發(fā)快件流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司發(fā)快件流程，確保快件發(fā)送的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要發(fā)送的各類快件，包括文件、資料、樣品、產(chǎn)品等。3.職責(zé)分工發(fā)件部門：負(fù)責(zé)填寫發(fā)件信息，準(zhǔn)備快件內(nèi)容，確保快件信息準(zhǔn)確無誤，并將快件提交至公司指定的發(fā)件點(diǎn)。行政部門：負(fù)責(zé)公司發(fā)件點(diǎn)的日常管理，包括快件的接收、登記、包裝、稱重計(jì)費(fèi)、交寄等工作。同時(shí)，負(fù)責(zé)與快遞公司的溝通協(xié)調(diào)，確保快件的及時(shí)發(fā)送和跟蹤查詢。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核發(fā)件費(fèi)用，根據(jù)行政部門提供的發(fā)件清單進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并定期與快遞公司核對(duì)賬目。管理層：負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)快件流程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)重大發(fā)件事項(xiàng)進(jìn)行決策。二、發(fā)件準(zhǔn)備1.填寫發(fā)件信息表發(fā)件部門在發(fā)件前，應(yīng)填寫《發(fā)件信息表》，詳細(xì)注明收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、發(fā)件內(nèi)容、重量、體積等信息。《發(fā)件信息表》應(yīng)確保填寫清晰、準(zhǔn)確，如有涂改應(yīng)在涂改處加蓋部門印章或負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.準(zhǔn)備快件內(nèi)容發(fā)件部門應(yīng)對(duì)發(fā)件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和整理，確保文件資料完整、樣品無損壞、產(chǎn)品符合包裝要求等。對(duì)于重要文件或資料，應(yīng)進(jìn)行備份或加密處理，以防止信息泄露。3.選擇快遞公司行政部門應(yīng)根據(jù)發(fā)件的緊急程度、重量、體積、目的地等因素，綜合考慮選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇與公司簽訂長期合作協(xié)議的快遞公司，以確保服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格優(yōu)惠。在選擇快遞公司時(shí)，應(yīng)參考其服務(wù)口碑、運(yùn)輸速度、網(wǎng)點(diǎn)覆蓋、價(jià)格等因素，進(jìn)行多家比較后確定。三、發(fā)件流程1.提交快件發(fā)件部門將填寫完整的《發(fā)件信息表》和準(zhǔn)備好的快件內(nèi)容一并提交至公司指定的發(fā)件點(diǎn)。提交時(shí)，發(fā)件部門應(yīng)與行政部門發(fā)件人員進(jìn)行交接，雙方核對(duì)發(fā)件信息和快件內(nèi)容無誤后，在《發(fā)件交接清單》上簽字確認(rèn)。2.收件登記行政部門發(fā)件人員收到發(fā)件部門提交的快件后，應(yīng)立即進(jìn)行收件登記。登記內(nèi)容包括發(fā)件部門、發(fā)件日期、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、發(fā)件內(nèi)容、重量、體積、快遞公司等信息。收件登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，登記完成后將《發(fā)件交接清單》留存歸檔。3.包裝處理根據(jù)快件內(nèi)容和運(yùn)輸要求，行政部門發(fā)件人員對(duì)快件進(jìn)行包裝處理。對(duì)于文件資料，應(yīng)使用文件袋或信封進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋騎縫章。對(duì)于樣品或產(chǎn)品，應(yīng)使用合適的包裝盒、包裝袋等進(jìn)行包裝，確保物品在運(yùn)輸過程中不受損壞。在包裝上應(yīng)粘貼或懸掛清晰的發(fā)件標(biāo)識(shí)，注明收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。4.稱重計(jì)費(fèi)包裝完成后，行政部門發(fā)件人員使用電子秤對(duì)快件進(jìn)行稱重，并根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算發(fā)件費(fèi)用。稱重結(jié)果應(yīng)記錄在《發(fā)件信息表》上，并與快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對(duì)，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無誤。在計(jì)算發(fā)件費(fèi)用時(shí)，應(yīng)考慮快遞公司的優(yōu)惠政策、重量首續(xù)重、體積重量等因素。5.交寄快件行政部門發(fā)件人員將包裝好的快件和《發(fā)件信息表》一并交至選定的快遞公司營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)。在交寄時(shí)，應(yīng)與快遞公司工作人員進(jìn)行交接，核對(duì)發(fā)件信息和快件內(nèi)容無誤后，在快遞公司的交寄清單上簽字確認(rèn)。要求快遞公司提供快件單號(hào)，并記錄在《發(fā)件信息表》上，以便后續(xù)跟蹤查詢。6.跟蹤查詢行政部門應(yīng)建立快件跟蹤查詢機(jī)制，及時(shí)了解快件的運(yùn)輸狀態(tài)。根據(jù)快遞公司提供的快件單號(hào)，通過快遞公司官網(wǎng)、客服電話等渠道查詢快件的實(shí)時(shí)位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。如發(fā)現(xiàn)快件運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、丟失、損壞等，應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，要求其采取相應(yīng)的解決措施，并將情況反饋給發(fā)件部門和管理層。四、費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用審核財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)行政部門提交的發(fā)件費(fèi)用清單進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)件信息的準(zhǔn)確性、費(fèi)用計(jì)算的合理性、快遞公司收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用清單存在問題，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行更正。2.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的發(fā)件費(fèi)用清單，與快遞公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。結(jié)算方式可根據(jù)公司與快遞公司簽訂的協(xié)議約定，選擇月結(jié)、現(xiàn)結(jié)等方式。在結(jié)算過程中，應(yīng)確保費(fèi)用支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，避免因費(fèi)用問題影響公司與快遞公司的合作關(guān)系。3.賬目核對(duì)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與快遞公司核對(duì)賬目，確保雙方賬目一致。核對(duì)內(nèi)容包括發(fā)件數(shù)量、重量、費(fèi)用金額等信息。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。五、異常情況處理1.快件延誤如因快遞公司原因?qū)е驴旒诱`，行政部門應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，了解延誤原因和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。將延誤情況反饋給發(fā)件部門，并協(xié)助發(fā)件部門與收件人溝通解釋，爭取收件人的理解。要求快遞公司采取措施盡快派送快件，如無法按時(shí)派送，應(yīng)要求其提供解決方案，如改派、賠償?shù)取?.快件丟失或損壞如發(fā)現(xiàn)快件丟失或損壞，行政部門應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，要求其查明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。協(xié)助發(fā)件部門收集相關(guān)證據(jù)，如發(fā)件憑證、包裝照片、運(yùn)輸記錄等，以便向快遞公司索賠。根據(jù)快遞公司的賠償政策，要求其按照規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)快件的實(shí)際價(jià)值、發(fā)件費(fèi)用等因素確定。將快件丟失或損壞情況及時(shí)反饋給發(fā)件部門和管理層，并跟蹤賠償進(jìn)展情況。3.收件信息錯(cuò)誤如因發(fā)件部門填寫錯(cuò)誤或其他原因?qū)е率占畔㈠e(cuò)誤，行政部門應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，要求其協(xié)助更正收件信息。如無法在派送前更正收件信息，應(yīng)要求快遞公司將快件退回發(fā)件點(diǎn)，并通知發(fā)件部門重新填寫正確的收件信息后再次交寄。對(duì)因收件信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的快件延誤、退回等費(fèi)用，由發(fā)件部門承擔(dān)。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司管理層應(yīng)定期對(duì)發(fā)快件流程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度和規(guī)定得到有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括發(fā)件信息的準(zhǔn)確性、快件包裝的規(guī)范性、費(fèi)用結(jié)算的及時(shí)性、異常情況處理的有效性等。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評(píng)價(jià)行政部門應(yīng)對(duì)發(fā)件人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括發(fā)件準(zhǔn)確率、及時(shí)性、服務(wù)質(zhì)量等。發(fā)件部門應(yīng)對(duì)其發(fā)件工作