工業公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理工作的組織、協調和指導，其主要職責如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對公司各部門的檔案管理工作進行監督、檢查和考核。4.組織檔案管理人員的培訓，提高檔案管理業務水平。5.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統。6.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理，其主要職責如下：1.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常收集、整理和保管工作。2.定期將本部門的檔案移交綜合管理部歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件。2.公司股東會、董事會、監事會等會議文件。3.公司各項規章制度、操作規程、標準等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.公司的各類報表、統計資料、財務檔案等。6.公司的工程建設項目文件，包括可行性研究報告、設計圖紙、施工資料等。7.公司的設備采購、安裝、調試等文件。8.公司的科研項目文件，包括立項報告、研究成果、專利等。9.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等資料。10.公司的行政事務文件，包括公文、信函、通知等。11.公司的宣傳資料、企業文化建設資料等。12.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其紙質版本，并確保兩者內容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后[具體時間]內歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單和檔案一并移交綜合管理部。4.綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后辦理入庫手續。五、檔案的保管（一）保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.做好檔案庫房的清潔衛生工作，保持庫房整潔。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，防止數據丟失。3.對電子檔案的存儲介質進行定期檢查和維護，確保存儲介質的可靠性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經公司綜合管理部負責人批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等信息。2.申請表經批準后，查閱人員到綜合管理部檔案庫房查閱檔案。3.檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，提供相應的檔案，并對查閱過程進行監督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用服務1.綜合管理部應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據工作需要，及時提供相關檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，綜合管理部應組織相關人員進行研究和分析，提供有針對性的檔案信息和建議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規和公司檔案管理制度為依據，對檔案進行鑒定。2.從公司實際出發，根據檔案的保存價值和現實利用情況，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組根據檔案的形成時間、內容、來源等因素，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組將鑒定結果報公司分管領導審批。2.經批準后，填寫檔案銷毀清單，一式兩份，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字后，由檔案管理人員負責組織銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。監銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。5.銷毀后的檔案銷毀清單應長期保存。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員應具備的條件1.具有良好的政治素質和職業道德，保守公司機密。2.熟悉檔案管理業務，具備一定的檔案專業知識和技能。3.工作認真負責，細心嚴謹，能夠熟練操作檔案管理信息系統。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等日常工作。2.嚴格遵守檔案管理制度，確