單證管理使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司單證管理，規范單證的使用、流轉、保管等行為，確保單證的安全與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及單證管理與使用的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：單證的管理與使用必須符合國家法律法規及相關行業規定。2.準確性原則：單證內容應準確、完整、清晰，避免錯誤或歧義。3.安全性原則：確保單證在流轉、保管過程中的安全，防止丟失、損壞、被盜用等情況發生。4.及時性原則：單證的制作、審核、使用等環節應及時進行，避免延誤。二、單證的分類與編號（一）單證分類1.業務類單證：如銷售合同、采購訂單、發票、提單等，用于公司日常業務活動的開展。2.財務類單證：包括收據、付款憑證、報銷單等，與公司財務收支相關。3.行政類單證：例如辦公用品申請表、請假條、會議通知等，用于行政事務的處理。4.其他類單證：根據公司實際情況，可能存在的其他特定用途的單證。（二）單證編號1.為便于單證的管理與查詢，對各類單證進行統一編號。編號應具有唯一性和系統性。2.編號規則：采用[編號前綴]+[年份]+[流水號]的形式。編號前綴根據單證類別設定，如“XS”代表銷售合同，“CG”代表采購訂單等；年份為單證制作年份的后兩位數字；流水號為該年份內同類單證的順序編號。3.例如，2023年第5份銷售合同的編號為“XS2305”。三、單證的制作與審核（一）制作要求1.單證制作人員應根據業務實際情況，按照規定的格式和內容要求準確填寫單證。2.填寫內容應字跡清晰、工整，不得涂改。如有錯誤需要更正，應在更正處加蓋更正章或簽名確認。3.涉及金額、數量、日期等關鍵信息的填寫，應確保準確無誤。（二）審核流程1.單證制作完成后，應按照規定的審核流程進行審核。審核人員應認真核對單證內容，確保其符合業務要求和相關規定。2.一般業務類單證由部門負責人審核；重要業務單證或涉及金額較大的單證，需經分管領導審核。3.財務類單證應先由財務人員進行初審，再提交財務負責人審核。4.行政類單證由行政部門負責人審核。5.審核人員如發現單證存在問題，應及時通知制作人員進行修改，直至審核通過。四、單證的使用（一）使用范圍1.業務類單證用于公司與客戶、供應商之間的業務往來，如簽訂合同、執行訂單、結算貨款等。2.財務類單證用于記錄公司財務收支情況，作為財務核算和稅務申報的依據。3.行政類單證用于公司內部行政管理事務，如辦公用品領用、人員請假、會議組織等。（二）使用權限1.各類單證應按照規定的權限進行使用。未經授權，任何人不得擅自使用單證。2.業務類單證的使用權限通常由業務部門相關人員根據業務需要進行操作，但涉及重要決策或大額交易的單證，需經上級領導審批。3.財務類單證的使用權限嚴格按照財務管理制度執行，由財務人員根據財務流程進行操作。4.行政類單證的使用權限由行政部門明確規定，相關人員應在權限范圍內使用。（三）使用登記1.建立單證使用登記制度，對單證的使用情況進行詳細記錄。登記內容包括單證編號、使用日期、使用部門、使用人、用途等。2.使用人員在使用單證后，應及時進行登記，確保登記信息準確、完整。3.定期對單證使用登記情況進行檢查和統計，以便及時發現問題并采取措施。五、單證的流轉（一）內部流轉1.單證在公司內部流轉時，應遵循規定的流程和傳遞方式。一般通過文件傳遞、郵件、內部系統等方式進行。2.流轉過程中，應明確各環節的責任人和時間要求，確保單證及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中。3.對于緊急單證，應采取特殊的傳遞方式，如專人送達、加急郵件等，確保不影響業務的正常進行。（二）外部流轉1.與客戶、供應商之間的單證外部流轉，應根據業務需要選擇合適的傳遞方式，如快遞、郵寄、電子傳輸等。2.在外部流轉單證時，應確保單證的安全和保密性。對于重要單證，可采用加密傳輸、掛號郵寄等方式。3.建立與客戶、供應商的單證交接記錄，明確交接時間、交接人、單證內容等信息，以備查詢和追溯。六、單證的保管（一）保管責任1.各部門應指定專人負責本部門單證的保管工作，確保單證的安全與完整。2.保管人員應具備責任心和保密意識，嚴格遵守單證保管制度。（二）保管方式1.紙質單證應分類存放于專用的文件柜或檔案室，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.對于電子單證，應進行備份存儲，并采用加密等安全措施，防止數據丟失或泄露。3.檔案室應保持干燥、通風、防火、防盜等良好環境，確保紙質單證的安全保存。（三）保管期限1.各類單證的保管期限應根據國家法律法規、行業規定及公司實際情況確定。2.一般業務類單證的保管期限為[X]年，財務類單證的保管期限按照財務制度執行，行政類單證的保管期限為[X]年。3.超過保管期限的單證，應按照規定的程序進行銷毀處理。七、單證的銷毀（一）銷毀條件1.單證已超過保管期限，且確認不再具有保存價值。2.因業務調整、機構撤銷等原因，相關單證不再使用且無保存必要。3.單證存在錯誤、損壞等情況，無法正常使用且已無其他用途。（二）銷毀程序1.由單證保管部門提出銷毀申請，填寫《單證銷毀申請表》，注明銷毀單證的類別、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交至公司分管領導審批。3.審批通過后，由保管部門會同相關部門（如財務、審計等）共同對擬銷毀的單證進行清點、核對。4.清點無誤后，采用合適的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。5.銷毀記錄應妥善保存，以備查詢和審計。八、監督與檢查（一）監督部門公司設立專門的單證管理監督小組，由財務、審計、行政等部門人員組成，負責對單證管理使用情況進行定期監督檢查。（二）檢查內容1.單證的制作、審核、使用、流轉、保管等環節是否符合本制度規定。2.單證編號的準確性和唯一性，以及使用登記的完整性。3.單證保管的安全性和保密性，是否存在丟失、損壞、被盜用等情況。4.超過保管期限的單證是否及時進行銷毀處理。（三）檢查方式1.定期檢查：監督小組定期對各部門單證管理使用情況進行全面檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。2.不定期抽查：根據工作需要，對特定部門或特定單證進行不定期抽查。3.專項檢查：針對單證管理使用過程中出現的問題或風險，開展專項檢查。（四）問題處理1.監督檢查過程中如發現問題，監督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題進行分析，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給監督小組。3.對違反本