電網公司接待室管理制度一、總則（一）目的為規范電網公司接待室的使用與管理，確保接待工作的順利進行，展示公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于電網公司內部各部門、所屬單位以及外部來訪人員在公司接待室的相關活動。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、專業的態度接待來訪人員，提供優質服務。2.規范有序原則：嚴格按照規定的流程和標準使用接待室，確保各項工作有序開展。3.勤儉節約原則：合理利用資源，避免浪費，降低接待成本。二、接待室使用管理（一）接待室分類及功能1.大型接待室：用于接待重要客戶、上級領導、大型會議等，可容納[X]人。配備會議桌椅、投影儀、音響設備、茶水服務等設施。2.中型接待室：主要用于一般性業務洽談、小型會議等，可容納[X]人。設有會議桌椅、飲水機、茶具等。3.小型接待室：適用于日常來訪人員的接待，可容納[X]人。配備簡單的桌椅、一次性水杯等。（二）使用申請1.公司內部各部門、所屬單位因工作需要使用接待室，應提前填寫《接待室使用申請表》，注明使用時間、來訪人員信息、接待事由等內容，經部門負責人簽字后，提交至公司辦公室。2.外部來訪人員需要使用接待室，由對口接待部門負責填寫申請表，并按照上述流程辦理申請手續。（三）審批流程1.公司辦公室收到申請表后，根據接待室的使用情況進行審核。對于一般性接待，在一個工作日內給予批準；對于重要接待或涉及多個部門的接待，應及時提交公司領導審批。2.經批準后的申請表由公司辦公室留存一份，并通知申請部門做好接待準備工作。（四）使用安排1.公司辦公室根據審批結果，統一安排接待室的使用，并提前通知申請部門。如遇接待室使用沖突，應根據接待的重要程度和緊急情況進行協調安排。2.申請部門應按照指定的時間和地點使用接待室，不得擅自更改。如有特殊情況需要調整，應提前向公司辦公室說明原因并重新辦理申請手續。三、接待室設施管理（一）設施配備1.接待室內應配備必要的辦公設備、通訊設備、茶具、飲用水等，以滿足接待工作的需要。2.定期對接待室的設施進行檢查和維護，確保設備完好、正常運行。對于損壞的設備，應及時報修或更換。（二）環境衛生管理1.接待室應保持整潔、衛生，每天安排專人進行清掃，定期進行全面清潔消毒。2.來訪人員使用后，應及時清理桌面、地面等，保持接待室的整潔有序。（三）安全管理1.加強接待室的安全防范措施，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.對進入接待室的人員進行登記，嚴禁攜帶易燃易爆等危險物品進入。3.離開接待室時，應關閉電器設備、門窗等，確保安全。四、接待服務管理（一）接待人員職責1.接待人員應提前到達接待室，做好接待準備工作，包括整理桌椅、擺放茶具、準備飲用水等。2.熱情迎接來訪人員，引導其就座，并及時送上茶水。3.在接待過程中，要保持禮貌、耐心、周到，認真傾聽來訪人員的需求，做好記錄，并及時向相關部門或人員傳達信息。4.接待結束后，負責清理接待室，恢復原狀。（二）茶水服務標準1.接待人員應根據來訪人員的人數和需求，及時提供茶水服務。一般情況下，每人一杯茶水，水溫適中。2.茶水應使用優質茶葉沖泡，確保口感良好。茶葉的種類可根據來訪人員的喜好進行選擇。3.及時為來訪人員續水，保持茶水充足。（三）會議服務要求1.如需在接待室召開會議，接待人員應協助會議組織者做好會議的準備工作，如擺放會議資料、調試投影儀等設備。2.會議期間，要保持安靜，避免干擾會議進行。如有需要，及時提供必要的服務。3.會議結束后，及時清理會議現場，恢復接待室的原狀。五、接待費用管理（一）費用標準1.接待費用應嚴格按照公司規定的標準執行，不得超支。具體費用標準如下：大型接待：[X]元/人/次中型接待：[X]元/人/次小型接待：[X]元/人/次2.接待費用主要包括茶水、水果、點心、一次性用品等費用。（二）費用報銷1.接待費用由對口接待部門負責報銷。報銷時，應提供《接待室使用申請表》、發票等相關憑證，并按照公司財務制度的要求填寫報銷單。2.公司財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合規定的報銷憑證，財務部門有權拒絕報銷。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室負責對接待室的使用情況、設施管理、接待服務等進行定期監督檢查，發現問題及時督促整改。2.設立意見箱，收集來訪人員對接待工作的意見和建議，及時反饋給相關部門并進行改進。（二）考核機制1.將接待室管理工作納入部門績效考核體系，對在接待工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定，造成不良影響或經濟損失的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、扣減績效分數等處罰。七、附