商業(yè)房屋租賃管理制度總則目的為規(guī)范公司商業(yè)房屋租賃行為，加強租賃房屋的管理，保障公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有商業(yè)房屋租賃活動，包括但不限于寫字樓、商鋪、倉庫等租賃業(yè)務。基本原則1.合法性原則：租賃活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益性原則：確保租賃房屋的使用能為公司帶來良好的經(jīng)濟效益和社會效益。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行租賃操作。租賃房屋的規(guī)劃與需求分析需求調研1.各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提前向行政部門提交房屋租賃需求申請，詳細說明所需房屋的面積、用途、位置、租賃期限等要求。2.行政部門對各部門需求進行匯總分析，結合公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃，評估需求的合理性和必要性。規(guī)劃制定1.根據(jù)需求調研結果，行政部門制定年度商業(yè)房屋租賃規(guī)劃，明確租賃房屋的類型、數(shù)量、區(qū)域分布等。2.租賃規(guī)劃需經(jīng)公司管理層審批通過后實施，確保與公司發(fā)展方向相一致。租賃房屋的尋找與篩選信息收集1.行政部門通過多種渠道收集商業(yè)房屋租賃信息，如房產(chǎn)中介、網(wǎng)絡平臺、報紙廣告、行業(yè)交流等。2.建立租賃信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類整理和存檔，以便隨時查閱和分析。房源篩選1.根據(jù)租賃規(guī)劃要求，對收集到的房源進行初步篩選，重點關注房屋的位置、面積、配套設施、租金價格、租賃期限等因素。2.實地考察篩選出的意向房源，了解房屋實際情況，包括房屋結構、裝修狀況、周邊環(huán)境等，評估是否符合公司需求。租賃合同的簽訂合同談判1.與選定的房屋出租方進行合同談判，明確雙方的權利和義務，重點就租金價格、租金支付方式、租賃期限、房屋維修責任、違約責任等條款進行協(xié)商。2.談判過程中，需充分考慮公司利益，爭取有利的合同條款，對于存在爭議的條款，要及時與出租方溝通協(xié)商，達成一致意見。合同審核1.談判達成初步意向后，將租賃合同草本提交法務部門進行審核。2.法務部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，不存在法律風險。3.根據(jù)法務部門審核意見，對合同草本進行修改完善，確保合同條款清晰、準確、完整。合同簽訂1.合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與出租方簽訂正式租賃合同。2.簽訂合同前，仔細核對合同條款與談判結果是否一致，確保合同簽訂過程嚴謹、規(guī)范。3.合同簽訂后，及時將合同原件交行政部門存檔，并按照合同約定履行相關義務。租賃房屋的交付與驗收交付通知1.在租賃合同約定的交付日期前，行政部門提前通知出租方準備房屋交付事宜，并明確交付時間、地點等要求。2.通知出租方提供房屋交付所需的相關資料，如房屋產(chǎn)權證明、鑰匙等。交付驗收1.按照約定時間，組織相關人員（如行政部門、使用部門等）對租賃房屋進行交付驗收。2.驗收內(nèi)容包括房屋的結構、裝修、設施設備、水電燃氣等是否完好，是否符合合同約定標準。3.對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求出租方進行整改，整改完成后再次進行驗收，直至符合要求為止。4.驗收合格后，填寫房屋交付驗收單，由參與驗收人員簽字確認。租賃房屋的使用與管理使用規(guī)定1.各使用部門應按照租賃合同約定的用途使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途。2.如需對房屋進行裝修、改造等，必須提前向行政部門提交申請，經(jīng)審批同意后方可實施。裝修改造方案應符合相關法律法規(guī)和安全要求，不得損害房屋結構和其他租戶利益。3.愛護租賃房屋及附屬設施設備，合理使用水電燃氣等資源，節(jié)約能源，杜絕浪費。安全管理1.行政部門負責租賃房屋的安全管理工作，制定安全管理制度和應急預案。2.定期組織安全檢查，重點檢查房屋的消防設施、電氣設備、疏散通道等是否安全暢通，及時消除安全隱患。3.加強對租戶的安全教育，提高租戶的安全意識，確保租賃房屋使用安全。環(huán)境衛(wèi)生管理1.各使用部門負責本部門租賃區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持房屋整潔衛(wèi)生。2.行政部門定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。3.合理安排垃圾清理工作，確保租賃房屋周邊環(huán)境整潔。租金及費用管理租金支付1.按照租賃合同約定的租金支付方式和時間，及時足額支付租金。2.財務部門負責租金支付的審核和賬務處理，確保租金支付準確無誤。3.如因特殊原因需要延期支付租金，需提前與出租方溝通協(xié)商，取得出租方同意，并按照合同約定承擔相應的違約責任。其他費用1.租賃期間產(chǎn)生的水電費、物業(yè)費、燃氣費等其他費用，由使用部門按照實際發(fā)生金額自行承擔。2.各使用部門應及時繳納相關費用，避免因欠費產(chǎn)生不良影響。3.行政部門負責與相關供應商溝通協(xié)調，確保費用結算準確、及時。租賃房屋的維修與保養(yǎng)維修責任劃分1.租賃合同明確約定維修責任的，按照合同約定執(zhí)行。2.屬于出租方維修責任的，行政部門應及時通知出租方進行維修，并跟蹤維修進度。3.屬于公司維修責任的，行政部門應組織相關人員進行維修，確保維修質量。維修流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)房屋存在需要維修的問題時，填寫維修申請單，詳細說明問題情況。2.維修申請單提交至行政部門，行政部門根據(jù)問題性質和緊急程度進行分類處理。3.對于緊急維修事項，立即安排維修人員進行維修；對于一般維修事項，制定維修計劃，安排維修時間。4.維修完成后，由使用部門對維修質量進行驗收，驗收合格后在維修申請單上簽字確認。保養(yǎng)計劃1.行政部門制定租賃房屋及附屬設施設備的保養(yǎng)計劃，明確保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)周期等。2.按照保養(yǎng)計劃定期組織保養(yǎng)工作，確保房屋及設施設備處于良好運行狀態(tài)。3.對保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的潛在問題，及時進行處理，避免問題擴大化。租賃房屋的續(xù)租與退租續(xù)租1.在租賃合同到期前[X]個月，行政部門應提前通知各使用部門是否續(xù)租，并收集續(xù)租意向。2.根據(jù)各使用部門續(xù)租意向和公司整體租賃規(guī)劃，評估是否需要續(xù)租。如需續(xù)租，提前與出租方溝通協(xié)商續(xù)租事宜，簽訂續(xù)租合同。3.續(xù)租合同簽訂后，及時通知各相關部門，并按照續(xù)租合同約定履行相關義務。退租1.如因公司業(yè)務調整等原因需要退租，行政部門應提前[X]個月通知出租方，并按照租賃合同約定辦理退租手續(xù)。2.組織相關人員對租賃房屋進行清理和檢查，確保房屋及附屬設施設備完好無損。3.與出租方進行租金、費用結算，退還租賃保證金等款項。4.退租手續(xù)辦理完成后，及時將房屋交付給出租方，并做好相關記錄。違約責任與爭議解決違約責任1.公司及出租方應嚴格履行租賃合同約定的各項義務，如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。2.公司如未按照合同約定支付租金或其他費用，應按照合同約定支付違約金，并承擔由此給出租方造成的損失。3.出租方如未按照合同約定履行維修責任、交付房屋等義務，應按照合同約定承擔違約責任，賠償公司因此遭受的損失。爭議解決1.在租賃過程中如發(fā)生爭議，雙方應首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以按照租賃合同約定的爭