公司移交文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件移交工作的規范、有序進行，保障公司信息資產的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及與公司有業務往來的外部單位在文件移交過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：移交文件應真實反映公司各項業務活動的實際情況。2.完整性原則：確保移交文件涵蓋公司運營管理的各個方面，無重要文件遺漏。3.規范性原則：文件格式、內容表述等應符合公司統一規范要求。4.及時性原則：在規定的時間內完成文件移交工作，避免延誤。二、文件移交范圍（一）行政文件1.公司各類規章制度、管理辦法、通知、通告等。2.行政會議紀要、決議、記錄等。3.公司證照、資質文件、印章使用記錄等。（二）財務文件1.會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。2.財務預算、決算資料、資金往來記錄等。3.稅務申報資料、發票管理記錄等。（三）業務文件1.市場營銷資料，如市場調研報告、銷售合同、客戶檔案等。2.生產運營文件，包括生產計劃、工藝流程、質量檢驗記錄等。3.研發項目文檔，如項目立項報告、實驗數據、技術方案等。（四）人事文件1.員工檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。2.人事任免文件、薪酬福利記錄等。3.員工考勤記錄、請假申請及審批文件等。（五）其他文件1.公司對外簽訂的各類合同、協議及其補充文件。2.項目文檔，如項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文件等。3.與政府部門、合作伙伴等往來的信函、文件等。三、文件移交流程（一）移交準備1.發起部門整理：各部門在文件移交前，應指定專人負責對本部門保管的文件進行全面梳理，按照文件類別、時間順序等進行分類整理，確保文件的完整性和準確性。2.編制清單：整理人員根據整理結果編制《文件移交清單》，詳細記錄文件的名稱、編號、日期、份數等信息。清單應一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨文件一同移交。3.文件審核：移交部門負責人對編制好的《文件移交清單》和待移交文件進行審核，確保清單內容與實際文件相符，文件質量符合要求。（二）移交申請1.填寫申請表：移交部門在完成文件整理和審核后，填寫《文件移交申請表》，說明移交文件的類別、數量、移交原因、預計移交時間等信息，并提交給接收部門。2.接收部門確認：接收部門收到《文件移交申請表》后，應在[X]個工作日內進行確認。如同意接收，應明確接收時間和接收人員；如不同意接收，應說明原因并反饋給移交部門。（三）文件移交1.現場移交：移交部門按照約定的時間和地點，將整理好的文件及《文件移交清單》一并移交給接收部門。接收人員應在現場對文件的數量、完整性等進行核對，并在《文件移交清單》上簽字確認。2.特殊情況處理：如因特殊原因無法進行現場移交，經雙方協商一致后，可采用郵寄、專人送達等方式進行移交。但移交方應確保文件在運輸過程中的安全，并在送達后及時通知接收方進行簽收確認。（四）移交備案1.備案登記：移交完成后，移交部門和接收部門應將《文件移交清單》副本提交給公司檔案管理部門進行備案登記。檔案管理部門應建立文件移交臺賬，記錄文件移交的相關信息，包括移交部門、接收部門、文件名稱、移交時間等。2.定期核對：檔案管理部門應定期對文件移交臺賬進行核對，確保臺賬記錄與實際移交情況一致。如發現問題，應及時與移交部門和接收部門溝通協調，查明原因并進行處理。四、文件移交責任（一）移交部門責任1.確保移交文件的真實性、完整性和準確性，對文件內容的真實性負責。2.按照規定的時間和要求完成文件整理、編制清單及移交申請等工作。3.在移交過程中，向接收部門提供必要的文件說明和解釋，協助接收部門做好文件接收工作。（二）接收部門責任1.及時確認移交申請，安排專人負責接收文件，并在規定時間內完成文件接收工作。2.對接收的文件進行認真核對，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。3.負責接收文件的妥善保管和后續使用，確保文件的安全和有效利用。（三）檔案管理部門責任1.負責建立和完善文件移交備案制度，對文件移交臺賬進行規范管理。2.對移交備案的文件進行定期檢查和維護，確保文件的完整性和可讀性。3.為公司各部門提供文件移交相關的咨詢和指導服務，協助解決文件移交過程中出現的問題。五、文件移交過程中的保密要求（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等敏感信息的文件。2.公司內部尚未公開的政策、計劃、決策等文件。3.其他按公司規定需要保密的文件。（二）保密措施1.人員管理：參與文件移交的工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對涉及重要機密文件的移交，應嚴格限制知悉范圍，確保文件安全。2.環境安全：文件移交應在安全、保密的環境中進行，避免無關人員接觸。如在辦公場所進行移交，應選擇相對獨立、安靜的區域；如采用郵寄等方式，應確保文件包裝嚴密，防止信息泄露。3.文件處理：對保密文件的移交，應采取加密、脫密等技術手段進行處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的保密性。接收部門在收到保密文件后，應按照公司保密規定進行妥善保管，不得擅自復制、傳播或泄露。（三）違規處理1.如發現工作人員在文件移交過程中違反保密規定，泄露公司機密信息，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因文件移交過程中的保密問題給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規人員應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、文件移交后的保管與利用（一）保管要求1.接收部門保管：文件移交后，由接收部門負責按照公司檔案管理規定對文件進行保管。接收部門應設立專門的文件保管區域，配備必要的保管設備，如文件柜、防火防潮設施等，確保文件的安全存放。2.分類存放：接收部門應根據文件的類別、性質等進行分類存放，并建立清晰的索引目錄，便于查找和使用。對重要文件和頻繁使用的文件，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、備份存儲等。3.定期盤點：接收部門應定期對保管的文件進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。盤點內容包括文件的數量、完整性、存放位置等，如發現問題應及時記錄并報告處理。（二）利用規定1.內部使用：公司內部各部門因工作需要查閱、借閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》或《文件借閱申請表》，經本部門負責人審批后，到接收部門辦理查閱或借閱手續。接收部門應按照申請內容提供相應的文件，并做好登記記錄。查閱、借閱人員應在規定的時間內歸還文件，不得擅自轉借或復印。2.外部提供：如因工作需要向外部單位提供公司文件的，應按照公司對外信息披露管理規定進行審批。審批通過后，由接收部門按照規定的格式和內容要求提供文件，并做好記錄。外部單位使用公司文件時，應遵守公司相關規定，不得擅自擴大使用范圍或用于其他目的。七、文件移交的監督與檢查（一）監督機制1.內部監督：公司設立文件管理監督小組，由公司高層管理人員、檔案管理部門負責人及相關部門代表組成。監督小組定期對公司文件移交工作進行檢查，重點檢查文件移交流程的執行情況、文件質量、保密措施落實等方面。2.自我監督：各部門應加強對本部門文件移交工作的自我監督，定期對文件移交情況進行自查自糾，發現問題及時整改。（二）檢查內容1.流程執行：檢查文件移交是否按照規定的流程進行，包括移交準備、申請、移交、備案等環節的執行情況。2.文件質量：查看移交文件的完整性、準確性、規范性，是否符合公司文件管理要求。3.責任落實：核實移交部門、接收部門及檔案管理部門在文件移交過程中的責任落實情況，是否存在推諉扯皮現象。4.保密情況：檢查文件移交過程中的保密措施是否到位，有無發生泄密事件。（三）問題處理1.及時整改：對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時向相關部門發出整改通知，要求限期整改。整改部門應制定詳細的整改措施，并按時將整改情況反饋給監督小組。2.責任追究：對因文件移交工作不力導致公司利益受損或造成不良影響的