廣告公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范、有序流轉，提高工作效率，保障公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（三）文件管理原則1.統一管理原則：公司文件由行政部門統一歸口管理，確保文件管理的規范化和標準化。2.分級負責原則：各部門負責人負責本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對文件的真實性、完整性和保密性負責。3.高效利用原則：建立文件檢索系統，方便員工查閱和使用文件，提高文件的利用效率。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：與公司廣告業務相關的策劃方案、創意設計、客戶資料、合同協議等。3.財務文件：財務報表、預算報告、費用報銷憑證等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、工作匯報、技術資料等。（二）文件編號1.文件編號采用“年份+部門代碼+文件類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位數字表示，如“2023”。3.部門代碼：根據公司部門設置，用兩位字母表示，如“AD”表示廣告部，“HR”表示人力資源部等。4.文件類別代碼：根據文件分類，用兩位字母表示，如“XZ”表示行政文件，“YW”表示業務文件等。5.順序號：用三位數字表示，從“001”開始依次編號。6.示例：2023ADYW001，表示廣告部2023年第1份業務文件。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關部門或人員負責，起草人應根據工作需要和公司要求，認真撰寫文件內容，確保文件表述準確、清晰、完整。2.文件內容應符合國家法律法規和公司相關規定，不得與現行政策和制度相抵觸。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應對文件的內容、格式、準確性等進行全面審核，確保文件質量。2.對于重要文件或涉及公司重大決策的文件，需提交公司領導進行審批。公司領導應從公司整體利益出發，對文件進行嚴格把關，提出修改意見或批準文件發布。3.文件審核通過后，起草人應根據審核意見對文件進行修改完善，并在文件上注明審核情況和修改說明。四、文件發布與傳達（一）文件發布1.經審核批準的文件，由行政部門負責統一發布。發布方式包括公司內部網站、電子郵件、紙質文件等。2.對于需要在公司內部廣泛傳達的文件，行政部門應及時將文件發布到公司內部網站，并通過電子郵件等方式通知全體員工查閱。3.對于重要文件或需要員工簽字確認的文件，行政部門應打印紙質文件，加蓋公司公章后，分發給相關部門和人員。（二）文件傳達1.各部門負責人應及時將行政部門發布的文件傳達給本部門員工，并組織員工進行學習和討論。2.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應負責組織相關部門進行傳達和協調，確保文件精神得到有效落實。3.文件傳達過程中，員工如有疑問或建議，應及時向文件起草部門或行政部門反饋。五、文件使用與借閱（一）文件使用1.員工因工作需要使用文件時，應到行政部門或本部門文件保管人員處查閱。查閱時應遵守文件查閱登記制度，填寫查閱登記表，注明查閱日期、文件名稱、查閱人等信息。2.如需復印文件，應經文件保管人員同意，并按照公司規定的復印流程進行操作。復印文件應妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。3.嚴禁員工擅自修改、刪除或銷毀公司文件。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱日期、文件名稱、借閱人、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續。2.行政部門應根據文件的重要程度和保密級別，確定借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得將文件轉借他人或帶出公司。借閱期滿后，應及時歸還文件。如發現文件有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。六、文件保管與歸檔（一）文件保管1.行政部門應設立專門的文件保管室，配備必要的文件保管設備，如文件柜、保險柜等，確保文件的安全存放。2.各部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，并建立文件保管臺賬，記錄文件的名稱、編號、日期、保管人等信息。3.文件保管人員應定期對文件進行整理和清點，確保文件的完整性和準確性。如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時報告部門負責人，并采取相應的措施進行處理。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊，并按照公司規定的歸檔流程進行操作。2.行政部門應定期對各部門的歸檔文件進行檢查和指導，確保歸檔文件的質量。3.歸檔文件應按照檔案管理的要求進行分類存放，并建立檔案檢索系統，方便查詢和利用。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守文件保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等重要文件，應妥善保管，不得泄露給無關人員。2.對于需要保密的文件，應在文件上加蓋“機密”、“秘密”等保密標識，并按照公司規定的保密級別進行管理。3.在文件的起草、審核、發布、傳達、使用、借閱、保管等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件泄露。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，由文件保管部門提出銷毀申請，填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、日期、銷毀原因等信息，經部門負責人簽字同意后，報行政部門審批。2.行政部門應根據文件的保密級別和重要程度，組織相關人員對申請銷毀的文件進行審核，并報公司領導批準。3.文件銷毀應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括文件名稱、編號、日期、銷毀方式、銷毀人等信息，保存期限為[X]年。八、文件信息化管理（一）文件數字化1.公司應逐步推進文件信息化管理，將紙質文件進行數字化掃描，建立電子文件數據庫，方便文件的查閱和利用。2.電子文件應按照文件分類和編號規則進行命名和存儲，確保電子文件與紙質文件的一致性和關聯性。3.行政部門應定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。（二）文件管理系統1.公司應建立文件管理系統，實現文件的在線起草、審核、發布、傳達、使用、借閱、保管、歸檔等功能，提高文件管理的效率和準確性。2.文件管理系統應設置不同的用戶權限，確保文件的安全性和保密性。只有經過授權的人員才能訪問和操作相關文件。3.行政部門應定期對文件管理系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。九、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對公司文件管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的起草、審核、發布、傳達、使用、借閱、保管、歸檔、保密、銷毀等環節。2.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價1.將文件管