1、文件控制培訓第1頁，共31頁。體系文件的概念和作用體系文件的概念描述一個企業體系結構、職責和工作程序的一整套文件。體系文件的作用為達到所要求質量/環境提供指導；對質量形成過程/環境進行管理和控制的依據；評價質量/環境管理體系的依據；維持質量/環境體系改進的基準和支持；開展培訓的依據。第2頁，共31頁。QS/ISO/TS國際標準/技術規范管理體系文件構架按QS/ISO/TS國際標準/技術規范描述管理體系的管理手冊描述實施管理體系要素及所涉及到的各職能部門有關活動手冊 一級作業指導書三級程序文件二級詳細工作文件其它文件、質量記錄等四級第3頁，共31頁。運行依據QS9000 質量體系標準ISO900

2、1 質量體系標準ISO/TS16949 技術規范ISO14001 環境體系標準質量手冊和環境手冊C-QSP-004 文件與資料控制程序C-QSP-004A 文件編碼和分發程序 C-QSP-004B 文件更改控制程序C-QSP-004D 外部文件處理/評審程序第4頁，共31頁。文件控制中心(DCC)的概念文件控制中心(DCC)是所有受控原件設置的管理中心, 例如: 程序、規格、工作指引、圖紙等。第5頁，共31頁。文控的目的建立一個體系來控制內/外部原始文件或所有文件的傳遞，包括有關質量、環境文件的修訂。確保對管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位都能得到有關文件的現行版本。確保所有作廢文件及時撤走

3、，防止誤用。第6頁，共31頁。PSE文件結構作業指導書輔料規格(IMS)受控表單程序文件(General Specification)管理手冊(C-QSM-001) (C-QSM-002)內部文件圖紙(DRAWING)原材料規格(MS)程序文件外部文件(PEH, PEM, STS, PBE HK)參考資料PSE受控文件第7頁，共31頁。內外部文件區分內部文件(PSE)集團文件、材料規格等客戶文件、圖紙、規格，如PEH 、STS、PSPI等參考資料：國際標準、技術規范等第8頁，共31頁。文控工作流程一. 新內部文件新文件DCC申請文件號跟進完成評審部門評審 OK起草人 NO相關部門分發并回收作廢

4、文件第9頁，共31頁。文控工作流程修訂文件DCC完成評審部門評審 OK起草人 NO相關部門分發并回收作廢文件二. 修訂內部文件第10頁，共31頁。文控工作流程三. 外部文件外部文件DCC評審部門評審 OK起草人 NO相關部門分發并回收作廢文件修訂第11頁，共31頁。 文件編碼系統一. 功能區分代碼 - S 代表沖壓 - P 代表電鍍 - C 代表支持中心 第12頁，共31頁。文件編碼系統二. 編制部門代碼部門 部門代碼 部門 部門代碼 總經理 GM QS部 QS沖壓 MA 物流/PMC MC電鍍 PL 行政部 AD生產 PS 工程部 EN QC QC 機修 EM QA QA 模修 ET實驗室

5、LA 后工序 BA第13頁，共31頁。文件編碼系統三. 文件級別代碼 文件級別 級別名稱 代碼 一級 質量手冊 M 二級 程序文件 P 三級 作業指導書 W 四級 表單 F第14頁，共31頁。文件編碼系統四. 文件代碼：由功能區代碼、編制部門代碼和文件級別代碼組成文件代碼第15頁，共31頁。文件編碼系統例如: C-QSP-001 版本 01 修訂 0C 功能區代碼，代表支持中心QS 部門代碼P 文件級別代碼，指二級程序文件001(“ NNN”) 代表文件系列號碼, 從001到999.版本號是從01到99的系列號碼.修訂號是從0開始，并從字母A到E變化（適用于部分修訂，超過五次文件升版）第16頁

6、，共31頁。文件編碼系統例如: P- QCW-001 版次 1 - P 功能代碼 ，代表電鍍 - QC QC部門代碼 - W 文件級別代碼，指三級作業指引 - 001(“ NNN”) 代表文件系列號碼, 從001到999. - 修訂以版次/Rev.表示，1，2，3.系列流水號第17頁，共31頁。文件編碼系統五. 表格編碼系統由部門代碼和文件級別代碼組成表單代碼例如: C-QSF-001 Rev.1 2001/01/01表格號碼在表格的右下角清晰的標注；C 功能區分代碼，代表支持中心。QS 部門代碼F 文件級別代碼，表示四級文件表001（NNN）代表表單系列號，從001到999表格修訂以Rev.

7、表示，1，2，3.系列流水號2001/01/01表示生效日期，2001年1月1日第18頁，共31頁。文控基本知識文件內部分發代碼 例如：SI-01；SII-01；SS-01- 第一個代碼“S”代表深圳柏獅- 第二個代碼 I、II、SS分別代表沖壓、電鍍、支持中心- 第三個代碼“XX”表示使用者編號 請詳細閱讀程序文件C-QSP-004A文件編碼和分發程序第19頁，共31頁。文控基本知識所有受控文件未經同意禁止復印和轉移文件的受控副本發放時內頁應蓋有紅色的“CONTROL COPY”印章，首頁應蓋有蘭色的分發印章，并有DCC人員簽寫的分發部門代號和發放日期。第20頁，共31頁。文控基本知識更新的

8、受控文件清單，供全公司網上查閱（路徑：qs_pub/External or Internal document masterlist）部門指定的文件管理員應及時通知本部門人員文件變更、發行情況，提醒相關人員閱讀文件。第21頁，共31頁。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存記錄：指目標性的證據、文件或資料。重要性：這些記錄可為質量/環境體系的有效運作，已經檢查、測試、滿足規格要求，提供證據。歸檔保存依據 記錄控制程序（C-QSP-006） 和記錄期限保存規定（C-QSW-003）第22頁，共31頁。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存一般保存期限為三年，除非特別規定。根據質量/環

9、境記錄期限表（參見C-QSW-003），記錄由責任部門經理委派他人或文員來進行適當的維持、歸檔、保存、索引。未經責任部門經理同意，各項記錄不得隨意拿走、復印或毀壞。第23頁，共31頁。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存不得在記錄上隨意涂改或使用涂改液；糾正應在錯誤條目上劃一條水平線，并有更改人簽名。表格修訂要向DCC申請，并準備文件更改通知DCN 部門文件管理人員負責根據收到的新表格，通知他們的使用人，于有效期使用最新的格式。第24頁，共31頁。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存記錄應當做到字跡清晰，標識明確。記錄保存應當便于存取、查閱，具有可追溯性，避免記錄損壞、變質、遺失。第25頁，共31頁。內部文件更改當文件新訂或需修訂時，需將打印的“文件更改通知”（DCN）提交DCC安排評審 怎樣制作DCN（DOCUMENT CHANGE NOTICE）詳細閱讀C-QSP-004A文件更改控制程序第26頁，共31頁。文件復制申請當需要申請受控文件參考本或受控副本時，要