公司涉外活動管理制度一、總則（一）目的為規范公司涉外活動的管理，確保涉外活動的順利進行，維護公司的形象和利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及與境外機構、企業、個人進行商務往來、文化交流、技術合作等涉外活動。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和相關政策，尊重國際慣例和對方國家（地區）的法律法規及文化習俗。2.維護公司的利益和形象，確保涉外活動的合法性、合規性和安全性。3.注重溝通與協調，加強與境外合作伙伴的交流與合作，建立良好的合作關系。4.嚴格保密制度，保護公司的商業秘密、技術秘密和其他敏感信息。二、涉外活動的分類與審批（一）涉外活動的分類1.商務洽談與合作：包括與境外客戶、供應商進行商務談判、簽訂合同、開展合作項目等。2.國際會議與展覽：參加或舉辦國際會議、研討會、展覽會等活動。3.技術交流與合作：與境外科研機構、企業進行技術交流、合作研發、技術轉讓等。4.文化交流活動：與境外文化機構、團體進行文化交流、演出、展覽等活動。5.人員出訪與接待：公司員工因公出訪境外或接待境外來訪人員。（二）審批流程1.活動發起部門填寫《涉外活動申請表》，詳細說明活動的目的、內容、時間、地點、參與人員、預算等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司外事管理部門。3.外事管理部門對申請表進行初審，審核活動的必要性、合規性和安全性等。如初審通過，報公司分管領導審批。4.分管領導審批同意后，申請表提交至公司總經理審批。5.總經理審批通過后，外事管理部門將申請表存檔，并通知活動發起部門按照審批意見組織實施。（三）特殊情況的處理對于緊急或重要的涉外活動，無法按照正常審批流程進行的，活動發起部門應及時向公司外事管理部門說明情況，并經公司分管領導同意后，可先口頭請示公司總經理，在活動結束后及時補辦審批手續。三、涉外活動的組織與實施（一）活動策劃1.活動發起部門應根據活動的目的和要求，制定詳細的活動策劃方案，包括活動議程、活動安排、宣傳推廣、安全保障等內容。2.活動策劃方案應充分考慮境外合作伙伴的需求和意見，確保活動的順利進行。3.活動策劃方案經公司外事管理部門審核通過后，方可組織實施。（二）活動準備1.活動發起部門應按照活動策劃方案，做好各項準備工作，包括預訂場地、安排交通、準備資料、組織培訓等。2.對于涉及商務合作的活動，應提前與境外合作伙伴溝通協商，確定合作意向和合作細節，并簽訂相關合作協議。3.對于涉及人員出訪的活動，應提前辦理護照、簽證、機票等手續，并按照國家有關規定進行行前培訓。4.活動發起部門應提前向公司外事管理部門提交活動準備情況報告，外事管理部門對活動準備情況進行檢查和指導。（三）活動實施1.活動發起部門應按照活動策劃方案和活動準備情況報告，認真組織實施活動，確保活動的順利進行。2.在活動實施過程中，應加強與境外合作伙伴的溝通與協調，及時解決出現的問題。3.對于涉及重要商務合作的活動，應安排專人負責會議記錄、合同簽訂等工作，確保合作的順利進行。4.對于涉及人員出訪的活動，應嚴格遵守國家有關規定和公司的外事紀律，確保出訪人員的安全和順利。（四）活動總結1.活動結束后，活動發起部門應及時對活動進行總結，撰寫活動總結報告，包括活動的基本情況、活動效果、存在問題及改進措施等內容。2.活動總結報告經部門負責人審核簽字后，提交至公司外事管理部門。3.外事管理部門對活動總結報告進行審核，并將審核意見反饋給活動發起部門。活動發起部門應根據審核意見，對活動進行改進和完善。四、涉外活動的保密管理（一）保密責任1.參與涉外活動的所有人員應嚴格遵守公司的保密制度，保守公司的商業秘密、技術秘密和其他敏感信息。2.活動發起部門應指定專人負責保密工作，對活動過程中涉及的保密信息進行管理和保護。3.外事管理部門應加強對涉外活動保密工作的指導和監督，確保保密制度的有效執行。（二）保密措施1.對于涉及保密信息的文件、資料、數據等，應嚴格按照公司的保密規定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施。2.在涉外活動中，如需向境外合作伙伴提供保密信息，應事先簽訂保密協議，并明確保密信息的范圍、保密期限、違約責任等內容。3.在涉外活動中，如需使用電子設備存儲或傳輸保密信息，應采取加密措施，并確保設備的安全性。4.在涉外活動結束后，應及時清理和銷毀涉及保密信息的文件、資料、數據等，確保保密信息不被泄露。（三）違規處理1.對于違反公司保密制度，泄露公司保密信息的人員，公司將依法追究其責任，并給予相應的紀律處分。2.對于因泄露公司保密信息給公司造成損失的人員，公司將要求其承擔相應的賠償責任。3.對于違反國家法律法規和公司保密制度，構成犯罪的人員，公司將依法移送司法機關處理。五、涉外活動的安全管理（一）安全責任1.活動發起部門應負責涉外活動的安全管理工作，制定安全管理制度和應急預案，確保活動的安全進行。2.外事管理部門應加強對涉外活動安全管理工作的指導和監督，協助活動發起部門做好安全保障工作。3.參與涉外活動的所有人員應嚴格遵守安全管理制度和應急預案，確保自身安全和活動的順利進行。（二）安全措施1.活動發起部門應提前了解活動地點的安全情況，制定安全防范措施，包括安全保衛、消防、食品衛生等方面的措施。2.在涉外活動中，應配備必要的安全設備和設施，如安保人員、監控設備、消防器材等，確保活動的安全進行。3.對于涉及人員出訪的活動，應提前了解出訪國家（地區）的安全情況，制定安全防范措施，如購買保險、加強安全培訓等。4.在涉外活動中，如發生安全事故或突發事件，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置，并及時向上級主管部門報告。（三）應急處置1.活動發起部門應制定完善的應急預案，明確應急處置的流程和責任分工，確保在發生安全事故或突發事件時能夠迅速、有效地進行處置。2.在涉外活動中，應定期組織應急演練，提高應急處置能力和水平。3.如發生安全事故或突發事件，活動發起部門應及時向上級主管部門報告，并積極配合相關部門進行調查和處理。4.對于因安全事故或突發事件給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的責任。六、涉外活動的費用管理（一）費用預算1.活動發起部門應根據活動的目的、內容、時間、地點、參與人員等情況，編制詳細的費用預算，包括交通、住宿、餐飲、會議、培訓、宣傳等方面的費用。2.費用預算應經部門負責人審核簽字后，提交至公司財務部門審核。3.財務部門對費用預算進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.分管領導審批同意后，費用預算作為活動費用控制的依據。（二）費用報銷1.活動結束后，活動發起部門應及時整理和收集活動費用的相關憑證，按照公司的財務制度進行報銷。2.費用報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、合同、協議等。3.費用報銷應按照公司的審批流程進行，經部門負責人、財務部門審核、公司分管領導審批后，方可報銷。4.對于超出費用預算的部分，應按照公司的相關規定進行審批，未經審批的超支費用不予報銷。（三）費用控制1.活動發起部門應嚴格按照費用預算控制活動費用的支出，確保費用支出不超過預算。2.財務部門應加強對活動費用的核算和監督，定期對活動費用的支出情況進行檢查和分析，及時發現和解決問題。3.對于違反費用預算和財務制度的行為，公司將依法追究相關人員的責任。七、涉外活動的檔案管理（一）檔案收集1.活動發起部門應負責收集和整理涉外活動過程中形成的各類文件、資料、數據等檔案材料，包括活動策劃方案、活動準備情況報告、活動總結報告、合作協議、會議記錄、合同簽訂文件等。2.檔案材料應真實、完整、準確，能夠反映活動的全過程。（二）檔案整理1.活動發起部門應按照公司的檔案管理規定，對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.檔案整理應規范、有序，便于查閱和管理。（三）檔案歸檔1.活動發起部門應將整理好的檔案材料及時移交至公司檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應按照公司的檔案管理規定，對歸檔的檔案材料進行審核和登記，并妥善保管。（四）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱涉外活動檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人審核簽字后，提交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，審核通過后，方可提供查閱服務。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門