文件與公文管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件與公文管理，確保文件與公文的規范、高效流轉，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工。（三）基本原則1.準確規范原則：文件與公文的格式、內容、處理程序等應符合國家法律法規、行業標準以及公司相關規定，確保準確無誤。2.及時高效原則：文件與公文的傳遞、處理應及時，避免積壓延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保文件與公文的安全，防止信息泄露。二、文件與公文的分類（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類行政規章制度、通知、通報、報告等。2.業務文件：涉及公司業務運營的各類文件，如合同、協議、業務計劃、技術文檔等。3.財務文件：有關公司財務收支、預算、審計等方面的文件。4.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等人事管理相關的文件。（二）公文分類1.上行文：下級向上級報送的公文，如請示、報告等。2.下行文：上級向下級發布的公文，如命令、決定、通知、通報等。3.平行文：同級或不相隸屬機關之間往來的公文，如函等。三、文件與公文的格式（一）頁面設置1.紙張：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體加粗。2.正文：一般用三號仿宋體。3.一級標題：用三號黑體。4.二級標題：用三號楷體加粗。5.三級標題：用三號仿宋體加粗。（三）排版要求1.段落間距：一般段前、段后間距為0.5行，行距為固定值28磅。2.頁碼：一般位于頁面底部居中，格式為“第X頁，共X頁”。（四）公文特定格式1.版頭：包括發文機關標志、發文字號、簽發人等。發文機關標志一般用紅色小標宋體字，發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成，如“XX[XXXX]XX號”。2.主體：包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章等。3.版記：包括抄送機關、印發機關和印發日期等。四、文件與公文的起草（一）起草職責1.各部門負責本部門職責范圍內文件與公文的起草工作。2.涉及多個部門的文件與公文，由主辦部門牽頭起草，相關部門配合。（二）起草要求1.內容應準確、完整、清晰，符合公司實際情況和工作需要。2.語言表達應簡潔明了，邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.引用法律法規、政策文件等應注明出處。（三）起草流程1.起草人根據工作任務和要求，收集相關資料，進行分析研究。2.起草文件與公文初稿，經本部門負責人審核后，提交給相關領導或部門會簽。3.根據會簽意見，對初稿進行修改完善，形成送審稿。五、文件與公文的審核（一）審核職責1.部門負責人負責對本部門起草的文件與公文進行初審，重點審核內容是否符合部門職責和工作實際，格式是否規范等。2.分管領導負責對分管業務范圍內的文件與公文進行審核，提出審核意見。3.總經理或董事長負責對重要文件與公文進行終審，簽署審批意見。（二）審核內容1.合法性：是否符合國家法律法規、政策文件以及公司相關規定。2.準確性：內容是否準確無誤，數據是否可靠。3.完整性：是否涵蓋了應涉及的各項內容，有無遺漏。4.規范性：格式是否規范，語言表達是否準確、簡潔。（三）審核流程1.送審稿提交給審核人后，審核人應在規定時間內完成審核，并簽署審核意見。2.起草人根據審核意見進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。六、文件與公文的簽發（一）簽發職責1.一般文件與公文由部門負責人或分管領導簽發。2.重要文件與公文由總經理或董事長簽發。（二）簽發流程1.送審稿經審核通過后，提交給相應的簽發人。2.簽發人應認真審閱文件與公文內容，簽署簽發意見，并注明簽發日期。七、文件與公文的印發（一）印發職責1.行政部門負責公司文件與公文的統一印發工作。2.各部門如需自行印發文件，應經行政部門審核同意，并按照公司規定的格式和要求進行印發。（二）印發流程1.行政部門根據簽發人的簽發意見，對文件與公文進行編號、排版、印刷等工作。2.印刷完成后，行政部門應進行校對，確保文件與公文無誤。3.按照規定的發放范圍和份數，將文件與公文發放給相關部門和人員，并做好發放記錄。八、文件與公文的登記（一）登記職責1.行政部門負責建立文件與公文登記臺賬，對文件與公文的收發、流轉等情況進行詳細記錄。2.各部門應指定專人負責本部門文件與公文的登記工作。（二）登記內容1.文件與公文的名稱、文號、發文機關、發文日期、標題、密級、份數、發放范圍、簽收人等。2.文件與公文的傳閱、辦理、歸檔等情況。（三）登記流程1.文件與公文收發時，登記人員應及時進行登記，確保信息準確完整。2.定期對登記臺賬進行核對和清理，保證臺賬的準確性和完整性。九、文件與公文的傳閱（一）傳閱職責1.行政部門負責組織文件與公文的傳閱工作，按照規定的傳閱范圍進行傳遞。2.各部門應積極配合行政部門的傳閱工作，及時安排人員傳閱文件與公文。（二）傳閱流程1.行政部門將文件與公文送至傳閱起始部門或人員，并填寫傳閱單。2.傳閱人員應在規定時間內完成傳閱，并在傳閱單上簽字確認。3.傳閱結束后，行政部門應及時收回文件與公文，并進行整理歸檔。十、文件與公文的辦理（一）辦理職責1.涉及具體業務的文件與公文，由相關業務部門負責辦理。2.各部門應按照文件與公文要求，及時、認真地完成辦理工作，并將辦理結果反饋給相關部門或人員。（二）辦理流程1.承辦部門收到文件與公文后，應明確辦理責任人，制定辦理計劃。2.辦理責任人按照辦理計劃，認真開展工作，及時與相關部門和人員溝通協調。3.辦理完成后，承辦部門應撰寫辦理情況報告，經部門負責人審核后，提交給相關領導或部門。十一、文件與公文的歸檔（一）歸檔職責1.行政部門負責公司文件與公文的統一歸檔工作，建立健全檔案管理制度。2.各部門應按照公司檔案管理規定，及時將本部門形成的文件與公文整理歸檔。（二）歸檔范圍1.公司發布的各類文件與公文。2.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件與公文。3.與公司業務相關的外部文件與公文。（三）歸檔流程1.各部門在文件與公文辦理完畢后，應及時進行整理，按照檔案分類標準進行分類編號。2.定期將整理好的文件與公文移交至行政部門，行政部門進行審核驗收后，辦理歸檔手續。3.檔案管理人員應按照檔案管理要求，對歸檔文件與公文進行妥善保管，便于查閱利用。十二、文件與公文的保密（一）保密職責1.全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件與公文予以保密。2.行政部門負責制定文件與公文保密措施，加強對保密工作的監督檢查。（二）保密措施1.對機密文件與公文應標明密級，嚴格控制知悉范圍。2.采用加密存儲、傳輸等技術手段，保障文件與公文的安全。3.借閱、復印機密文件與公文應履行審批手續，確保文件與公文不被泄露。（三）責任追究對違反文件與公文保密規定，造成公司信息泄露的，將依法依規追究相關人員的責任。十三、文件與公文的查閱（一）查閱職責1.行政部門負責文件與公文查閱的管理工作，建立查閱登記制度。2.各部門因工作需要查閱文件與公文的，應按照規定辦理查閱手續。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱文件與公文的名稱、文號、查閱目的等，經部門負責人審核后，提交給行政部門。2.行政部門根據查閱申請表，在檔案管理系統中查詢文件與公文，并安排查閱場所。3.查閱人在查閱過程中應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、復印、轉借文件與公文。4.查閱完畢后，查閱人應在查閱登記表上簽字確認，將文件與公文歸還檔案管理人員。十四、文件與公文的銷毀（一）銷毀職責1.行政部門負責定期對已過保管期限或失去保存價值的文件與公文進行清理銷毀。2.各部門應配合行政部門做好文件與公文的銷毀工作，及時將本部門需要銷毀的文件與公文移交至行政部門。（二）銷毀流程1.行政部門對擬銷毀的文件與公文進行登記造冊，填寫銷毀申請表，經分管領導審核后，報總經理或