學校郵件專柜管理制度一、總則（一）目的為規范學校郵件專柜的使用與管理，確保郵件的安全、及時收發，提高學校行政辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內所有郵件專柜的使用及相關管理活動，包括但不限于教職工、學生以及各類校內機構通過郵件專柜收發的信件、包裹等郵件。（三）基本原則1.安全第一原則：確保郵件在收發、存儲過程中的安全性，防止郵件丟失、損壞或信息泄露。2.及時準確原則：保證郵件能夠及時、準確地送達收件人手中，避免延誤和錯誤投遞。3.規范有序原則：對郵件專柜的使用流程、操作規范等進行明確規定，使整個管理工作有序進行。二、郵件專柜設置（一）專柜布局1.根據學校實際情況，在合適的地點設置郵件專柜區域，確保該區域便于教職工、學生及相關工作人員前往使用。2.郵件專柜應按照一定的規則進行編號，每個專柜應標明對應的編號，以便于識別和管理。3.專柜內部應劃分不同的格口，格口數量應根據學校實際郵件收發量進行合理設置，并預留一定的備用格口，以應對郵件量增加的情況。（二）設施配備1.郵件專柜區域應配備必要的安全設施，如監控攝像頭、門禁系統等，確保郵件存放環境的安全。2.為方便郵件的分揀和投遞，應配備相應的辦公設備，如桌椅、分揀架、計算器等。3.提供充足的照明設備，保證郵件專柜區域在正常工作時間內光線良好，便于工作人員進行郵件處理。三、郵件收發流程（一）郵件接收1.學校收發室工作人員負責接收外部郵件，并按照郵件的收件人信息進行初步分揀。2.對于收件人為教職工或學生個人的郵件，工作人員應將郵件放入對應的郵件專柜格口內，并在郵件上注明收件日期。3.對于收件人為校內機構的郵件，工作人員應將郵件整理后，按照機構類別進行分類存放，并及時通知相關機構的負責人前來領取。（二）郵件領取1.教職工、學生及校內機構負責人應定期到郵件專柜區域領取郵件。領取時，需出示有效證件（如工作證、學生證等），以便工作人員核實身份。2.工作人員根據收件人提供的證件信息，查找對應的郵件格口，將郵件交付給收件人，并請收件人在郵件領取登記表上簽字確認。3.對于重要郵件或包裹，收件人領取時應仔細檢查郵件的完整性，如發現郵件有損壞或異常情況，應及時向工作人員反映，并在郵件領取登記表上注明相關情況。（三）郵件退回處理1.如果郵件因收件人信息錯誤、地址變更或其他原因無法投遞，學校收發室工作人員應按照相關規定進行退回處理。2.對于退回的郵件，工作人員應在郵件上注明退回原因，并將郵件妥善保管一段時間。如在規定時間內仍無法聯系到收件人或收件人未前來處理退回郵件，可按照學校相關規定進行后續處理（如銷毀等）。四、郵件專柜使用規定（一）使用權限1.郵件專柜僅供學校教職工、學生及校內機構按照規定用途使用，嚴禁轉借他人或挪作他用。2.每個教職工、學生及校內機構應根據實際需要分配相應數量的郵件專柜格口，不得擅自占用多個格口或超出分配范圍使用。（二）使用時間1.郵件專柜的使用時間為學校正常辦公時間，具體時間為[辦公時間區間]。2.在非辦公時間，如需緊急領取或投遞郵件，可提前與學校收發室工作人員聯系，經同意后在規定的時間內到郵件專柜區域進行操作。（三）郵件存放要求1.收件人應及時領取郵件，避免郵件在專柜內長時間存放。對于超過規定存放期限的郵件，學校收發室有權進行清理或采取其他處理措施。2.郵件應整齊有序地存放在郵件專柜格口內，不得隨意堆放或丟棄在專柜外。嚴禁在郵件專柜內存放易燃、易爆、有毒等危險物品或其他違禁物品。3.對于體積較大或重量較重的郵件，應盡量放置在合適的格口內，確保不影響其他郵件的存放和取用，并避免因超重等原因損壞郵件專柜。五、郵件管理職責（一）學校收發室職責1.負責學校郵件的統一接收、分揀、投遞和退回處理工作，確保郵件的正常流轉。2.定期對郵件專柜區域進行巡查，檢查郵件的存放情況、安全設施運行情況等，及時發現并處理異常情況。3.負責郵件領取登記表等相關記錄的填寫和保管工作，確保記錄真實、準確、完整。4.配合學校相關部門做好郵件收發的統計工作，定期向上級部門匯報郵件收發情況。（二）各部門及學院職責1.各部門及學院應指定專人負責本部門及學院郵件的領取和分發工作，確保郵件能夠及時傳遞給相關人員。2.協助學校收發室做好郵件的管理工作，如提供必要的收件人信息、配合處理郵件退回等問題。3.加強對本部門及學院教職工和學生的宣傳教育，使其了解郵件專柜的使用規定和注意事項，自覺遵守相關制度。（三）教職工及學生職責1.教職工及學生應按照規定及時領取郵件，如有特殊情況無法按時領取，應提前與學校收發室工作人員溝通說明。2.妥善保管個人郵件，不得隨意丟棄或泄露郵件內容。如發現郵件有重要信息或涉及個人隱私等情況，應采取相應的保密措施。3.遵守郵件專柜的使用規定，不得擅自損壞郵件專柜設施或違反其他管理規定。如因個人原因造成郵件專柜損壞或郵件丟失等情況，應承擔相應的責任。六、安全與保密管理（一）安全管理1.加強郵件專柜區域的安全防范工作，確保監控攝像頭、門禁系統等安全設施正常運行，防止無關人員進入郵件存放區域。2.定期對郵件專柜進行檢查和維護，確保其結構牢固、功能完好。如發現郵件專柜有損壞或故障，應及時通知相關維修人員進行修復。3.在郵件收發過程中，工作人員應注意郵件的安全，避免郵件在傳遞過程中受到擠壓、碰撞等損壞。對于重要郵件或機密郵件，應采取特殊的安全措施進行保管和傳遞。（二）保密管理1.學校收發室工作人員及相關郵件處理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露郵件內容。對于涉及學校機密、個人隱私等敏感信息的郵件，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.在郵件處理過程中，如發現郵件內容涉及違法違規或其他不當信息，應及時向上級部門報告，并按照相關規定進行處理。3.加強對郵件處理場所的管理，嚴禁無關人員進入郵件處理區域，防止郵件信息在處理場所內被泄露。七、監督與考核（一）監督檢查1.學校設立專門的郵件管理監督小組，定期對郵件專柜的使用和管理情況進行監督檢查。監督小組應由學校辦公室、紀檢部門等相關人員組成。2.監督檢查內容包括郵件收發流程的執行情況、郵件專柜使用規定的遵守情況、安全與保密管理措施的落實情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將郵件專柜管理工作納入學校各部門及相關人員的績效考核體系，對在郵件管理工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于違反郵件專柜管理制度的部門和個人，視情節輕重給予相應的批評教育、警告、罰款等處罰措施。如因違規行為造成嚴重后果的，將依法依規追究相關責任人員的責任。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織學校收發室工作人員、各部門及學院郵件管理人員參加郵件管理業務培訓，提高其業務水平和操作技能。2.培訓內容包括郵件收發流程、郵件專柜使用規定、安全與保密知識、郵件處理技巧等方面的內容，確保相關人員熟悉郵件管理工作的各項要求和操作規范。（二）宣傳1.通過學校內部網站、宣傳欄、郵件通知等多種渠道，向教職工、學生及校內機構宣傳郵件專柜管理制度，提高大家對郵件管理工作的認識和重視程度。2.制作郵件專柜使