南寧學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強南寧學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于南寧學校各部門、各年級組、各班級以及全體教職員工和學生形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：學校檔案工作實行集中統一領導，由學校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案管理制度和工作規劃，并組織實施。2.集中統一管理全校各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。5.積極開展檔案的開發利用工作，為學校教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高全校師生的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照學校檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交學校綜合檔案室。3.協助綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，為學校各項工作提供支持。（三）檔案鑒定小組由學校分管領導、綜合檔案室負責人以及相關部門負責人組成檔案鑒定小組，負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織的各項工作文件、會議記錄、黨員名冊、入黨材料等。2.行政管理類：學校行政工作的各類文件、會議紀要、工作計劃、總結、規章制度等。3.教學工作類：教學計劃、教學大綱、教案、教材、教學課件、學生成績冊、教學質量評估材料等。4.科研工作類：科研項目申報書、立項通知書、研究報告、論文發表、科研成果鑒定等材料。5.學生工作類：學生學籍檔案、獎懲材料、社會實踐活動記錄、畢業生檔案等。6.人事檔案類：教職工個人檔案，包括履歷、學歷、職稱、工資、考核、獎懲等材料。7.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等。8.基建檔案類：學?；窘ㄔO項目的規劃、設計、施工、竣工驗收等文件材料。9.設備檔案類：學校各類教學、科研、辦公設備的購置、驗收、使用、維修等檔案。（二）歸檔要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、準確、完整。2.歸檔的文件材料應字跡清晰、紙張優良、格式規范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.歸檔的文件材料應按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯系，便于查找和利用。4.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并向學校綜合檔案室移交。（三）移交手續1.各部門向學校綜合檔案室移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案移交清單應包括檔案名稱、數量、年度、保管期限等內容。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進行分類。3.機構：按照學校內部機構設置進行分類。4.保管期限：根據檔案的價值確定保管期限，分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。（三）整理步驟1.裝訂：對歸檔的文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修復。2.分類：按照分類方法對文件材料進行分類。3.編號：對每一份文件材料進行編號，編號應具有唯一性。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、文件題名、日期、責任者、保管期限等內容。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關信息。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應具備專用的檔案庫房，庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）檔案上架1.檔案應按照分類順序上架排列，便于查找和利用。2.檔案架應標明類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案的數量準確。2.每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發現問題及時處理。（四）檔案的銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組進行鑒定，提出銷毀意見。2.經學校領導批準后，由綜合檔案室負責組織銷毀，并填寫檔案銷毀清冊，雙方簽字確認。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內部各部門因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學校檔案的，須經學校分管領導批準。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案的，須經學校綜合檔案室同意。（二）利用手續1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。3.查閱、借閱檔案應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案，須經綜合檔案室同意，并按規定辦理復印手續。4.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如有違反，應承擔相應責任。（三）利用反饋1.檔案利用完畢后，利用者應及時將檔案歸還綜合檔案室，并填寫檔案利用效果反饋表。2.綜合檔案室應定期對檔案利用情況進行統計分析，總結經驗，不斷改進檔案利用工作。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各部門應將形成的電子文件及時收集歸檔，確保電子文件的完整、準確。2.電子文件的格式應符合國家有關標準和規范，便于長期保存和利用。（二）電子檔案的整理1.對電子檔案進行分類整理，建立電子檔案目錄數據庫。2.電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，由專人負責管理。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性