乾隆官印管理制度一、總則（一）目的為了加強對公司印章的管理，確保印章使用的規范性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。本制度借鑒乾隆時期官印管理的嚴謹性，結合現代企業管理需求，旨在實現印章管理的規范化、科學化，保障公司各項業務的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用。3.嚴肅性原則：印章使用應嚴肅認真，嚴格按照審批流程進行，不得隨意使用。4.專人負責原則：指定專人負責印章的保管、使用和登記工作，明確其職責和權限。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批。2.申請表應包括擬刻制印章的必要性、預計使用頻率、使用范圍等內容，以便公司領導全面評估。（二）審批流程1.《印章刻制申請表》經部門負責人簽字后，提交至公司行政部門。行政部門對申請內容進行初步審核，確保申請事項符合公司規定和實際工作需求。2.行政部門審核通過后，將申請表呈交公司分管領導審批。分管領導根據公司業務發展和管理要求，對印章刻制申請進行全面審查，做出批準或不批準的決定。3.對于涉及公司重要業務或具有較大影響力的印章刻制申請，需經公司總經理或董事長最終審批。（三）印章刻制1.經審批同意刻制的印章，由行政部門統一安排到具有合法資質的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應嚴格按照公司提供的規格、樣式和要求進行制作，確保印章質量清晰、規范。3.行政部門在印章刻制完成后，應及時與制作單位核對印章內容，檢查印章質量，并留存印章印模備案。（四）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經部門負責人、行政部門負責人、公司分管領導簽字確認后，方可啟用印章。3.印章啟用后，行政部門應及時將印章啟用信息通知相關部門和人員，并在公司內部進行公示，確保公司全體員工知曉。三、印章的保管（一）保管人員職責1.公司指定專人負責印章的保管工作，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規定。2.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。3.保管人員應定期對印章進行檢查和維護，如發現印章有損壞或字跡不清等情況，應及時報告行政部門并申請更換。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章、財務專用章等重要印章應實行專人專柜保管，存放于保險柜或專門的印章保管箱內，并設置密碼鎖或鑰匙鎖。2.部門章可由部門負責人指定專人保管，但應確保保管安全，避免印章隨意放置。3.法人章一般由財務負責人或其授權的專人保管，與財務業務緊密相關的操作需嚴格按照規定流程進行。（三）印章存放地點1.印章存放地點應選擇安全、保密的區域，避免無關人員接觸。2.存放印章的保險柜或保管箱應放置在監控范圍內，確保印章存放環境的安全性。3.如因工作需要，印章需臨時帶出公司存放地點時，必須經公司分管領導批準，并辦理相關借用手續。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等的簽署，代表公司行使權力和承擔責任。2.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協議等經濟法律文件，具有特定的法律效力。3.財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務業務，是財務工作的重要印鑒。4.法人章用于公司法定代表人授權的特定財務業務或其他需要法人簽字確認的文件，具有代表法人意志的作用。5.部門章用于本部門內部的文件、通知、報表等的蓋章，不得對外使用。（二）使用流程1.申請：使用印章時，申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印日期等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審核：申請表提交至行政部門，行政部門對申請內容進行審核，重點審查用印事項是否符合公司規定和審批權限，申請文件是否齊全、合規。3.審批：根據用印事項的重要程度和審批權限，分別報公司分管領導、總經理或董事長審批。對于涉及重大決策、重要合同、大額資金等事項的用印，必須經公司高層領導嚴格審批。4.用印：經審批同意后，保管人員在核對審批簽字和申請文件無誤后，方可在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.登記：用印完成后，保管人員應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、申請人、審批人等信息，以備查詢和追溯。（三）特殊情況用印1.如遇緊急情況或因特殊原因無法事先履行審批手續時，申請人應電話或書面請示公司分管領導同意后，先行用印，但事后必須及時補辦審批手續。2.對于涉及公司重大利益或具有較高風險的用印事項，即使在緊急情況下，也應盡可能通過書面形式向上級領導匯報，并在事后詳細說明情況。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構調整、業務變更等原因，印章不再使用。2.印章損壞、遺失或被盜用，無法繼續正常使用。3.經公司研究決定，對某些印章進行停用處理。（二）停用程序1.印章保管人員發現印章需要停用時，應及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用日期等信息，并報行政部門審核。2.行政部門審核通過后，將申請表呈交公司分管領導審批。經審批同意后，行政部門負責通知相關部門和人員印章停用事宜。3.印章停用后，保管人員應將印章妥善封存，并在《印章保管登記簿》上注明停用日期。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印章印模。2.《印章銷毀申請表》經部門負責人、行政部門負責人、公司分管領導簽字確認后，方可進行印章銷毀。3.印章銷毀應選擇安全、保密的方式進行，一般采用粉碎、熔毀等方法，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行現場監督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀登記簿》上簽字確認。4.銷毀后的印章相關資料，如《印章銷毀申請表》、印模等，應妥善保存一定期限，以備查閱和審計。六、印章的監督與檢查（一）監督機制1.公司行政部門負責對印章管理工作進行日常監督和檢查，確保印章使用符合規定流程和審批權限。2.公司審計部門定期對印章管理情況進行審計，重點檢查印章保管、使用、登記等環節是否規范，有無違規使用印章的情況。3.公司紀檢監察部門對印章管理中的違規違紀行為進行監督和查處，嚴肅追究相關人員的責任。（二）檢查內容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴格履行職責，有無印章丟失、損壞等情況。2.使用流程執行情況：抽查印章使用申請表、審批文件等，檢查用印流程是否規范，審批手續是否齊全。3.登記記錄完整性：檢查《印章使用登記簿》、《印章保管登記簿》等登記記錄是否完整、準確，是否及時更新。4.印章使用合規性：審查用印文件的內容是否符合公司規定和業務要求，有無超越權限使用印章的情況。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求相關責任人限期整改。2.整改完成后，責任人應向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于違規使用印章的