第一章

總則第一條

為規范公司科技檔案管理工作，提升科技檔案管理水平，更好地促進企業的發展，依據相關法律、法規等標準要求，結合公司實際，制定本辦法。第二條

本辦法規定了科技檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定銷毀等工作。第三條

本辦法適用于公司及其全資子公司的科技檔案管理工作。第四條

本辦法所稱科技檔案是指記錄和反映企業科學研究、生產運營、項目建設和設備儀器等管理活動中形成的，具有保存價值，應歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的科技文件。主要有產品生產類、科研開發類、項目建設類和設備儀器類等檔案。第五條

科技檔案是企業科技、生產活動的歷史記錄，是企業工作的重要組成部分，企業應對科技檔案工作實行統一領導，集中統一管理，建立和完善科技檔案管理制度，確保科技文件的完整、準確、系統。第六條

科技文件的產生貫穿于企業科技、生產活動全過程，企業應將科技文件的形成、積累和歸檔納入領導議事日程，納入科技、生產工作規章制度和工作程序，納入相關部門和有關人員的經濟責任制和崗位職責，并進行相應考核。第七條

檔案館是科技檔案工作的管理部門，負責制定科技檔案規章制度；負責科技檔案工作監督和指導；負責科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和檔案信息化建設等工作。第八條

企業科技職能或承辦部門負責科技文件的形成、收集、積累和整理工作，負責按歸檔要求將系統整理后的科技文件，向檔案部門移交歸檔。第九條

科技檔案工作應滿足企業發展需求，運用現代技術和管理方法，為企業科技、生產活動提供高效優質服務。第十條

固定資產投資項目檔案管理相關要求見《中國公司集團有限公司固定資產投資項目檔案管理辦法》。第二章

科技文件的收集第十一條

科技文件形成公司科技文件的歸檔原則是誰負責的項目，誰負責收集、整理、歸檔，務必保證文件的齊全、準確。（一）下達科技、生產任務時，應同時提出文件形成與歸檔要求；檢查科技、生產進度時，應同時檢查項目文件形成與積累情況；鑒定、驗收科技和生產成果時，應同時鑒定、驗收科技文件是否準確、完整、系統；項目總結應同時檢查項目文件的歸檔移交工作。（二）簽訂項目設計、勘察、施工、監理合同或協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件及整理和歸檔的要求；簽訂設備購置合同或協議時，應設立專門條款，明確有關單位應提交相應設備文件內容。（三）職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門歸檔科技文件的完整和系統負責；文件形成者應對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；職能或承辦部門應設立專兼職資料員，負責收集、整理歸檔文件，對歸檔文件的整理質量負責。（四）檔案館或檔案人員應參加產品鑒定、科研成果審定、項目驗收、設備開箱等活動，負責檢查應歸檔科技文件的完整性和系統性。（五）科研課題、產品試制、項目建設或其它技術項目，未形成完整、準確、系統的科技文件歸檔的，項目不能驗收。（六）停建、緩建的工程項目、停止或未進行的科研項目、停產的產品項目形成的科技文件，都應收集、整理，按歸檔要求移交檔案館保管，不得遺失和銷毀。（七）對應歸檔科技文件，任何人不得據為己有、拒絕歸檔。（八）科技文件的形成應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。第十二條

科技文件的整理（一）案卷組織1.組卷原則應遵循科技文件形成規律，保持案卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統，便于檔案的保管和利用。2.組卷要求案卷內科技文件應齊全，完整，簽章手續完備，載體和書寫材料應符合檔案保護要求。3.組卷方法（1）針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目案卷中，按階段或分年度組卷。（2）科研課題、產品、建設項目、設備儀器科技文件，應按其項目、結構、階段或臺(套)等分別組卷。（3）成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態。（4）通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內備考表中注明并標注標準圖、通用圖的圖號和檔號。所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄漏在外面，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。（5）底圖以張或套為保管單位進行整理。（6）

產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨組卷排列在原產品案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。（7）產品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。（二）案卷及卷內科技文件排列1.科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列，卷內文件一般應文字在前，圖樣在后，譯文在前，原文在后。2.案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列，一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文和來文可為一件。3.科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列。4.產品類案卷宜按產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產品系列、結構等排列。5.建設項目類案卷宜按項目前期、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。6.設備儀器類案卷宜應按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備儀器的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、竣工驗收、隨機文件、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。（三）編目1.卷內科技文件頁號編寫案卷內科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號；卷內目錄和卷內備考表不編寫頁號。2.卷內目錄編制卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前，式樣見附件1。序號：應依次標注卷內科技文件排列順序。文件編號：應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。責任者：應填寫文件形成者或第一責任者。文件題名：應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名。日期：應填寫文件形成的時間（用8位阿拉伯數字表示）。頁數：應填寫每件文件總頁數。備注：可根據實際填寫需注明的情況。檔號：此項文件歸檔后由檔案人員填寫。3.卷內備考表編制備考表應排列在卷內全部文件之后，式樣見附件2。卷內備考表應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人：應由立卷責任者簽名。立卷日期：應填寫完成立卷的時間。檢查人：負責審核的檔案人員填寫。檢查日期：應填寫案卷質量審核的時間?；ヒ娞枺簯顚懛从惩粌热莶煌d體檔案的檔號，并注明其載體類型，檔案人員填寫。檔號：此項文件歸檔后由檔案人員填寫。（四）案卷裝訂1.案卷內文件可整卷或以件為單位裝訂。2.案卷內超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3）。3.外文資料應保持原來的文件裝訂形式。第十三條

科技文件歸檔（一）歸檔內容1.產品類：產品的計劃決策、設計、試制、生產、評優、認證階段等科技文件。2.科研類：研究準備、研究實驗與開發、總結鑒定驗收、成果申報、推廣應用階段等科技文件。3.項目建設類：綜合管理文件、項目準備階段、項目建設階段、項目竣工驗收階段、項目后評估階段等科技文件。4.設備儀器類：綜合管理文件、設備儀器依據性文件、隨機文件、安裝調試、竣工驗收、設備改造等科技文件。科技文件的歸檔范圍和保管期限表，參見但不限于附件3。（二）歸檔時間1.產品生產及服務業務應隨時或定期或按階段歸檔。產品設計開發周期長的項目可分段組卷歸檔。2.科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。3.

外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4.更新、補充的科技文件，企業資產與產權變動過程中形成的科技文件及其他活動形成的科技文件應隨時歸檔。（三）歸檔要求1.各職能部門、項目及專項工作專兼職資料員應按照規定將科技文件整理后歸檔。2.歸檔的科技文件應完整、準確、系統，其制成材料應有益于長久保存，圖文字跡應清晰整潔，符合形成文件設備標稱的質量要求。3.歸檔科技文件應為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。4.歸檔的科技文件一般一式一份，重要的利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。5.兩個以上單位合作完成的科技項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。一般主辦單位保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。6.非紙質科技文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）有譯文的，應連同譯文一并歸檔，無譯文的譯出目錄和標題后歸檔。7.

除空白頁（卷內文件目錄、案卷封面、封底）外，文件與圖紙逐一編號。印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重復編號。位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反。編號工具：用鉛筆編寫阿拉伯數字。（四）歸檔手續1.科技文件移交歸檔時，歸檔單位應按照歸檔科技文件內容，填寫檔案交接登記表，一式兩份。2.

檔案館應對照科技檔案交接登記表逐一清點，核對無誤后，交接雙方簽字蓋章，經雙方部門審批后，辦理移交手續?？萍紮n案交接登記表由交接雙方各留一份保存備查。第三章

科技檔案整理第十四條

科技檔案整理是做好科技檔案管理的基礎工作，對于實現檔案的規范化、標準化、現代化管理具有重要意義，企業應對接收的全部科技檔案分門別類，進行系統整理。第十五條

檔號的編制科技檔案一般按種類—項目代號—案卷號三級分類。（科技檔案編號具體參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T11822-2008）。種類分為：設備（S）、基建（J）、產品（C）、科研（K）、標準（B）、工裝（G）等項目代號，由所反映的產品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定。第十六條

歸檔章以件為單位裝訂，應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。案卷內圖紙宜不裝訂，且在每張圖紙的標題欄上方的空白處加蓋檔號章，檔號與序號的填寫同卷內目錄相應項目的填寫。第十七條

案卷封面編制案卷封面：宜印制在卷盒正表面。案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容，主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。立卷單位：應填寫負責組卷部門或單位。起止日期：應填寫案卷科技文件形成的最早和最晚的時間，按“年月日”格式填寫。保管期限：應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限。密級：應填寫卷內科技文件的最高密級。檔號：按第十四條編制的填寫。第十八條

案卷脊背編制案卷脊背印制在卷盒側面。案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同案卷封面相同項目的填寫。第十九條

檔案人員在分類編號的基礎上，應依據排列好的案卷順序對案卷進行登記，編制案卷目錄。案卷目錄內的案卷排列次序不應有空號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。第二十條

紙質科技檔案應與對應的非紙質載體科技檔案設立互見號?；ヒ娞柺欠从惩粌热萜渌d體檔案保管單位的檔號。第四章

科技檔案的保管第二十一條

檔案館應做好檔案的日常保護、維護和管理。第二十二條

科技檔案應依據載體的不同形式選擇檔案柜架，檔案裝具質量應符合國家檔案管理相關要求。底圖不宜折疊，平鋪放入底圖柜，重要科技檔案應異地備份。第二十三條

科技檔案入庫前應去污、除塵，及時修復或補救受損科技檔案，對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。第二十四條

建立科技檔案庫房登記制度，非檔案人員嚴禁入內，特殊情況需要出入時應做好登記。第二十五條

科技檔案庫房應具備防火、防盜、防光、防潮、防污染、防塵、防有害生物等防護功能，庫房內外環境應保持干凈、整潔。第二十六條

檔案庫房應配備相應的環境保護設備設施，庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；溫濕度應符合不同科技檔案載體的要求，并做好溫濕度登記。第二十七條

科技檔案應確保其真實性，不得任意更改，需要更改時，應按照企業科技文件更改規定，履行審批手續后進行更改，并做好相關記錄。第二十八條

科技檔案應定期清理核對，做到帳物相符，庫藏檔案數量變化應及時記錄說明。第五章

科技檔案鑒定第二十九條

成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責確定科技檔案保管期限和到期科技檔案鑒定工作。第三十條

科技檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。凡是反映本企業主要職能活動和歷史面貌，對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管；凡是反映本企業一般工作活動，在一定時間內對本企業各項工作有參考價值的文件，列為定期保管；第三十一條

企業要定期對已到保管期限的科技檔案進行鑒定，及時剔除超過保管期限或已無保存和利用價值的科技檔案。（一）科技檔案鑒定應由檔案人員對已到保管期限需要鑒定的科技檔案進行初步鑒定后，編制“科技檔案鑒定目錄”提請檔案鑒定委員會（或小組）鑒定。（二）檔案鑒定委員會（或小組）對“科技檔案鑒定目錄”進行審核鑒定并填寫鑒定意見，經鑒定委員會（或小組）成員簽名后生效。（三）凡經鑒定后還需保存的檔案，由鑒定委員會（或小組）確認保管期限，一般可作為定期保存檔案進行管理。（四）凡經鑒定后需要銷毀的檔案，應由鑒定委員會（或小組）提出銷毀意見，檔案人員編制科技檔案銷毀清冊，報請主管領導批準后銷毀。第三十二條

科技檔案銷毀時，應由檔案館和科技檔案形成部門共同派員監銷，監銷人必須對銷毀檔案進行清點核實，嚴格履行職責，到指定地點進行銷毀。銷毀后，雙方應在科技檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告相關領導。第六章

科技檔案統計第三十三條

檔案館應建立科技檔案工作統計臺賬，定期統計科技檔案館藏情況，年度入出庫、利用、銷毀等情況，并做好登記。第三十四條

檔案館應及時、準確地編制科技檔案基礎情況統計年報，準確匯總科技檔案工作各項數據。第三十五條

科技檔案統計工作應保持連續性，統計數據應真實和準確。第七章

科技檔案提供利用第三十六條

企業應加強科技檔案利用體系建