第一章總則第一條

為加強公司企業檔案工作，服務于企業研發、生產、經營活動和管理工作，根據《集團有限公司企業檔案工作規定》和檔案相關法律法規，結合公司實際，制定本辦法。第二條

企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。第三條

知識產權檔案是指在知識產權創造、運用、保護和管理工作活動中形成的，具有保存價值、應當歸檔的各種載體的檔案文件。第四條

重大活動檔案是指在重大活動中直接形成的具有長久保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄。第五條

企業檔案實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。第六條

公司各單位包括全資子公司應設置專職或兼職資料員或文書員，負責本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網絡。并在業務上接受公司檔案館指導。第七條

境外企業檔案管理參照《集團有限公司境外企業檔案工作指導意見》執行。第二章

工作職責第八條

檔案館職責（一）學習貫徹并執行上級檔案主管部門及國家檔案局的檔案精神及法律法規。（二）按照“統一領導、分級管理”原則，監督、指導、檢查公司各職能部門及項目的檔案前期的資料整理工作。（三）制定年度檔案工作計劃，并組織實施。（四）明確各門類檔案歸屬與流向。（五）督促公司各職能部門對重大固定資產投資專項資料的前期的收集、整理，對達到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級單位完成對公司檔案專項檢查與驗收工作。（六）對公司達到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。（七）指導各職能部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。第九條

公司及子公司各職能部門職責（一）各職能部門應按照“誰形成，誰歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門（項目）文件，并定期向檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準確性和系統性負責。（二）各職能部門負責人，應對本部門歸檔文件的完整性和系統性負責。第十條

加強企業重大活動檔案管理工作，應依照有關規定，進行重大活動檔案的立卷歸檔。應遵循集中統一管理的原則，確保重大活動檔案的系統、完整、安全。第三章

業務工作第十一條

企業檔案工作與業務活動（一）檔案工作應納入公司領導工作議事日程、企業規章制度及工作流程、部門和有關人員的經濟或崗位責任制。（二）檔案館或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動。（三）公司在下達項目計劃任務、檢查項目計劃進度、驗收或鑒定項目成果、進行項目總結時，應同時對項目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。第十二條

文件的形成與積累（一）文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；（二）文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交部門、項目或專項資料員保管。第十三條

文件整理與歸檔（一）文件整理1.文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間的有機聯系。2.文書、科技、會計、聲像、實物檔案等門類文件的整理，應分別符合《文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等標準、文件的要求。3.固定資產投資項目文件整理，應按《集團有限公司固定資產投資項目檔案管理辦法》執行。（二）文件歸檔范圍1.

公司在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。（1）企業資產:包括各種物業(如樓宇、房產、土地)的產權證、使用證，資產的注入、劃撥、劃轉、無形資產買入的請示、批復、權屬證明及產權變動證明材料，清產核資工作中形成的各種文件材料；（2）注冊登記:包括企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業的章程及與各方簽訂的合同)；（3）行政管理:包括董事會、監事會形成的會議記錄、紀要、決議等材料及文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務、外事公關、安全保衛等工作形成的文件材料；（4）經營管理:包括經營決策、計劃統計、財務管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協議及公證書，企業內部管理與整頓形成的文件材料；（5）生產技術管理:包括生產調度、質量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計量工作、標準化工作等形成的文件材料及企業各種資質證書及相關材料；（6）社團工作:包括黨、團組織、工會、協會、紀檢監察、宣傳教育等方面形成的文件材料；（7）投資開發:包括境內外投資項目中的項目建議(申請)書、意向書，可行性研究報告、項目評估、項目批準文件，合同、章程、協議等及其審批文件、批準證書，項目勘察設計、施工、竣工驗收等活動形成的文件材料，承包工程、設計咨詢項目中的招投標、中標、簽訂合同、施工準備、施工、竣工驗收、工程移交等活動形成的文件材料，科技經貿合作項目中的合同、協議，及實施合作過程中形成的主要文件材料，勞務合作項目中的合同、協議、人事管理、財務管理等活動形成的文件材料；（8）基本建設:包括本企業各種基建工程形成的依據性、基礎性材料，設計文件、施工文件、監理文件和竣工文件材料；（9）設備儀器:包括各種自制、外購設備及安裝調試文件材料；（10）產品生產:包括每種產品從開發、設計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標、廣告等方面形成的文件材料；（11）科學研究:包括從開題到實驗、總結報告、技術鑒定、成果推廣應用及轉讓等系列活動中形成的文件材料；（12）聲像實物:包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎狀、獎章、獎杯、獎牌、錦旗、書畫等；2.歸檔文件的主要來源有：公司形成的文件；公司引進項目、外購設備等接收的文件；所屬單位及參股企業向公司提交的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件；公司執行、辦理的外來文件。3.管理類和會計、科技、聲像、實物等門類文件歸檔范圍和保管期限，應符合文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等有關規定的要求。（三）文件歸檔時間1.經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2.科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。3.產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4.會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。5.磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。6.更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。7.涉密檔案文件歸檔時間，應按國家和企業保密規定執行。（四）文件歸檔要求1.各部門、項目及專項工作專兼職資料員應按規定將文件整理后歸檔。2.歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應予以修復。3.歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，復制件需加蓋歸檔單位公章。4.非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。5.歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當增加份數。6.兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。7.文件形成部門應就歸檔文件填寫“檔案交接登記表”（附件1）。重要項目文件歸檔時，應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。8.文件形成部門應按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時應認真核對，并檢查檔案質量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續、形成歸檔記錄。9.具有永久、長期保存價值的電子文件，應形成一份紙質文件歸檔。電子檔案實行“雙套制”管理，應與其他載體檔案區分，單獨整理存放，并通過互見號與其他載體檔案建立對應關系。10.因公出國考察帶回的技術材料、影像資料，應及時整理、立卷、移交檔案館。第十四條

檔案與資料的收集（一）接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有檔案。（二）根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。（三）根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。（四）根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。第十五條

檔案整理工作（一）檔案館應區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。（二）分類方案應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應附有分類說明。（三）類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設定。（四）全宗內檔案按類別集中排列，類別內檔案按類目順序排列編號。（五）根據分類方案和排列順序編制檔號，檔號編制方法見《檔號編制規則》（DA/T13-1994）。（六）檔案全宗、分類編號，應按《中國中車集團有限公司檔案分類編號辦法》執行。（七）紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其它載體檔案保管單位的檔號。（八）按全宗、類目、保管期限編制檔案目錄。第十六條

檔案保管工作（一）檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應配備防磁設施。重要檔案應實行異地異質備份、確保檔案安全。（二）檔案入庫前一般應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救，易損的制成材料和字跡、應采取復制手段加以保護。（三）庫房管理1.庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。2.庫房溫、濕度應符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）和《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記。3.庫房設備運轉和檔案害蟲及霉菌防治情況應定期檢查，并及時排除隱患。4.庫藏檔案應定期清理核對、做到賬物相符，數量發生變化時應記錄說明。（四）館藏檔案應保持其歷史的真實面目，可采用縮微技術進行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應進行縮微拍攝，原件和縮微品并存。第十七條

檔案鑒定工作（一）成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（組），負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。（二）根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定檔案保管期限。（三）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。（四）凡是反映本企業主要職能活動和歷史面貌，對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，應為永久保管檔案。（五）凡是反映本企業一般工作活動，在一定時期對本企業各項工作有參考利用價值的文件，應為定期保管檔案，可根據其參考價值分為30年和10年。（六）定期對已到保管期限的檔案進行鑒定：經檔案鑒定委員會（或小組）鑒定，需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；無保存價值的檔案應登記造冊、填寫銷毀清冊，經企業法定代表人批準后進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存；涉密檔案還須經企業保密委員會批準后進行監督銷毀。第十八條

檔案統計工作（一）檔案館應及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。（二）建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷毀情況等。（三）檔案統計工作應保持連續性，按國家檔案局有關規定填報企業檔案室基本情況年報表。第十九條

檔案利用工作（一）檔案館應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務。（二）根據保密規定和知識產權管理要求，設定檔案利用權限，越權利用須經有關領導審批。（三）檔案利用應按規定審批、登記，填寫借閱登記表，涉密文件還須填寫涉密檔案調卷審批單；利用效果突出的宜進行登記，填寫利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報開發利用檔案信息資源成果。（四）可采用直接查閱、電話調閱等方式，提供利用原件、復制件，復制件需加蓋“檔案復制專用章”。（五）借閱檔案的人員，應保持案卷的完整與安全，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。（六）借閱檔案在歸還時，檔案管理人員應嚴格檢查驗收，確認沒有問題后，雙方辦理交接手續。（七）公司宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編等。（八）公司宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。（九）公司宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。第四章

檔案的保密工作第二十條

檔案資料是企業的寶貴財富，檔案人員和檔案利用人員應有高度的保密意識，遵守保密制度。第二十一條

檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫“借（查）閱申請表”（見附件4），并經有關領導簽字審核后方可借閱。科技檔案、聲像實物檔案須經總工程師批準；