審批流程閉環管理制度一、總則（一）目的為規范公司審批流程，確保各項工作有序進行，提高工作效率，加強內部控制，特制定本審批流程閉環管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及審批流程的事項，包括但不限于費用報銷、合同簽訂、人事任免、項目立項等。（三）基本原則1.合法性原則：審批流程應符合國家法律法規及公司相關規定。2.完整性原則：涵蓋審批事項的各個環節，確保流程閉環。3.準確性原則：審批信息應真實、準確、完整。4.及時性原則：各環節審批應在規定時間內完成，避免延誤。5.責任明確原則：明確各審批環節的責任人及職責。二、審批流程的定義與分類（一）定義審批流程是指公司內部為完成特定事項，按照規定的程序和權限，由相關人員對該事項進行審核、批準的過程。（二）分類1.費用報銷審批流程：包括差旅費、辦公用品費、業務招待費等各類費用的報銷審批。2.合同審批流程：涉及采購合同、銷售合同、租賃合同等各類合同的簽訂審批。3.人事審批流程：如員工入職、離職、晉升、調崗等人事變動的審批。4.項目審批流程：項目立項、項目進度報告、項目結項等環節的審批。5.其他審批流程：根據公司實際情況，新增或特殊事項的審批流程。三、審批流程的發起（一）發起條件申請人應確保申請事項符合公司相關規定及業務需求，并準備好完整的申請資料。（二）發起方式申請人通過公司指定的審批系統或紙質申請表發起審批流程，詳細填寫申請事項的內容、原因、涉及金額、預計完成時間等信息，并上傳相關附件。四、審批流程的流轉（一）初審環節1.初審人職責：對申請事項進行初步審核，檢查申請資料是否齊全、合規，申請內容是否清晰、合理。2.初審要點：費用報銷：審核發票真偽、報銷標準是否符合規定、報銷事由是否合理等。合同審批：審查合同條款是否合法、合規，權利義務是否明確，風險是否可控等。人事審批：核實人事變動的依據是否充分，相關手續是否完備等。項目審批：評估項目的可行性、必要性，項目計劃是否合理等。3.初審結果處理：若初審通過，初審人在審批系統中簽署意見并提交至下一環節。若初審不通過，初審人應明確指出問題所在，退回申請人修改，并說明理由。（二）中間審批環節1.審批人職責：按照職責和權限對申請事項進行進一步審核，綜合考慮各種因素，做出審批決策。2.審批要點：從公司整體利益出發，審查申請事項對公司業務、財務、運營等方面的影響。關注審批事項與公司戰略、政策的一致性。對涉及多個部門或復雜業務的申請，進行跨部門溝通與協調。3.審批結果處理：審批通過，審批人簽署同意意見并提交至下一環節。審批不通過，審批人應詳細說明不同意的原因及整改要求，退回上一環節或申請人重新發起申請。（三）終審環節1.終審人職責：對申請事項進行最終審核，全面把控審批風險，做出最終決策。2.終審要點：重點審查審批事項的合規性、合理性、必要性及整體風險。考慮公司資源配置、戰略方向等宏觀因素。3.終審結果處理：終審通過，終審人簽署批準意見，審批流程結束。終審不通過，終審人應明確拒絕理由，申請事項終止，相關資料歸檔保存。五、審批流程的跟蹤與監控（一）跟蹤機制1.申請人跟蹤：申請人可通過審批系統實時查看審批流程的進展情況，及時了解各環節的審批意見和處理結果。2.審批人跟蹤：審批人在審批過程中應關注流程進度，確保按時完成審批工作。對于超過規定時間未處理的環節，系統應自動提醒審批人。3.流程管理員跟蹤：公司設立專門的流程管理員，負責對審批流程進行整體跟蹤和監控。定期檢查流程的執行情況，及時發現并解決流程中出現的問題。（二）監控措施1.數據統計分析：定期對審批流程的數據進行統計分析，如審批通過率、平均審批時長、各環節的處理效率等，以便發現流程中的瓶頸和問題。2.異常情況預警：設定審批流程的關鍵指標閾值，當出現異常情況時，如某環節審批通過率過低、審批時長過長等，系統自動發出預警信息，提醒相關人員關注并及時處理。3.內部審計與檢查：公司內部審計部門定期對審批流程進行審計和檢查，評估流程的執行效果和內部控制情況，發現問題及時提出整改建議。六、審批流程的反饋與溝通（一）反饋機制1.審批意見反饋：審批人在審批過程中應詳細填寫審批意見，明確指出申請事項的優點與不足，提出改進建議和要求。審批意見應及時反饋給申請人，以便申請人了解審批情況并進行相應調整。2.處理結果反饋：審批流程結束后，無論審批通過與否，均應及時將最終處理結果反饋給申請人。對于審批不通過的情況，應向申請人說明具體原因及后續處理方式。（二）溝通機制1.跨部門溝通：在審批過程中，涉及多個部門的申請事項，相關部門之間應加強溝通與協調。通過審批系統的溝通功能、會議、電話等方式，及時交流信息，解決問題，確保審批流程順利進行。2.定期溝通會議：定期召開審批流程溝通會議，由流程管理員匯報審批流程的整體情況，各部門分享審批過程中的經驗和問題，共同探討優化流程的措施和方法。七、審批流程的優化與改進（一）優化原則1.提高效率原則：簡化繁瑣的審批環節，減少不必要的流程節點，提高審批效率。2.風險可控原則：在優化流程的同時，確保風險得到有效控制，不降低審批標準和內部控制要求。3.適應業務發展原則：根據公司業務發展的需要，及時調整和優化審批流程，使其更好地支持公司戰略目標的實現。（二）優化方法1.流程梳理：定期對現有審批流程進行全面梳理，繪制流程圖，明確各環節的職責和權限，查找存在的問題和可優化的空間。2.數據分析：利用審批流程的數據統計分析結果，找出流程中的瓶頸環節和耗時較長的節點，針對性地進行優化。3.征求意見：廣泛征求各部門和員工對審批流程的意見和建議，充分了解實際工作中的需求和困難，以便制定更加合理的優化方案。4.試點運行：對于優化后的審批流程，先選擇部分部門或項目進行試點運行，觀察運行效果，及時發現并解決新出現的問題。5.全面推廣：在試點運行成功的基礎上，逐步在公司范圍內全面推廣優化后的審批流程。八、審批流程的文檔管理（一）文檔分類1.申請資料：申請人提交的各類審批申請資料，如申請表、附件、證明材料等。2.審批記錄：審批流程中各環節審批人簽署的意見、審批時間等記錄。3.流程文件：包括審批流程圖、審批制度、操作手冊等相關文件。（二）文檔存儲1.電子存儲：所有審批流程相關文檔應統一存儲在公司指定的電子文檔管理系統中，確保文檔的安全性、完整性和可查閱性。2.紙質存儲：對于重要的審批文件，可根據需要進行紙質打印存檔，按照檔案管理規定進行分類、編號、裝訂和保管。（三）文檔查閱與借閱1.查閱權限：根據工作需要，不同人員具有不同的文檔查閱權限。一般情況下，申請人、審批人及相關部門負責人可查閱與其工作相關的審批文檔。2.借閱流程：如需借閱審批文檔，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經相關負責人批準后，方可借閱。借閱人應按時歸還文檔，確保文檔的安全和完整。九、審批流程的責任追究（一）責任界定1.申請人責任：申請人應對申請事項的真實性、準確性、完整性負責。若提供虛假信息或資料不全，導致審批流程延誤或出現問題，申請人應承擔相應責任。2.審批人責任：審批人應認真履行審批職責，對審批意見的合理性、準確性負責。若因審批失誤或故意違規審批，給公司造成損失的，審批人應承擔相應的賠償責任。3.流程管理員責任：流程管理員負責審批流程的日常管理和監控，若因管理不善或未及時發現解決流程問題，導致公司利益受損的，流程管理員應承擔相應責任。（二）追究方式1.批評教育：對于情節較輕的違規行為，給予批評教育，責令改正。2.績效扣分：根據違規行為的嚴重程度，在績效考核中給予相應的扣分處理，影響績效獎金發放。3.經濟賠償：對于給公司造成經濟損失的，責令責任人承擔相應的經濟賠償責任。4.紀律處分