涉外論壇活動管理制度一、總則（一）目的為規范公司涉外論壇活動的組織與管理，確保活動順利開展，提升公司形象，加強與國內外相關機構、企業及專業人士的交流與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類涉外論壇活動，包括但不限于國際學術研討會、行業峰會、商務洽談會等。（三）基本原則1.合規性原則：活動的組織與開展應嚴格遵守國家法律法規、外事紀律以及公司相關規定。2.目標導向原則：活動應緊密圍繞公司戰略目標和業務需求，明確活動主題和預期成果。3.高效協作原則：涉及多個部門的活動，各部門應密切配合、協同工作，確保活動高效有序進行。4.質量控制原則：注重活動策劃、組織、執行等各個環節的質量，提升活動的專業性和影響力。二、活動策劃與籌備（一）活動發起1.公司各部門根據業務發展需要，可提出舉辦涉外論壇活動的建議，填寫《涉外論壇活動申請表》，詳細說明活動背景、目的、主題、時間、地點、參與人員范圍、預計規模、活動內容及預算等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司高層領導審批。高層領導根據公司整體戰略和資源狀況，對活動申請進行評估和決策。（二）成立活動籌備小組1.經批準的活動項目，由公司指定專人擔任活動籌備小組組長，負責活動的整體策劃與協調工作。2.籌備小組成員包括但不限于市場部、外聯部、宣傳部、財務部、行政部等相關部門人員，明確各成員的職責分工，確保各項籌備工作落實到人。（三）活動策劃1.籌備小組圍繞活動主題和目標，制定詳細的活動策劃方案，內容涵蓋活動議程安排、嘉賓邀請、場地布置、宣傳推廣、后勤保障等方面。2.活動議程應科學合理，充分考慮不同環節的時間分配和內容銜接，確保活動緊湊有序進行。3.嘉賓邀請應根據活動主題和目標受眾，確定邀請對象的范圍和層次，提前與潛在嘉賓溝通聯系，發出正式邀請函，并及時跟進確認嘉賓的出席意向。4.場地布置應符合活動主題和風格，營造良好的活動氛圍。同時，要考慮場地的設施設備、安全保障等因素，確保活動順利開展。5.宣傳推廣方案應明確宣傳渠道、宣傳內容和宣傳時間節點，通過多種方式進行活動宣傳，提高活動的知曉度和參與度。6.后勤保障方案應包括交通安排、餐飲住宿、物資采購、設備租賃等方面的內容，確保活動期間各項服務保障到位。（四）活動預算編制1.籌備小組根據活動策劃方案，編制詳細的活動預算，預算內容包括場地租賃、嘉賓邀請、宣傳推廣、餐飲住宿、設備租賃、物資采購、人員勞務等各項費用。2.預算編制應遵循合理、節約的原則，嚴格控制各項費用支出。對于重大活動或預算金額較大的活動，應進行專項財務審計。3.活動預算經財務部審核后，提交公司高層領導審批。審批通過后的預算作為活動費用控制的依據。（五）活動籌備執行1.籌備小組按照策劃方案和預算安排，組織開展各項籌備工作。各成員應按照職責分工，密切配合，確保籌備工作按時完成。2.定期召開籌備工作會議，及時溝通解決籌備過程中出現的問題。對于重大問題或突發事件，應及時向公司高層領導匯報，并采取有效措施加以應對。3.在活動籌備過程中，要注重與相關政府部門、行業協會、合作伙伴等進行溝通協調，爭取各方的支持與配合。三、活動組織與實施（一）活動現場布置1.活動前一天，籌備小組組織人員進行活動現場布置，確保場地設施設備正常運行，宣傳資料、禮品等擺放到位。2.按照活動策劃方案的要求，設置簽到區、展示區、演講區、交流區等不同功能區域，并做好相應的標識指引。3.對活動現場進行全面檢查，確保場地安全、衛生符合要求，各項設施設備運行正常。（二）活動簽到與接待1.在活動入口處設置簽到臺，安排專人負責嘉賓簽到工作。簽到時，應核對嘉賓身份信息，發放活動資料、胸牌等物品。2.對于重要嘉賓，應安排專人進行接待引導，協助嘉賓辦理入住、就餐等手續，并提供必要的服務。3.在活動期間，要安排專人負責現場秩序維護，確保活動順利進行。（三）活動議程執行1.嚴格按照活動策劃方案確定的議程安排組織活動，確保各環節按時進行。2.活動主持人應熟悉活動流程和內容，具備良好的溝通能力和現場把控能力，能夠引導活動順利開展。3.演講嘉賓應提前做好準備，確保演講內容符合活動主題和要求，時間控制在規定范圍內。4.在活動過程中，要安排專人負責記錄活動內容，包括會議發言、討論要點、重要決策等，形成活動紀要。（四）活動交流與互動1.設計豐富多樣的交流互動環節，如主題討論、小組交流、商務洽談等，為參會人員提供充分的交流機會。2.鼓勵參會人員積極參與交流互動，分享經驗和見解，促進信息共享和合作共贏。3.安排專人負責活動現場的攝影攝像工作，記錄活動精彩瞬間，為后續宣傳推廣和資料留存提供素材。（五）活動后勤保障1.確保活動期間的交通順暢，安排專人負責車輛調度和接送工作，提前與司機溝通好行車路線和時間安排。2.提供安全、衛生的餐飲服務，根據活動規模和預算合理安排餐飲標準和形式。3.做好活動期間的住宿安排，確保參會人員的住宿環境舒適、安全。4.及時處理活動現場的突發情況，如設備故障、人員突發疾病等，確保活動正常進行。四、活動宣傳與推廣（一）宣傳目標通過多種渠道進行活動宣傳，提高活動的知曉度和參與度，樹立公司良好形象，擴大公司在國內外相關領域的影響力。（二）宣傳渠道1.公司官網：在公司官網首頁顯著位置發布活動通知和相關信息，設置活動專題頁面，詳細介紹活動背景、主題、議程、嘉賓陣容等內容。2.社交媒體平臺：利用微信公眾號、微博、抖音等社交媒體平臺，發布活動預告、海報、視頻等宣傳資料，吸引目標受眾關注。3.行業媒體：與國內外相關行業媒體合作，發布活動新聞稿、專題報道等，提高活動在行業內的知名度。4.郵件營銷：向公司客戶、合作伙伴、行業專家等發送活動邀請函和宣傳郵件，邀請其參加活動。5.線下宣傳：在公司辦公場所、行業展會、商務活動等場所張貼活動海報、擺放宣傳資料，擴大活動宣傳范圍。（三）宣傳內容1.活動基本信息：包括活動名稱、時間、地點、主題、議程安排等。2.嘉賓陣容：介紹活動邀請的國內外知名專家、學者、企業高管等嘉賓的背景和成就。3.活動亮點：突出活動的特色和亮點，如創新的議題設置、前沿的技術展示、高端的交流平臺等。4.參與價值：強調參與活動對參會人員的收獲和價值，如拓展人脈資源、獲取行業最新信息、提升專業能力等。（四）宣傳時間節點1.活動預熱期：提前[X]周開始進行活動宣傳，發布活動預告信息，吸引目標受眾關注。2.活動報名期：在活動預熱期的基礎上，持續發布活動報名信息，明確報名方式、截止時間等要求。3.活動進行期：在活動期間，及時發布活動現場的照片、視頻、精彩瞬間等內容，實時報道活動進展情況。4.活動后續期：活動結束后，發布活動總結、成果展示、嘉賓觀點分享等內容，擴大活動影響力。（五）宣傳效果評估1.建立宣傳效果評估指標體系，包括網站訪問量、社交媒體關注度、郵件打開率、報名人數等指標。2.定期對宣傳效果進行評估分析，根據評估結果及時調整宣傳策略和內容，提高宣傳效果。五、活動安全與風險管理（一）安全管理1.活動籌備小組應制定詳細的活動安全方案，明確安全責任人和安全措施，確保活動現場人員和財產安全。2.在活動現場設置明顯的安全警示標識，配備必要的安全設施設備，如滅火器、急救箱等。3.對活動現場進行安全檢查，排查安全隱患，確保場地設施設備符合安全要求。4.加強活動期間的安全保衛工作，安排專人負責現場秩序維護和人員出入管理，防止無關人員進入活動現場。5.對參會人員進行安全教育，提醒其注意個人安全和財產安全，遵守活動現場的安全規定。（二）風險管理1.識別活動可能面臨的風險，如政策風險、市場風險、自然風險、人員風險等，并制定相應的風險應對措施。2.對于重大活動或可能面臨較高風險的活動，應購買相關保險，如活動取消險、公眾責任險等，降低風險損失。3.建立風險預警機制，密切關注活動籌備和實施過程中的各種情況，及時發現并預警潛在風險。4.一旦發生風險事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行應對，最大限度地減少損失和影響。六、活動費用管理（一）費用報銷1.活動費用報銷應嚴格按照公司財務制度執行，報銷憑證應真實、合法、有效。2.報銷人員應在活動結束后及時整理報銷資料，填寫費用報銷單，附上相關發票、收據、清單等憑證，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部審批。3.財務部對報銷資料進行審核，對不符合規定的報銷憑證予以退回，并要求報銷人員補充或更正。審核通過后的報銷費用，按照公司財務流程進行支付。（二）費用控制1.活動費用應嚴格控制在預算范圍內，如因特殊情況需要超出預算，應提前提交預算調整申請，經公司高層領導審批后方可執行。2.籌備小組應加強對活動費用的管理和監督，定期對費用支出情況進行統計分析，及時發現并解決費用控制過程中出現的問題。3.在活動結束后，財務部應對活動費用進行決算，對比預算執行情況，分析差異原因，形成費用決算報告。七、活動總結與評估（一）活動總結1.活動結束后，籌備小組應及時對活動進行總結，撰寫活動總結報告。總結報告應包括活動基本情況、活動成效、經驗教訓、存在問題及改進建議等內容。2.活動總結報告經部門負責人審核簽字后，提交至公司高層領導審閱。（二）活動評估1.建立活動評估機制，制定科學合理的評估指標體系，對活