安裝公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司生產、經營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統計等工作。3.負責檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作，嚴格執行檔案利用審批手續。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規定程序進行銷毀。5.負責檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化管理。6.指導、監督各部門的檔案管理工作，組織檔案業務培訓。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準確。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作。三、檔案的分類與編號（一）分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、總結、報告、規章制度、證照等。2.人力資源類：包括員工檔案、招聘錄用、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同等。3.財務審計類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.市場營銷類：包括市場調研、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳等。5.工程技術類：包括工程圖紙、施工方案、技術交底、質量檢驗報告等。6.物資設備類：包括物資采購計劃、采購合同、設備清單、設備維護記錄等。7.安全環保類：包括安全管理制度、應急預案、環保監測報告等。8.企業文化類：包括公司簡介、宣傳資料、活動照片、榮譽證書等。9.項目管理類：包括項目立項文件、項目進度報告、項目驗收資料等。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）編號檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，如“2023”。2.類別代碼：按照檔案分類的順序，用兩位數字表示，如“行政管理類”為“01”，“人力資源類”為“02”等。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“202301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部。2.檔案形成部門應確保檔案的齊全、完整，對不符合要求的檔案應及時補充、修正。3.對于公司外部接收的文件、資料等，應及時交綜合管理部登記、整理。（二）整理1.綜合管理部檔案管理人員對收集到的檔案進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.整理檔案時，應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。3.檔案應按照分類編號的要求進行排列，同一類別的檔案應按照時間順序排列。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄清晰、準確。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規定的標準。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查、維護，防止數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，發現問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，嚴禁在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部負責人審批。2.綜合管理部負責人審批同意后，檔案管理人員辦理借閱手續，將檔案借給借閱人，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、借閱內容、借閱期限等信息。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現問題應及時向借閱人核實。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門代表組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、內容價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊》經公司主管領導批準后，由綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監督，銷毀完畢后，監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案管理系統綜合管理部應建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門應按照電子檔案管理系統的要求，及時將本部門形成的電子檔案收集、整理后移交綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員對接收的電子檔案進行分類、編目、存儲等整理工作，確保電子檔案的格式規范、內容完整。（三）電子檔案的保管與利用1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。2.電子檔案的利用應通過電子檔案管理系統進行，嚴格執行電子檔案查閱、借閱審批手續。3.檔案管理人員應定期對電子檔案管理系統進行維護、更新，確保系統的正常運行。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員應具備的條件1.政治素質高，責任心強，具有良好的職業道德。2.熟悉檔案管理業務，掌握檔案管理的基本知識和技能。3.具備一定的計算機操作能力和文字處理能力。（二）檔案管理人員的崗位職責1.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統計等。2.做好檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作，嚴格執行檔案利用審批手續。3.定期對檔案進行鑒定，