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物資的類別和特點(diǎn)，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。3.組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格供應(yīng)商，與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。2.談判達(dá)成一致后，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。3.將采購(gòu)合同提交公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。4.審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司公章。采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或物資質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。驗(yàn)收與付款1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。3.采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和采購(gòu)合同約定，辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和審批結(jié)果，及時(shí)支付貨款。采購(gòu)預(yù)算管理采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。2.年度采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各類采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息，并按季度或月度進(jìn)行分解。3.將采購(gòu)預(yù)算草案提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案。4.年度采購(gòu)預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高采購(gòu)預(yù)算管理水平。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，通過(guò)合理安排采購(gòu)計(jì)劃、與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷、質(zhì)量問(wèn)題等風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格把控采購(gòu)物資的質(zhì)量，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)不合格物資及時(shí)進(jìn)行退換貨處理。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。5.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識(shí)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)要求，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來(lái)?yè)p失。采購(gòu)監(jiān)督與考核采購(gòu)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。采購(gòu)考核1.建立采購(gòu)人員考核制度，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.采購(gòu)考核指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成率、采購(gòu)成本降低率、物資