工廠采購內控管理制度一、總則（一）目的為加強工廠采購內部控制，規范采購行為，防范采購風險，確保采購活動合法、合規、高效，保障工廠生產經營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資及服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和工廠內部規章制度。2.效益性原則：在確保質量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購資金使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商有平等參與競爭的機會。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購中的職責和權限。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策委員會，由工廠高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目、采購政策和采購預算等事項，對采購工作進行決策和監督。（二）采購執行部門1.采購部負責制定采購計劃，組織實施采購活動，選擇合格供應商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。收集市場采購信息，分析市場動態，為采購決策提供依據。2.需求部門根據生產經營需要，提出物資采購申請，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購合同的評審，協助采購部進行供應商選擇和采購驗收工作。（三）其他相關部門1.質量控制部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合質量要求。2.財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購活動進行財務監督和核算。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產經營計劃和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導根據權限對采購申請進行審批，對于重大采購申請需提交采購決策委員會審議。（二）采購計劃制定1.采購部根據批準的采購申請，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃經采購部負責人審核后，報分管領導批準。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。選擇符合要求的供應商進行合作，與供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。2.供應商評估采購部定期對供應商進行評估，評估內容包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行淘汰或整改。3.供應商日常管理采購部與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態。要求供應商定期提供產品質量報告、價格變動情況等信息，以便采購部進行采購決策。（四）采購實施1.采購方式選擇根據采購物資的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于符合招標條件的采購項目，應按照國家有關法律法規和工廠內部規定進行招標采購。2.采購談判采購部與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。談判過程中應做好記錄，談判結果形成《采購談判紀要》，經雙方簽字確認后作為采購合同的附件。3.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部起草采購合同，合同內容應符合法律法規和雙方約定，明確雙方的權利和義務。采購合同經采購部負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。（五）采購驗收1.到貨通知采購合同簽訂后，采購部應及時通知供應商組織發貨，并跟蹤貨物運輸情況。貨物到達工廠前，采購部應通知質量控制部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。2.驗收標準制定質量控制部門根據采購物資的質量要求，制定驗收標準和驗收流程。驗收標準應明確采購物資的規格、型號、數量、質量指標、外觀要求等內容。3.驗收實施質量控制部門、需求部門等相關人員按照驗收標準對采購物資進行驗收。驗收過程中應做好記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收內容、驗收結果等信息。對于驗收合格的物資，驗收人員應在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，應及時通知采購部與供應商協商處理。（六）采購付款1.付款申請采購物資驗收合格后，采購部根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交財務部門審核。《付款申請表》應附采購合同、采購發票、采購驗收單等相關憑證。2.財務審核財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，重點審核采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收結果的準確性等。財務審核無誤后，報分管領導審批。3.付款執行分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定和審批意見辦理付款手續。對于采用預付款方式的采購項目，財務部門應在預付款前對供應商進行信用評估，確保預付款的安全。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險等。2.根據風險發生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點風險領域。（二）風險應對措施1.供應商違約風險選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任和賠償條款。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的履約能力，及時發現和解決供應商存在的問題。建立供應商違約預警機制，當供應商出現違約跡象時，及時采取措施，如暫停采購、要求供應商提供擔保等。2.質量風險嚴格選擇供應商，確保供應商具備良好的質量管理體系和生產能力。加強采購物資的檢驗和驗收工作，按照驗收標準對采購物資進行嚴格檢驗，確保采購物資符合質量要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和售后服務條款，要求供應商對采購物資的質量負責。3.價格風險建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，分析價格走勢。在采購談判中，充分利用市場信息，爭取有利的采購價格。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進行價格風險管理。4.合同風險加強采購合同的管理，嚴格按照合同審批流程簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規、完整。定期對采購合同進行審查和清理，及時發現和解決合同執行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機制，當發生合同糾紛時，及時與供應商協商解決，協商不成的，可通過法律途徑解決。五、采購監督與審計（一）內部監督1.采購部應建立健全內部監督機制，定期對采購活動進行自查，發現問題及時整改。2.財務部門應加強對采購資金的管理和監督，定期對采購付款情況進行審計，確保采購資金的安全和合理使用。3.質量控制部門應加強對采購物資質量的監督，定期對采購物資的質量情況進行檢查，確保采購物資符合質量要求。（二）審計監督1.審計部門應定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等方面。2.審計部門應根據審計結果，提出審計意