公司采購車輛管理制度一、總則1.目的為加強公司車輛采購管理，規范采購流程，確保所采購車輛符合公司業務需求，提高車輛使用效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司因業務發展需要采購的各類車輛，包括轎車、商務車、貨車等。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際業務需求，合理確定車輛采購數量和型號，避免盲目采購。性價比優先原則：在滿足車輛使用性能的前提下，綜合考慮價格、質量、售后服務等因素，選擇性價比最優的車輛。公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內部監督。合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保采購活動合法合規。二、采購需求申請1.需求部門提出申請各部門根據業務發展需要，如需采購車輛，應提前填寫《車輛采購需求申請表》。申請表應詳細注明車輛用途、預計使用年限、采購預算、車型及配置要求等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。2.行政部門審核行政部門收到《車輛采購需求申請表》后，對申請內容進行審核。審核內容包括：需求的合理性、車輛配置的必要性、預算的準確性等。如審核通過，行政部門將申請表提交至采購部門；如審核不通過，行政部門應及時與需求部門溝通，說明原因并要求其進行修改完善。3.采購預算編制采購部門根據審核通過的《車輛采購需求申請表》，結合市場調研情況，編制車輛采購預算。預算應包括車輛購置費用、車輛購置稅、保險費、上牌費、裝飾費等所有相關費用，并報財務部門審核。財務部門審核通過后，采購預算作為車輛采購的控制依據。三、采購流程1.采購計劃制定采購部門根據審核通過的采購需求和預算，制定車輛采購計劃。采購計劃應明確采購車輛的品牌、型號、數量、采購時間等信息，并報公司領導審批。2.供應商選擇與管理建立供應商庫：采購部門應通過多種渠道收集車輛供應商信息，建立供應商庫。供應商庫應包括供應商名稱、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等信息，并定期進行更新維護。供應商篩選：采購部門根據采購車輛的要求，從供應商庫中篩選出符合條件的供應商，并向其發出詢價函。詢價函應明確車輛的品牌、型號、配置、數量、價格、交貨期、售后服務等要求。供應商報價與比價：供應商收到詢價函后，應在規定時間內進行報價。采購部門收集各供應商的報價后，進行比價分析。比價時應綜合考慮車輛價格、質量、售后服務等因素，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為候選供應商。供應商實地考察：對于擬選定的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、售后服務能力等。考察結束后，考察人員應填寫《供應商實地考察報告》，對供應商的情況進行評價，并提出是否選擇該供應商的建議。供應商確定：采購部門根據比價結果和實地考察情況，確定最終的供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括車輛的品牌、型號、配置、數量、價格、交貨期、售后服務等條款。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同后，應將合同副本提交至行政部門、財務部門等相關部門備案。合同執行過程中，如發生變更或補充協議，采購部門應及時與供應商協商簽訂，并將變更或補充協議副本提交至相關部門備案。4.車輛驗收驗收準備：車輛到貨前，采購部門應通知行政部門、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉車輛的技術標準和驗收要求，準備好驗收所需的工具和資料。初步驗收：車輛到貨后，采購部門組織相關人員對車輛進行初步驗收。初步驗收內容包括車輛的外觀、數量、配置等是否與采購合同一致。如發現問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改。專業驗收：初步驗收合格后，采購部門應委托專業檢測機構對車輛進行全面檢測。檢測內容包括車輛的性能、安全、環保等方面。檢測合格后，檢測機構應出具檢測報告。最終驗收：專業驗收合格后，采購部門組織行政部門、使用部門等相關人員對車輛進行最終驗收。最終驗收合格后，驗收人員應填寫《車輛驗收報告》，并簽字確認。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，直至車輛符合驗收要求為止。5.付款結算車輛驗收合格后，財務部門根據采購合同和驗收報告，辦理付款結算手續。付款方式應按照采購合同約定執行，一般采用銀行轉賬方式支付。財務部門在付款前，應審核相關憑證和手續是否齊全，確保付款安全。四、車輛使用與管理1.車輛調配行政部門負責公司車輛的統一調配和管理。根據各部門的工作需要，合理安排車輛的使用，提高車輛使用效率。車輛調配應遵循以下原則：優先保障重要業務和緊急任務的用車需求。合理安排車輛的使用時間和路線，避免車輛閑置和浪費。實行車輛使用登記制度，各部門使用車輛前應填寫《車輛使用申請表》，經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。行政部門根據車輛使用情況進行調配，并做好車輛使用記錄。2.車輛日常維護與保養使用部門負責所使用車輛的日常維護與保養工作。車輛駕駛員應按照車輛使用說明書的要求，定期對車輛進行檢查、保養和維修，確保車輛處于良好的運行狀態。行政部門應建立車輛維護保養檔案，記錄車輛的維護保養情況。車輛維護保養費用由公司統一承擔，財務部門應按照相關規定進行核算和報銷。3.車輛安全管理加強車輛安全宣傳教育，提高駕駛員的安全意識和操作技能。駕駛員應嚴格遵守交通法規，文明駕駛，確保行車安全。定期對車輛進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。車輛安全檢查內容包括車輛的制動系統、轉向系統、燈光系統、輪胎等。建立車輛事故應急預案，如發生車輛事故，駕駛員應立即采取措施，保護現場，并及時報告行政部門和相關部門。行政部門應配合有關部門進行事故調查和處理，做好事故記錄和總結工作。4.車輛費用管理車輛費用包括車輛購置費用、車輛購置稅、保險費、上牌費、裝飾費、燃油費、維修保養費、過路過橋費、停車費等。財務部門應按照相關規定對車輛費用進行核算和管理。嚴格控制車輛費用支出，建立車輛費用報銷審批制度。車輛費用報銷時，應填寫《車輛費用報銷申請表》，并附相關發票和憑證，經部門負責人簽字、行政部門審核、財務部門審批后，方可報銷。五、車輛處置管理1.車輛報廢車輛達到規定的使用年限或因技術原因無法正常使用時，使用部門應填寫《車輛報廢申請表》，經行政部門審核、公司領導審批后，辦理車輛報廢手續。車輛報廢后，行政部門應及時將車輛交售給有資質的報廢汽車回收企業，并取得報廢汽車回收證明。財務部門根據報廢汽車回收證明，核銷車輛資產。2.車輛轉讓公司因業務調整等原因，如需轉讓車輛，使用部門應填寫《車輛轉讓申請表》，經行政部門審核、公司領導審批后，委托有資質的二手車交易市場進行交易。車輛轉讓后，行政部門應及時辦理車輛過戶手續，并將車輛轉讓收入上繳公司財務。財務部門根據車輛轉讓收入和車輛賬面價值，進行賬務處理。3.車輛捐贈公司因社會公益等原因，如需捐贈車輛，使用部門應填寫《車輛捐贈申請表》，經行政部門審核、公司領導審批后，辦理車輛捐贈手續。車輛捐贈后，行政部門應及時取得捐贈證明，并將捐贈情況報公司財務備案。財務部門根據捐贈證明，進行賬務處理。六、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門負責對車輛采購、使用、處置等環節進行監督檢查。監督檢查內容包括采購流程是否合規、車輛使用是否合理、費用支出是否超標、車輛處置是否規范等。如發現問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評價行政部門負責對車輛使用部門和駕駛員進行考核評價。考核評價內容包括車輛使用效率、車輛維護保養情況、車輛安全管理情況、費用控制情況等。考核評價結果作為部門和個人績效評定的