展覽行業往來管理制度總則1.目的為規范公司在展覽行業業務往來中的各項行為，加強往來款項的管理，確保公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司在展覽業務活動中與供應商、客戶、合作伙伴等發生的各類往來款項的管理，包括但不限于貨款、服務費用、押金、預付款等。3.基本原則合法性原則：往來款項的發生必須符合國家法律法規及公司相關規定。真實性原則：往來款項的記錄應真實、準確、完整地反映業務實際情況。及時性原則：及時處理往來款項的結算和核對工作，避免逾期賬款的產生。責任明確原則：明確各部門及相關人員在往來款項管理中的職責，確保責任落實到人。往來款項的分類及管理職責1.應收賬款定義：公司因銷售展覽服務、產品等應向客戶收取的款項。管理職責銷售部門：負責與客戶簽訂合同，明確付款條款；跟蹤客戶付款情況，及時催收逾期賬款；對客戶信用狀況進行評估，并定期向財務部門提供相關信息。財務部門：負責應收賬款的核算與管理，定期與銷售部門核對賬目，編制應收賬款賬齡分析表，及時向管理層匯報應收賬款情況；對逾期賬款進行預警，并協助銷售部門進行催收。2.應付賬款定義：公司因購買展覽服務、產品等應向供應商支付的款項。管理職責采購部門：負責與供應商簽訂合同，明確付款條款；審核發票及相關結算憑證，確保其真實性、合法性和準確性；跟蹤合同執行情況，及時安排付款。財務部門：負責應付賬款的核算與管理，定期與采購部門核對賬目，確保賬款支付的及時性和準確性；對到期應付賬款進行付款安排，并進行賬務處理。3.其他應收款定義：除應收賬款以外的其他各種應收及暫付款項，如員工借款、押金、備用金等。管理職責相關業務部門：負責提出借款、押金等申請，明確借款用途、金額、還款期限等；負責對本部門的其他應收款進行清理和催收。財務部門：負責其他應收款的核算與管理，定期與相關業務部門核對賬目，對逾期款項進行催收，并及時進行賬務處理。4.其他應付款定義：除應付賬款以外的其他各種應付及暫收款項，如收到的押金、保證金等。管理職責相關業務部門：負責對收到的押金、保證金等進行管理，并在規定期限內辦理退還手續。財務部門：負責其他應付款的核算與管理，定期與相關業務部門核對賬目，確保款項的收付準確無誤，并及時進行賬務處理。往來款項的審批流程1.應收賬款審批流程銷售部門與客戶簽訂銷售合同后，將合同副本提交給財務部門備案。銷售業務發生后，銷售部門負責開具發票，并及時將發票及相關結算憑證傳遞給客戶。財務部門根據銷售合同和發票信息，確認應收賬款金額，并進行賬務處理。對于逾期未收回的賬款，銷售部門應填寫《應收賬款催收通知單》，注明客戶名稱、欠款金額、逾期原因等，經部門負責人審核后，發送給客戶進行催收。如客戶仍未按時付款，銷售部門應及時與財務部門溝通，共同制定催收措施，并報管理層批準。對于重大逾期賬款，應成立專項催收小組進行催收。2.應付賬款審批流程采購部門與供應商簽訂采購合同后，將合同副本提交給財務部門備案。采購業務發生后，采購部門收到供應商的發票及相關結算憑證后，應進行審核，確保其與采購合同一致。審核無誤后，填寫《付款申請單》，注明供應商名稱、發票號碼、付款金額、付款方式等，經部門負責人審核后，提交給財務部門。財務部門對《付款申請單》及相關憑證進行再次審核，確認無誤后，報總經理審批?？偨浝韺徟ㄟ^后，財務部門按照合同約定的付款方式和期限安排付款，并進行賬務處理。3.其他應收款審批流程員工因業務需要借款時，應填寫《借款申請單》，注明借款用途、金額、預計還款期限等，經部門負責人審核后，提交給財務部門。財務部門對《借款申請單》進行審核，確認借款用途合理、金額在規定范圍內后，報總經理審批?？偨浝韺徟ㄟ^后，財務部門辦理借款手續，并將款項支付給借款人。借款人應在規定的還款期限內歸還借款，如需延期還款，應提前向財務部門提出申請，經批準后方可延期。4.其他應付款審批流程收到供應商的押金、保證金等款項時，相關業務部門應填寫《收款收據》，注明收款日期、交款單位、金額、款項性質等，經部門負責人審核后，提交給財務部門。財務部門對《收款收據》進行審核，確認收款信息準確無誤后，進行賬務處理，并開具收款憑證給交款單位。在規定期限內退還押金、保證金等款項時，相關業務部門應填寫《付款申請單》，注明交款單位、退款金額、退款原因等，經部門負責人審核后，提交給財務部門。財務部門對《付款申請單》進行審核，確認無誤后，報總經理審批?？偨浝韺徟ㄟ^后，財務部門辦理退款手續，并進行賬務處理。往來款項的核對與清理1.定期核對財務部門應每月與銷售部門、采購部門等相關業務部門核對往來款項賬目，確保賬賬相符。每年年末，財務部門應編制往來款項余額調節表，對所有往來款項進行全面核對，查找差異原因，并及時進行調整。2.不定期核對對于重大往來款項或存在疑問的往來款項，財務部門應不定期與相關業務部門或對方單位進行核對，確保款項的真實性和準確性。3.往來款項清理財務部門應定期對往來款項進行清理，對于超過規定期限的逾期賬款，應及時組織催收。對于確實無法收回的應收賬款，應按照公司壞賬管理制度的規定，履行相關審批手續后，確認為壞賬損失，并進行賬務處理。對于無需支付的應付賬款，應查明原因，經公司管理層批準后，轉為營業外收入，并進行賬務處理。往來款項的風險控制1.信用評估銷售部門應建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行評估，包括客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等。根據客戶信用評估結果，確定客戶的信用額度和信用期限，并在銷售合同中明確約定。定期對客戶信用狀況進行跟蹤評估，如發現客戶信用狀況發生變化，應及時調整信用額度和信用期限。2.合同管理公司在與供應商、客戶簽訂合同前，應仔細審查合同條款，特別是付款條款、結算方式、違約責任等，確保合同條款清晰、明確、合法。合同簽訂后，應嚴格按照合同約定執行，確保雙方權利義務的履行。如遇合同變更或解除，應及時辦理相關手續，并進行賬務處理。3.內部審計公司內部審計部門應定期對往來款項的管理情況進行審計，檢查往來款項的審批流程是否合規、賬目記錄是否準確、風險控制措施是否有效等。對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。財務信息披露1.公司應按照國家法律法規及相關會計準則的要求，定期在財務報告中披露往來款項的相關信息，包括應收賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款的余額、賬齡結構