原材料存檔管理制度總則一、目的為了規范公司原材料的存檔管理，確保原材料信息的準確、完整、安全和可追溯，提高公司的管理水平和運營效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有原材料的存檔管理，包括原材料的采購、入庫、檢驗、使用、報廢等各個環節。三、管理原則1.準確性原則：原材料存檔信息必須準確反映原材料的實際情況，包括原材料的名稱、規格、型號、數量、質量、供應商等信息。2.完整性原則：原材料存檔信息必須完整，包括原材料的采購合同、檢驗報告、入庫單、出庫單、報廢單等相關文件和資料。3.安全性原則：原材料存檔信息必須安全，采取必要的措施防止原材料存檔信息的泄露、丟失、損壞等情況的發生。4.可追溯性原則：原材料存檔信息必須具有可追溯性，能夠追溯到原材料的采購源頭、使用過程和報廢情況等。四、管理機構及職責1.人事行政部（1）負責原材料存檔管理制度的制定、修訂和完善。（2）負責原材料存檔管理工作的組織、協調和監督。（3）負責原材料存檔信息的收集、整理、歸檔和保管。（4）負責原材料存檔信息的查詢、借閱和使用管理。2.采購部（1）負責原材料采購合同的簽訂和存檔管理。（2）負責原材料供應商的檔案管理，包括供應商的基本信息、資質證明、供貨協議等。（3）及時將原材料的采購信息傳遞給人事行政部，以便人事行政部進行存檔管理。3.質檢部（1）負責原材料的檢驗工作，出具檢驗報告。（2）將檢驗報告及時傳遞給人事行政部，以便人事行政部進行存檔管理。4.倉庫部（1）負責原材料的入庫和出庫管理，填寫入庫單和出庫單。（2）將入庫單和出庫單及時傳遞給人事行政部，以便人事行政部進行存檔管理。（3）負責原材料的庫存管理，定期進行盤點，確保原材料的數量和質量準確無誤。原材料存檔的內容一、原材料采購合同采購合同是原材料采購的重要依據，應包括以下內容：1.合同編號、簽訂日期、雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息。2.原材料的名稱、規格、型號、數量、質量標準、單價、總價等詳細信息。3.交貨時間、交貨地點、運輸方式、運輸費用等交貨條款。4.付款方式、付款時間、付款條件等付款條款。5.質量保證期、質量異議處理方式等質量條款。6.違約責任、爭議解決方式等其他條款。二、原材料供應商檔案供應商檔案是對供應商基本信息、資質證明、供貨協議等的記錄，應包括以下內容：1.供應商編號、供應商名稱、地址、聯系方式等基本信息。2.供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質證明文件。3.供應商的供貨協議、質量保證協議、售后服務協議等相關協議。4.供應商的評價記錄，包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、服務等方面的評價。三、原材料檢驗報告檢驗報告是對原材料質量的檢驗結果的記錄，應包括以下內容：1.檢驗報告編號、檢驗日期、檢驗人員等基本信息。2.原材料的名稱、規格、型號、數量等詳細信息。3.檢驗項目、檢驗標準、檢驗方法、檢驗結果等檢驗內容。4.檢驗結論，包括合格或不合格。5.不合格項的處理情況，包括返工、報廢、降級使用等。四、原材料入庫單入庫單是原材料入庫的憑證，應包括以下內容：1.入庫單編號、入庫日期、入庫人員等基本信息。2.原材料的名稱、規格、型號、數量、單價、總價等詳細信息。3.供應商名稱、供貨批次等供貨信息。4.檢驗結果，包括合格或不合格。5.入庫倉庫、存放位置等存放信息。五、原材料出庫單出庫單是原材料出庫的憑證，應包括以下內容：1.出庫單編號、出庫日期、出庫人員等基本信息。2.原材料的名稱、規格、型號、數量、單價、總價等詳細信息。3.領用部門、領用人員等領用信息。4.用途說明，包括生產用、維修用、研發用等。5.出庫倉庫、存放位置等存放信息。六、原材料報廢單報廢單是原材料報廢的憑證，應包括以下內容：1.報廢單編號、報廢日期、報廢人員等基本信息。2.原材料的名稱、規格、型號、數量等詳細信息。2.報廢原因，包括質量問題、過期失效、損壞等。3.審批意見，包括相關部門負責人的簽字確認。原材料存檔的流程一、原材料采購合同的存檔1.采購部簽訂原材料采購合同后，將合同原件交人事行政部存檔。2.人事行政部對采購合同進行登記，填寫《原材料采購合同登記表》，包括合同編號、簽訂日期、雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息，以及原材料的名稱、規格、型號、數量、質量標準、單價、總價等詳細信息。3.將采購合同原件按照合同編號進行歸檔，并存放在專門的合同檔案柜中，由專人負責保管。二、原材料供應商檔案的建立與更新1.采購部在確定原材料供應商后，收集供應商的基本信息、資質證明、供貨協議等相關資料，建立供應商檔案。2.供應商檔案應包括供應商編號、供應商名稱、地址、聯系方式等基本信息，以及供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質證明文件，供應商的供貨協議、質量保證協議、售后服務協議等相關協議。3.采購部應定期對供應商進行評價，將評價結果記錄在供應商檔案中，包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、服務等方面的評價。4.如供應商的基本信息、資質證明、供貨協議等發生變化，采購部應及時通知人事行政部，人事行政部應及時對供應商檔案進行更新。三、原材料檢驗報告的存檔1.質檢部出具原材料檢驗報告后，將檢驗報告原件交人事行政部存檔。2.人事行政部對檢驗報告進行登記，填寫《原材料檢驗報告登記表》，包括檢驗報告編號、檢驗日期、檢驗人員等基本信息，以及原材料的名稱、規格、型號、數量等詳細信息，檢驗項目、檢驗標準、檢驗方法、檢驗結果等檢驗內容，檢驗結論，不合格項的處理情況等。3.將檢驗報告原件按照檢驗報告編號進行歸檔，并存放在專門的檢驗報告檔案柜中，由專人負責保管。四、原材料入庫單的存檔1.倉庫部辦理原材料入庫手續后，將入庫單原件交人事行政部存檔。2.人事行政部對入庫單進行登記，填寫《原材料入庫單登記表》，包括入庫單編號、入庫日期、入庫人員等基本信息，以及原材料的名稱、規格、型號、數量、單價、總價等詳細信息，供應商名稱、供貨批次等供貨信息，檢驗結果，入庫倉庫、存放位置等存放信息。3.將入庫單原件按照入庫單編號進行歸檔，并存放在專門的入庫單檔案柜中，由專人負責保管。五、原材料出庫單的存檔1.倉庫部辦理原材料出庫手續后，將出庫單原件交人事行政部存檔。2.人事行政部對出庫單進行登記，填寫《原材料出庫單登記表》，包括出庫單編號、出庫日期、出庫人員等基本信息，以及原材料的名稱、規格、型號、數量、單價、總價等詳細信息，領用部門、領用人員等領用信息，用途說明，出庫倉庫、存放位置等存放信息。3.將出庫單原件按照出庫單編號進行歸檔，并存放在專門的出庫單檔案柜中，由專人負責保管。六、原材料報廢單的存檔1.倉庫部辦理原材料報廢手續后，將報廢單原件交人事行政部存檔。2.人事行政部對報廢單進行登記，填寫《原材料報廢單登記表》，包括報廢單編號、報廢日期、報廢人員等基本信息，以及原材料的名稱、規格、型號、數量等詳細信息，報廢原因，審批意見等。3.將報廢單原件按照報廢單編號進行歸檔，并存放在專門的報廢單檔案柜中，由專人負責保管。原材料存檔的保管與利用一、保管要求1.原材料存檔應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案柜應按照原材料的類別、編號等進行分類存放，便于查找和管理。3.檔案柜應定期進行清理和整理，保持檔案柜的整潔和有序。4.檔案管理人員應定期對原材料存檔進行檢查和維護，確保原材料存檔的安全和完整。二、利用要求1.公司內部各部門需要查詢原材料存檔信息時，應填寫《原材料存檔查詢申請表》，經相關部門負責人簽字確認后，交人事行政部辦理查詢手續。2.人事行政部應根據《原材料存檔查詢申請表》的內容，及時查找相關的原材料存檔信息，并將查詢結果反饋給申請部門。3.如需借閱原材料存檔信息，應填寫《原材料存檔借閱申請表》，經相關部門負責人簽字確認后，