結算與收銀管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司結算與收銀工作流程，確保財務數據的準確性、及時性和安全性，保障公司資金的正常流轉，維護公司的經濟利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及結算與收銀業務的部門和崗位，包括但不限于銷售部門、財務部門、收銀崗位等。3.基本原則準確性原則：結算與收銀工作必須準確記錄每一筆交易，確保金額、賬目等信息無誤。及時性原則：及時處理各類結算與收銀業務，不得拖延，以保證資金的及時回籠和財務數據的時效性。安全性原則：采取有效措施保障公司資金和財務信息的安全，防止出現資金損失和信息泄露。合規性原則：嚴格遵守國家相關法律法規和公司內部規定，依法依規開展結算與收銀工作。二、結算管理1.結算方式現金結算：適用于小額交易或特定客戶的要求，收銀人員應在收到現金后及時開具收款收據，并進行現金繳存。銀行轉賬結算：包括支票、匯票、電匯、網上銀行轉賬等方式。銷售部門應在合同中明確約定結算方式和付款期限，并及時將相關信息傳遞給財務部門。財務部門根據合同約定和實際業務進展情況，及時跟進款項到賬情況。信用卡結算：對于支持信用卡支付的交易，收銀人員應按照規定的操作流程進行刷卡收款，并確保交易信息的準確錄入。2.銷售結算流程銷售訂單確認：銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或達成銷售意向后，應及時將銷售訂單錄入公司業務系統。訂單信息應包括客戶名稱、產品或服務明細、數量、價格、交貨日期、結算方式等。發貨通知：倉庫部門根據銷售訂單安排發貨，并及時將發貨信息反饋給銷售部門。銷售部門應將發貨信息傳遞給財務部門，作為結算的依據之一。結算申請：銷售部門在發貨后，應按照合同約定的結算期限，及時填寫結算申請表，提交給財務部門。結算申請表應包括銷售訂單號、客戶名稱、結算金額、結算方式等詳細信息。財務審核：財務部門收到結算申請表后，應認真審核相關信息，包括銷售訂單的真實性、發貨情況、結算金額的準確性等。如有疑問，應及時與銷售部門溝通核實。審核無誤后，財務部門在結算申請表上簽字確認。開具發票：財務部門根據審核通過的結算申請表，及時開具銷售發票。發票內容應與銷售訂單和實際交易情況一致，確保發票的真實性和合法性。款項回收跟蹤：財務部門負責跟蹤款項的回收情況，對于逾期未付款的客戶，應及時通知銷售部門進行催收。銷售部門應積極與客戶溝通，了解逾期原因，并采取相應的催收措施。3.采購結算流程采購訂單下達：采購部門根據公司生產經營需要，下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨日期、結算方式等信息。收貨驗收：倉庫部門在收到采購貨物后，應及時進行驗收。驗收合格后，填寫收貨單，并將收貨信息傳遞給采購部門和財務部門。結算申請：采購部門在收到收貨單后，應按照合同約定的結算期限，及時填寫結算申請表，提交給財務部門。結算申請表應包括采購訂單號、供應商名稱、結算金額、結算方式等詳細信息。財務審核：財務部門收到結算申請表后，應認真審核相關信息，包括采購訂單的真實性、收貨情況、結算金額的準確性等。如有疑問，應及時與采購部門溝通核實。審核無誤后，財務部門在結算申請表上簽字確認。支付款項：財務部門根據審核通過的結算申請表，按照合同約定的結算方式和付款期限，及時支付款項給供應商。支付款項前，應確保相關審批手續齊全。三、收銀管理1.收銀崗位設置與職責收銀人員：負責公司日常銷售業務的收款工作，準確收取現金、支票、信用卡等款項，并開具相應的收款憑證。收銀員主管：負責收銀工作的管理和監督，確保收銀工作的正常進行。審核收款憑證，核對現金賬目，處理收銀過程中的異常情況。2.收銀操作流程營業前準備：收銀員應提前到達工作崗位，做好營業前的準備工作，包括清潔收銀設備、檢查收款機是否正常運行、準備好收款憑證、零錢等。接待顧客：顧客選購商品后，收銀員應熱情接待，掃描商品條碼，準確計算商品總價。收款操作：根據顧客選擇的結算方式進行收款操作。現金結算時，應仔細清點現金，辨別真偽；銀行轉賬結算時，應按照規定的流程進行操作；信用卡結算時，應確保刷卡信息的準確無誤。收款完成后，開具收款憑證，并將憑證交給顧客。找零與核對：如顧客支付現金金額大于商品總價，收銀員應及時找零，并再次核對收款金額和找零金額是否正確。營業結束：營業結束后，收銀員應整理好收款憑證，核對現金賬目，確保現金與賬目一致。將現金繳存到指定的銀行賬戶或保險柜，并關閉收款機等設備。3.收款憑證管理收款憑證種類：包括收款收據、發票等。收款收據應按照公司規定的格式和內容填寫，注明收款日期、客戶名稱、收款金額、收款方式等信息。發票應按照國家稅務部門的規定開具，確保發票的真實性和合法性。收款憑證開具：收銀員應在收款完成后及時開具收款憑證，不得拖延或拒開。開具的收款憑證應字跡清晰、內容完整、印章齊全。收款憑證保管：收款憑證應妥善保管，定期裝訂成冊，并按照財務檔案管理規定進行歸檔。保存期限應符合國家相關法律法規的要求。四、財務核對與盤點1.財務核對每日核對：收銀員應在每日營業結束后，與財務部門核對當日收款金額和收款憑證，確保賬目一致。財務部門應及時審核收銀員提交的收款憑證和現金繳存記錄，如有差異，應及時查明原因并進行處理。定期核對：財務部門應定期與銷售部門、采購部門核對銷售訂單、采購訂單、發貨記錄、收貨記錄等相關信息，確保財務數據與業務數據的一致性。每月末，財務部門應編制銀行存款余額調節表，核對銀行存款賬目與銀行對賬單的差異，并及時進行調整。2.現金盤點定期盤點：公司應定期組織現金盤點工作，確保現金的安全和準確。現金盤點應由財務部門會同審計部門或其他相關部門進行，至少每月一次。盤點方法：現金盤點應采用實地盤點法，對庫存現金進行逐一清點。盤點時，應注意現金的真偽、數量和存放情況。盤點結束后，應編制現金盤點表，記錄盤點結果。差異處理：如現金盤點結果與賬目記錄存在差異，應及時查明原因，并進行相應的處理。屬于長款或短款的情況，應按照公司規定的審批流程進行處理，并調整賬目記錄。3.庫存商品盤點定期盤點：倉庫部門應定期組織庫存商品盤點工作，確保庫存商品的數量和質量準確無誤。庫存商品盤點至少每季度一次。盤點方法：庫存商品盤點應采用實地盤點法，對庫存商品進行逐一清點。盤點時，應注意商品的名稱、規格、數量、質量等信息。盤點結束后，應編制庫存商品盤點表，記錄盤點結果。差異處理：如庫存商品盤點結果與賬目記錄存在差異，應及時查明原因，并進行相應的處理。屬于盤盈或盤虧的情況，應按照公司規定的審批流程進行處理，并調整賬目記錄。同時，應分析差異產生的原因，采取相應的措施加以改進，防止類似情況再次發生。五、結算與收銀風險控制1.風險識別與評估風險識別：公司應定期對結算與收銀業務進行風險識別，包括但不限于收款風險、資金安全風險、信息泄露風險等。風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為風險控制措施的制定提供依據。2.風險控制措施收款風險控制：加強對客戶信用的評估和管理，對于信用狀況不佳的客戶，應采取謹慎的結算方式或要求提供擔保。建立健全收款管理制度，加強對收款過程的監督和催收力度，及時跟進款項回收情況。資金安全風險控制：加強對現金和銀行存款的管理，確保資金的安全存放和使用。嚴格執行現金繳存制度，定期進行現金盤點和銀行存款核對。加強對財務人員的安全教育，提高其風險意識和防范能力。信息泄露風險控制：加強對財務信息系統的安全管理，設置嚴格的用戶權限和密碼管理制度。對涉及財務信息的人員進行背景審查和定期培訓，提高其保密意識。采取數據加密、備份等措施，防止財務信息泄露和丟失。3.應急處理機制制定應急預案：針對可能出現的結算與收銀風險事件，制定應急預案，明確應急處理流程和責任分工。應急演練：定期組織應急演練，提高相關人員的應急處理能力和協同配合能力。事件處理：發生風險事件后，應立即啟動應急預案，采取有效的措施進行處理，最大限度地減少損失。同時，應及時向上級報告事件情況，并配合相關部門進行調查和處理。六、監督與檢查1.內部審計監督定期審計：公司內部審計部門應定期對結算與收銀業務進行審計，檢查制度執行情況、財務數據的真實性和準確性、風險控制措施的有效性等。專項審計：針對結算與收銀業務中出現的重大問題或風險事件，內部審計部門應及時開展專項審計，深入分析問題原因，提出改進建議。2.財務部門監督日常監督：財務部門應加強對結算與收銀業務的日常監督，及時發現和糾正存在的問題。定期對財務數據進行分析，評估業務風險，為公司決策提供支持。制度執行監督：財務部門應監督各部門和崗位對結算與收銀管理制度的執行情況，確保制度的有效落實。對違反制度的行為，應及時提出整改意見，并按照公司規定進行處理。3.檢查結果處理問題整改：對于監督檢查中發現的問題，相關部門和崗位應及時進行整改，制定整改措施，明確整改責任人，確保問題得到徹底解決。責任追究：對于因違反結算與收銀管理制度而導致公司損失的行為，應按照公司規定追究相關人員的責任。責任追究方式包括批評教育、經濟處罰、行政處分等。七、培訓與考核1.培訓管理培訓計劃制定：人力資源部門應會同財務部門根據結算與收銀業務的特點和員工的實際需求，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等。培訓實施：按照培訓計劃組織開展培訓工作，培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。培訓內容應包括結算與收銀業務知識、操作技能、風險防范、法律法規等方面。培訓效果評估：培訓結束后，應及時對培訓效果進行評估。評估方式可采用考試、實際操作、問卷調查等多種形式。根據評估結果，總結經驗教訓，不斷改進培訓工作。2.考核管理考核指標設定：人力資源部門應會同財務部門根據結算與收銀業務的崗位職責和工作要求，設定考核指標。考核指標應包括工作業績、工作質量、工作態度、風險防范等方面。考核周期：考核周期可分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要考核員工的日常工作表現；季度考核和年度考核在月度考核的基礎上，綜合評價員工的工作業績和能力素質。考核結果應用：考核結果應與員工的薪酬調整、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優秀的員工，應給予相應的獎勵；對于考核不稱職的員工，應進行相應的培訓或調整崗