汽車供應商索賠管理制度一、總則（一）目的為規范汽車供應商索賠管理工作，明確索賠流程、責任界定及相關處理原則，保障公司利益，維護與供應商的良好合作關系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與本公司有業務往來的所有汽車供應商，涵蓋原材料供應、零部件生產及供應等相關業務環節。（三）基本原則1.公平公正原則：在索賠處理過程中，嚴格依據事實和相關合同條款，對供應商和公司一視同仁，確保處理結果公平公正。2.及時高效原則：對于發生的索賠事項，應及時響應，快速處理，以減少對公司生產經營的影響，提高整體運營效率。3.責任明確原則：清晰界定供應商和公司在產品質量、交貨期等方面的責任，確保責任落實到具體環節和人員。4.預防為主原則：通過加強對供應商的管理和監控，預防索賠事件的發生，不斷提升供應商的供貨質量和服務水平。二、索賠定義及分類（一）索賠定義因供應商提供的產品或服務不符合合同約定、質量標準或存在其他違約行為，給本公司造成損失或不良影響，本公司有權向供應商提出索賠要求，要求供應商承擔相應的經濟責任或采取補救措施。（二）索賠分類1.質量索賠產品存在質量缺陷，如零部件性能不達標、外觀瑕疵、裝配不良等，影響公司產品的整體質量和性能。原材料不符合質量標準，導致生產過程中的質量問題或產品不合格。2.交貨期索賠供應商未按照合同約定的交貨期交付貨物，導致公司生產計劃延誤，影響產品交付和客戶滿意度。因供應商原因造成交貨數量短缺，影響公司正常生產使用。3.服務索賠供應商提供的售后服務不到位，如維修不及時、技術支持不足等，給公司或客戶帶來不便或損失。因供應商提供的技術資料不準確、不完整，導致公司生產、裝配等工作出現問題。4.其他索賠因供應商違反合同中的其他條款，如知識產權糾紛、保密協議違約等，給公司造成損失的情況。三、索賠流程（一）索賠發起1.公司各相關部門在發現供應商存在可能導致索賠的問題時，應及時收集相關證據，包括但不限于產品檢驗報告、不合格品照片、交貨記錄、客戶反饋等，并填寫《索賠申請表》。2.《索賠申請表》應詳細說明索賠事項的基本情況，包括供應商名稱、合同編號、索賠類型、問題描述、損失情況及索賠金額等，并由部門負責人簽字確認。3.將填寫完整的《索賠申請表》提交至采購部門，采購部門負責對索賠事項進行初步審核，確認是否符合索賠條件。（二）索賠審核1.采購部門收到《索賠申請表》后，應在[X]個工作日內組織相關部門進行聯合審核。審核內容包括索賠事項的真實性、證據的充分性、索賠依據的合理性等。2.對于質量索賠，質量部門應提供專業的質量分析報告，確認產品質量問題是否確實由供應商原因造成；對于交貨期索賠，生產計劃部門應提供因交貨延誤導致的生產計劃調整及損失情況說明；對于服務索賠，相關使用部門應詳細說明服務不到位的具體表現及對公司或客戶造成的影響。3.審核通過后，采購部門將《索賠申請表》及相關審核意見提交至公司分管領導審批。分管領導應在[X]個工作日內做出審批決定，對于金額較大或情況復雜的索賠事項，應提交公司總經理辦公會審議。（三）索賠通知1.經審批同意的索賠事項，采購部門應及時向供應商發出《索賠通知書》。《索賠通知書》應明確索賠的具體內容、索賠金額、要求供應商回復的期限等，并附上相關證據材料。2.《索賠通知書》可通過郵件、傳真或書面送達等方式發送給供應商，確保供應商能夠及時收到通知。（四）供應商反饋1.供應商收到《索賠通知書》后，應在規定的期限內進行回復。回復內容應包括對索賠事項的認可或異議說明、原因分析及解決方案等。2.若供應商對索賠事項存在異議，應在回復中詳細說明理由，并提供相關證據支持。采購部門應及時將供應商的反饋意見轉交給相關審核部門進行再次核實。（五）協商處理1.根據供應商的回復情況，采購部門組織雙方進行協商處理。協商過程中，應充分聽取供應商的意見，客觀公正地分析問題，尋求雙方都能接受的解決方案。2.對于質量索賠，協商內容可包括產品返工、換貨、降價處理等；對于交貨期索賠，可協商賠償金額、后續交貨計劃等；對于服務索賠，可要求供應商加強服務措施、提供補償等。3.協商達成一致后，雙方應簽訂《索賠協商處理協議》，明確雙方的權利義務及最終處理結果。協議應經雙方簽字蓋章確認，作為后續執行和結算的依據。（六）索賠執行1.供應商應按照《索賠協商處理協議》的約定執行相關處理措施。如支付索賠金額、進行產品返工或換貨、提供補償服務等。2.采購部門負責跟蹤供應商的執行情況，確保處理措施得到有效落實。對于未按時執行或執行不到位的供應商，應及時發出催辦通知，并采取進一步的措施，如暫停合作、扣除貨款等。3.在索賠執行過程中，如發現新的問題或需要調整處理方案，應及時與供應商溝通協商，并重新簽訂補充協議。（七）索賠結算1.索賠金額的結算方式應在《索賠協商處理協議》中明確約定。一般情況下，索賠金額可從供應商的貨款中扣除，也可由供應商另行支付。2.財務部門負責按照協議約定進行索賠金額的結算工作。在結算過程中，應核對相關憑證和手續，確保結算金額準確無誤。3.對于因索賠事項導致的其他費用支出，如檢驗費用、運輸費用等，應根據實際發生情況由供應商承擔，并在結算時一并處理。四、責任界定（一）供應商責任1.供應商應對所提供產品的質量、性能、規格等符合合同約定和相關標準負責。因產品質量問題導致的索賠，供應商應承擔全部責任。2.對于交貨期延誤，供應商應承擔因延誤給公司造成的直接損失和間接損失，如生產計劃調整費用、客戶索賠費用等。3.供應商應按照合同約定提供準確、完整的技術資料和售后服務。因技術資料問題或服務不到位導致的索賠，供應商應承擔相應責任。4.若供應商違反合同中的其他條款，給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。（二）公司責任1.公司各相關部門應按照規定的流程和標準對供應商的產品和服務進行檢驗、驗收和使用。如因公司自身原因導致未能及時發現問題或錯誤使用供應商產品，公司應承擔相應的管理責任。2.在索賠處理過程中，公司應遵循公平公正原則，如實提供相關證據和信息。若因公司提供虛假信息或證據導致索賠處理結果有誤，公司應承擔相應的法律責任。五、索賠金額計算（一）質量索賠金額計算1.對于可返工修復的產品質量問題，索賠金額包括返工費用、檢驗費用、因返工導致的生產延誤損失等。返工費用應根據實際發生的人工、材料、設備等成本計算；檢驗費用按照實際發生的檢驗項目和收費標準計算；生產延誤損失可根據延誤的生產時間、產能損失、訂單損失等因素綜合評估確定。2.對于不可返工修復的產品質量問題，索賠金額包括產品采購成本、已發生的加工費用、因產品不合格導致的報廢損失、客戶索賠費用等。產品采購成本按照采購合同價格計算；加工費用根據實際投入的成本核算；報廢損失按照產品的賬面價值扣除殘值計算；客戶索賠費用根據與客戶簽訂的賠償協議確定。3.對于因原材料質量問題導致的產品質量問題，索賠金額除上述相關費用外，還應包括原材料的采購成本及因原材料問題導致的生產中斷損失等。（二）交貨期索賠金額計算1.交貨期延誤索賠金額主要包括因延誤導致的生產計劃調整費用、產能損失費用、訂單損失費用等。生產計劃調整費用根據調整生產計劃所涉及的人工、設備、物料等成本計算；產能損失費用按照延誤期間的產能利用率及單位產能成本計算；訂單損失費用根據因交貨延誤導致的訂單取消或客戶索賠金額確定。2.若因交貨數量短缺導致的索賠，索賠金額為短缺部分產品的采購成本及因短缺給公司生產造成的影響費用，如生產中斷損失、客戶投訴處理費用等。（三）服務索賠金額計算1.售后服務索賠金額包括維修費用、更換零部件費用、因服務不及時導致的客戶索賠費用等。維修費用按照實際發生的維修工時和收費標準計算；更換零部件費用根據零部件的采購成本計算；客戶索賠費用根據與客戶簽訂的賠償協議確定。2.因技術資料問題導致的索賠金額，根據因資料問題給公司造成的直接損失和間接損失計算，如生產延誤損失、產品報廢損失、重新獲取資料的費用等。（四）其他索賠金額計算其他索賠金額根據具體情況，按照實際發生的損失和相關合同約定進行計算，如因知識產權糾紛導致的賠償費用、保密協議違約導致的損失賠償等。六、證據管理（一）證據收集1.在索賠事項發生后，相關部門應及時收集與索賠有關的各種證據，確保證據的真實性、完整性和關聯性。2.證據類型包括但不限于產品檢驗報告、測試數據、不合格品照片、質量問題分析報告、交貨記錄、運輸單據、客戶反饋意見、合同文件、往來函件等。（二）證據整理與保存1.對收集到的證據進行分類整理，建立清晰的證據檔案。證據檔案應包括證據名稱、來源、收集時間、證明內容等詳細信息。2.證據應妥善保存，保存期限根據相關法律法規和公司規定執行。一般情況下，質量索賠證據應保存至產品質量保證期屆滿后[X]年；交貨期索賠和服務索賠證據應保存至相關業務處理完畢后[X]年。3.證據保存方式可采用紙質檔案、電子檔案或兩者相結合的方式。電子檔案應進行備份，并確保數據的安全性和可查閱性。（三）證據使用1.在索賠處理過程中，相關證據應按照規定的流程和要求進行提交和使用。提交的證據應經過部門負責人審核簽字，確保證據的真實性和有效性。2.對于重要的索賠事項，可能需要在法律程序中使用證據的，應提前做好證據的整理和準備工作，并咨詢公司法律顧問的意見，確保證據的合法性和可采信性。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的索賠管理監督小組，由采購部門、質量部門、財務部門等相關人員組成。監督小組負責對索賠管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保索賠流程的規范執行和處理結果的公正合理。2.監督小組應定期對索賠管理工作進行總結分析，針對存在的問題提出改進措施和建議，不斷完善索賠管理制度。（二）供應商考核1.將索賠情況納入供應商考核體系，作為評價供應商績效的重要指標之一。對于索賠頻率較高、索賠金額較大或處理結果不滿意的供應商，應采取相應的考核措施，如降低供應商等級、減少訂單份額、暫停合作等。2.供應商考核結果應及時反饋給供應商，并與供應商進行溝通。對于存在問題較多的供應商，應要求其制定整