關(guān)于會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司各類(lèi)會(huì)議及活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)管理，確保會(huì)場(chǎng)的正常使用，提高會(huì)議及活動(dòng)的組織效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議、培訓(xùn)、講座、慶典等各類(lèi)活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)安排與管理。（三）基本原則1.高效有序原則：確保會(huì)場(chǎng)資源的合理利用，保證會(huì)議及活動(dòng)能夠順利進(jìn)行，提高工作效率。2.服務(wù)至上原則：為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)、舒適、便捷的會(huì)議環(huán)境，滿(mǎn)足其需求。3.安全第一原則：保障會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備的安全運(yùn)行，確保參會(huì)人員的人身安全。二、會(huì)場(chǎng)管理職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)場(chǎng)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司各類(lèi)會(huì)議及活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)安排，根據(jù)需求合理調(diào)配會(huì)場(chǎng)資源。3.定期對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的日常清潔、綠化及衛(wèi)生管理工作。5.協(xié)調(diào)解決會(huì)場(chǎng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，如設(shè)施故障、突發(fā)情況等。（二）會(huì)議組織部門(mén)1.根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的規(guī)模、性質(zhì)、時(shí)間等要求，提前向行政部門(mén)提交會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)。2.明確會(huì)議及活動(dòng)的主題、議程、參會(huì)人員等信息，協(xié)助行政部門(mén)做好會(huì)場(chǎng)布置工作。3.負(fù)責(zé)會(huì)議及活動(dòng)期間的現(xiàn)場(chǎng)組織和協(xié)調(diào)工作，確保會(huì)議及活動(dòng)按照預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行。4.監(jiān)督參會(huì)人員遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序。（三）參會(huì)人員1.遵守會(huì)場(chǎng)管理制度，愛(ài)護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備。2.按照會(huì)議組織部門(mén)的要求，準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議及活動(dòng)，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。3.在會(huì)場(chǎng)內(nèi)保持安靜，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)或接聽(tīng)電話，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。4.配合會(huì)議組織部門(mén)和行政部門(mén)做好會(huì)場(chǎng)的清潔和整理工作。三、會(huì)場(chǎng)預(yù)訂與安排（一）預(yù)訂流程1.會(huì)議組織部門(mén)如需使用會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《會(huì)場(chǎng)使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議或活動(dòng)的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主題、議程、參會(huì)人員等信息，并提交給行政部門(mén)。2.行政部門(mén)收到申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司會(huì)議及活動(dòng)的整體安排和會(huì)場(chǎng)資源情況進(jìn)行審核。如申請(qǐng)時(shí)間與其他重要會(huì)議或活動(dòng)沖突，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整預(yù)訂時(shí)間或更換會(huì)場(chǎng)。3.審核通過(guò)后，行政部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將預(yù)訂信息錄入公司會(huì)議管理系統(tǒng)，同時(shí)通知會(huì)議組織部門(mén)預(yù)訂成功。4.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議或活動(dòng)前[X]個(gè)工作日再次與行政部門(mén)確認(rèn)會(huì)場(chǎng)安排情況，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)。（二）會(huì)場(chǎng)安排原則1.根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的規(guī)模和性質(zhì)，合理選擇合適的會(huì)場(chǎng)。大型會(huì)議或重要活動(dòng)應(yīng)安排在公司的主會(huì)議室或多功能廳；小型會(huì)議或部門(mén)內(nèi)部會(huì)議可安排在部門(mén)會(huì)議室。2.優(yōu)先考慮使用公司內(nèi)部的會(huì)場(chǎng)資源，如因特殊情況需要租用外部會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明租用原因、預(yù)算等情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。3.會(huì)場(chǎng)的安排應(yīng)充分考慮參會(huì)人員的分布情況，盡量減少參會(huì)人員的交通成本和時(shí)間成本。四、會(huì)場(chǎng)布置（一）基本要求1.會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方、莊重得體，符合會(huì)議及活動(dòng)的主題和氛圍。2.根據(jù)會(huì)議及活動(dòng)的類(lèi)型和需求，合理擺放桌椅、音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)施設(shè)備，確保參會(huì)人員能夠舒適地使用。3.在會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)置明顯的指示牌，標(biāo)明會(huì)議或活動(dòng)的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息，方便參會(huì)人員查找。（二）不同類(lèi)型會(huì)議及活動(dòng)的布置要求1.商務(wù)會(huì)議：會(huì)議桌應(yīng)擺放整齊，桌面應(yīng)保持清潔，放置必要的文具，如筆記本、筆、文件袋等。主席臺(tái)應(yīng)設(shè)置背景幕布，幕布上可顯示會(huì)議主題、主辦單位、日期等信息。配備音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)等，確保聲音清晰、圖像顯示正常。在會(huì)場(chǎng)內(nèi)適當(dāng)擺放綠植，增加會(huì)議的氛圍。2.培訓(xùn)講座：采用階梯式或圍坐式桌椅擺放方式，便于學(xué)員與講師之間的互動(dòng)和交流。配備投影儀、電子白板、音響設(shè)備等教學(xué)設(shè)施，確保教學(xué)效果。在講臺(tái)上放置講師的資料、教材等物品。可根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置一些展示區(qū)，展示相關(guān)的圖片、資料等。3.慶典活動(dòng)：會(huì)場(chǎng)應(yīng)進(jìn)行精心裝飾，如懸掛橫幅、氣球、彩帶等，營(yíng)造熱烈、歡快的氛圍。設(shè)置舞臺(tái)，舞臺(tái)上應(yīng)擺放音響設(shè)備、燈光設(shè)備等，用于表演和致辭。在會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)置嘉賓席、觀眾席等區(qū)域，并做好座位標(biāo)識(shí)。準(zhǔn)備好簽到臺(tái)、禮品等物品。五、會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備配備1.根據(jù)會(huì)場(chǎng)的功能和使用需求，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)、照明設(shè)備等。2.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好、運(yùn)行正常。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)安排維修或更換。（二）設(shè)施設(shè)備使用1.會(huì)議組織部門(mén)在使用會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備前，應(yīng)提前向行政部門(mén)了解設(shè)備的使用方法和注意事項(xiàng)，并按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門(mén)安排維修人員進(jìn)行處理。3.參會(huì)人員不得擅自拆卸、移動(dòng)或損壞會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備，如有違反，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況和維修歷史。2.對(duì)于一些大型設(shè)備或重要設(shè)備，應(yīng)按照設(shè)備廠家的要求進(jìn)行定期保養(yǎng)和校準(zhǔn)，確保設(shè)備的性能和精度。3.做好設(shè)施設(shè)備的清潔工作，保持設(shè)備表面干凈整潔，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。六、會(huì)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的日常清潔工作，每天在會(huì)議及活動(dòng)結(jié)束后對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行全面清掃，包括地面、桌面、座椅、門(mén)窗等。2.定期對(duì)會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生間進(jìn)行清潔和消毒，保持衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生和空氣清新。（二）特殊清潔1.對(duì)于一些大型會(huì)議或重要活動(dòng)，應(yīng)在會(huì)議及活動(dòng)前后增加清潔頻次，確保會(huì)場(chǎng)環(huán)境整潔。2.如會(huì)場(chǎng)內(nèi)發(fā)生污染或損壞情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和修復(fù)，恢復(fù)會(huì)場(chǎng)的正常使用。七、會(huì)場(chǎng)安全管理（一）安全制度1.建立健全會(huì)場(chǎng)安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)會(huì)場(chǎng)安全工作的管理和監(jiān)督。2.定期對(duì)會(huì)場(chǎng)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)參會(huì)人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，確保會(huì)議及活動(dòng)期間的人身安全。（二）消防安全1.會(huì)場(chǎng)內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并確保其完好有效。2.保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防通道暢通，不得堆放雜物。3.嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙和使用明火，如需進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)，應(yīng)提前辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。（三）電氣安全1.對(duì)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其電氣線路安全可靠，無(wú)漏電、短路等現(xiàn)象。2.不得擅自增加或改裝電氣設(shè)備，如需增加用電設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行安裝。3.在使用電氣設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得過(guò)載使用。（四）人員安全1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議及活動(dòng)前對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行安全提示，提醒其注意人身安全。2.在會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，如緊急疏散通道指示牌、安全出口標(biāo)識(shí)等。3.如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織參會(huì)人員有序疏散，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)。八、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律管理（一）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。如有特殊情況需要請(qǐng)假，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假。2.在會(huì)場(chǎng)內(nèi)保持安靜，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)或接聽(tīng)電話，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。3.認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，做好會(huì)議記錄，不得在會(huì)議期間交頭接耳、打瞌睡或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。4.遵守會(huì)議的議程安排，不得擅自變更會(huì)議內(nèi)容或延