公共財務設施管理制度一、總則（一）目的為了加強公司公共財務設施的管理，規范財務設施的使用、維護和保管，確保公司財務工作的正常開展，保障公司資產的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有公共財務設施，包括但不限于辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復印機、傳真機、保險柜等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司公共財務設施由行政部門統一負責管理和調配。2.合理使用原則：各部門和員工應合理使用公共財務設施，提高設施的使用效率。3.定期維護原則：定期對公共財務設施進行維護和保養，確保設施的正常運行。4.安全保密原則：加強對公共財務設施的安全管理，確保公司財務信息的安全與保密。二、設施采購與配置（一）需求申請各部門根據工作需要，填寫《公共財務設施需求申請表》，詳細說明設施的名稱、規格、數量、用途等，并提交至行政部門。（二）審核與審批行政部門對各部門提交的需求申請表進行審核，核實需求的合理性和必要性。審核通過后，報公司領導審批。（三）采購實施經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購過程中，應選擇信譽良好、質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同。（四）驗收與入庫采購的公共財務設施到貨后，行政部門會同使用部門進行驗收。驗收內容包括設施的規格、數量、質量、性能等。驗收合格后，辦理入庫手續，并填寫《公共財務設施入庫登記表》。（五）配置發放行政部門根據各部門的實際需求，將公共財務設施配置發放至使用部門，并填寫《公共財務設施配置發放登記表》。使用部門應指定專人負責接收和保管設施，并在登記表上簽字確認。三、設施使用與管理（一）使用登記各部門和員工使用公共財務設施時，應進行使用登記。使用登記內容包括設施名稱、使用時間、使用人等。使用登記可采用紙質登記或電子登記的方式進行。（二）使用規范1.各部門和員工應按照設施的使用說明書和操作規程正確使用公共財務設施，不得擅自更改設施的配置和參數。2.不得將公共財務設施用于與工作無關的事項，嚴禁在設施上安裝和使用未經公司許可的軟件和程序。3.愛護公共財務設施，保持設施的清潔和完好。如發現設施有損壞或故障，應及時報告行政部門。4.不得擅自拆卸、改裝公共財務設施，如需維修或更換零部件，應報行政部門批準后，由專業人員進行操作。（三）借用管理因工作需要借用公共財務設施的，應填寫《公共財務設施借用申請表》，經部門負責人和行政部門批準后，方可借用。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，應提前辦理續借手續。借用人員應妥善保管借用的設施，如有損壞或丟失，應照價賠償。（四）歸還管理借用的公共財務設施使用完畢后，借用人員應及時歸還至行政部門，并辦理歸還手續。行政部門應對歸還的設施進行檢查，如發現設施有損壞或丟失，應按照相關規定追究借用人員的責任。四、設施維護與保養（一）定期維護計劃行政部門應制定公共財務設施定期維護計劃，明確維護的內容、時間、責任人等。定期維護計劃應根據設施的使用情況和性能特點進行制定，確保設施的正常運行。（二）日常維護各部門和員工在使用公共財務設施過程中，應做好設施的日常維護工作，如清潔、保養、檢查等。發現設施有異常情況時，應及時報告行政部門。（三）專業維護對于一些專業性較強的公共財務設施，行政部門應定期聯系專業維修人員進行維護和保養。專業維修人員應具備相應的資質和經驗，能夠及時、有效地解決設施出現的問題。（四）維護記錄行政部門應建立公共財務設施維護記錄檔案，記錄設施的維護情況、維修時間、維修內容、維修費用等。維護記錄檔案應妥善保管，以備查閱。五、設施盤點與清查（一）定期盤點行政部門應定期對公共財務設施進行盤點，盤點周期一般為[X]年。盤點內容包括設施的數量、規格、型號、使用狀況等。盤點結束后，應編制《公共財務設施盤點報告》，并報送公司領導。（二）不定期清查公司可根據實際情況，不定期對公共財務設施進行清查。清查內容包括設施的數量、使用情況、保管情況等。清查結束后，應及時發現和解決存在的問題，并對相關責任人進行處理。（三）盤點結果處理1.如發現公共財務設施賬實不符，應查明原因，并及時調整賬務。2.對于盤盈的設施，應及時入賬，并查明來源。3.對于盤虧的設施，應查明原因，屬于責任人責任的，應追究責任人的責任；屬于不可抗力等原因造成的，應按照相關規定進行處理。六、設施報廢與處置（一）報廢條件公共財務設施符合下列條件之一的，可申請報廢：1.已超過規定使用年限，且無法正常使用的；2.因技術進步等原因，已被淘汰的；3.因自然災害、意外事故等原因，已損壞且無法修復的；4.其他符合報廢條件的。（二）報廢申請各部門或設施使用人認為設施符合報廢條件的，應填寫《公共財務設施報廢申請表》，詳細說明設施的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等，并提交至行政部門。（三）審核與審批行政部門對各部門或設施使用人提交的報廢申請表進行審核，核實報廢原因的真實性和合理性。審核通過后，報公司領導審批。（四）報廢處置經公司領導審批同意后，行政部門按照公司相關規定對報廢的公共財務設施進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等。處置過程中，應做好記錄，并確保處置過程的公開、公正、透明。七、安全與保密管理（一）安全管理1.加強對公共財務設施存放場所的安全管理，設置必要的安全防護設施，如門鎖、監控設備等。2.對涉及公司財務信息的公共財務設施，應采取加密、備份等安全措施，確保財務信息的安全。3.定期對公共財務設施進行安全檢查，發現安全隱患及時處理。（二）保密管理1.嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司財務信息的公共財務設施進行保密管理。2.未經公司批準，不得擅自將公共財務設施帶出公司或轉借他人。3.對離職人員使用的公共財務設施，應及時收回，并進行清理和檢查，確保財務信息的安全。八、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對公共財務設施管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.公共財務設施的采購、配置、使用、維護、保管等情況；2.各部門和員工對公共財務設施管理制度的執行情況；3.公共財務設施的安全與保密管理情況。（三）檢查方式監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結束后，應形成檢查報告，并對發現的問題提出整改意見和建議。（四）責任追究對于違反公共財務設施管理制度的部門和員工，公司將視情節輕重