公司重要資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司重要資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.重要資料：指涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)研發(fā)、客戶信息、合同協(xié)議、戰(zhàn)略規(guī)劃等對公司運營和發(fā)展具有重要影響的各類文件、數(shù)據(jù)、記錄等。2.資料管理：包括資料的分類、編號、存儲、借閱、使用、保管、銷毀等全過程管理。二、資料分類與編號（一）分類原則根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等因素進行分類，確保分類清晰、便于查找和管理。（二）具體分類1.商業(yè)秘密類：包括公司獨特的商業(yè)模式、營銷策略、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、未公開的業(yè)務(wù)計劃等。2.財務(wù)數(shù)據(jù)類：如財務(wù)報表、預(yù)算資料、成本核算數(shù)據(jù)、資金流動記錄等。3.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利文件、軟件代碼、測試數(shù)據(jù)等。4.客戶信息類：客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求偏好等。5.合同協(xié)議類：采購合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。6.戰(zhàn)略規(guī)劃類：公司長期發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略決策文件等。7.行政文件類：公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作報告、人事檔案等。（三）編號規(guī)則為每類資料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)資料類別、年份、順序號等信息，便于識別和管理。例如：1.商業(yè)秘密類：SM[年份][序號]2.財務(wù)數(shù)據(jù)類：CF[年份][序號]3.技術(shù)研發(fā)類：TR[年份][序號]4.客戶信息類：CI[年份][序號]5.合同協(xié)議類：CA[年份][序號]6.戰(zhàn)略規(guī)劃類：SP[年份][序號]7.行政文件類：AD[年份][序號]三、資料存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部服務(wù)器、云存儲等電子設(shè)備存儲重要資料，確保數(shù)據(jù)備份及時、安全。2.紙質(zhì)存儲：對于不宜電子存儲或需長期保存的重要資料，采用紙質(zhì)形式存儲，存放在專門的文件柜中。（二）存儲地點1.電子資料：存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾中，根據(jù)資料類別進行細(xì)分。同時，定期將重要數(shù)據(jù)備份至外部存儲設(shè)備，并異地存放。2.紙質(zhì)資料：存放在公司專門設(shè)置的文件檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（三）存儲要求1.電子資料：建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照資料分類進行命名和存放。資料應(yīng)定期進行整理和歸檔，確保存儲有序。同時，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限級別，限制對資料的訪問。2.紙質(zhì)資料：文件應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進行編號登記，并建立索引目錄，便于查找。檔案室應(yīng)保持整潔，定期進行盤點和清理。四、資料借閱（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱重要資料時，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，對于涉及重要機密的資料，還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行審核，確保借閱目的合理、必要。2.對于涉及公司核心機密的資料，公司高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保借閱風(fēng)險可控。（三）借閱期限1.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于緊急情況下的借閱，應(yīng)在借閱后盡快歸還，并及時辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借資料，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前向資料管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。2.資料管理部門在收到歸還的資料后，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保資料完整無缺。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、資料使用（一）使用范圍借閱人只能將所借資料用于申請時注明的工作目的，不得擅自將資料轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借資料，不得在資料上隨意涂改、標(biāo)記、損壞。如需對資料進行必要的標(biāo)注或記錄，應(yīng)使用鉛筆或其他可擦除的工具，并在歸還時恢復(fù)原狀。2.在使用資料過程中，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。如有違反，將依法追究其法律責(zé)任。六、資料保管（一）保管責(zé)任1.資料管理部門負(fù)責(zé)重要資料的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)資料的整理、歸檔、存儲和維護。2.各部門應(yīng)配合資料管理部門做好本部門重要資料的保管工作，確保資料的安全和完整。（二）保管措施1.電子資料：定期對服務(wù)器進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)存儲安全。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)被非法入侵和篡改。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)備份測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。2.紙質(zhì)資料：文件檔案室應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)資料的安全保存。定期對檔案室進行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。（三）保密措施1.加強對資料管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在資料存儲、傳輸、使用等過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保資料的保密性。3.對涉及公司機密的資料，實行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值。2.資料因業(yè)務(wù)調(diào)整、變更等原因，已不再需要。3.資料存在嚴(yán)重錯誤、虛假信息或已被新的資料所替代。（二）銷毀申請1.各部門如需銷毀重要資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，對于涉及重要機密的資料，還需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀審批1.資料管理部門收到銷毀申請后，應(yīng)進行認(rèn)真審核，確保銷毀資料符合銷毀條件。2.對于涉及公司核心機密的資料，公司高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保銷毀過程安全、徹底。（四）銷毀方式1.電子資料：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子資料進行徹底刪除，并進行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。刪除后的存儲介質(zhì)應(yīng)進行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。2.紙質(zhì)資料：在專門的銷毀場地，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、資料名稱、數(shù)量等信息。（五）銷毀記錄資料管理部門應(yīng)對資料銷毀過程進行詳細(xì)記錄，記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門重要資料的管理情況進行檢查和監(jiān)督。2.資料管理監(jiān)督小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、資料管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)制定監(jiān)督檢查計劃、組織實施檢查工作，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.資料的分類、編號、存儲是否規(guī)范。2.資料的借閱、使用、歸還手續(xù)是否齊全。3.資料的保管措施是否落實到位，包括安全防護、保密措施等。4.資料的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給資料管理部門。3.資料管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司重要資料泄露、丟失、損壞的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。