存儲(chǔ)設(shè)備采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司存儲(chǔ)設(shè)備采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)的存儲(chǔ)設(shè)備符合公司業(yè)務(wù)需求，保障設(shè)備質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有存儲(chǔ)設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于硬盤、磁帶、磁盤陣列、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備等。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，合理確定存儲(chǔ)設(shè)備的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購(gòu)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)良好的存儲(chǔ)設(shè)備供應(yīng)商和產(chǎn)品。成本效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)價(jià)格。公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、采購(gòu)需求管理1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量增長(zhǎng)、現(xiàn)有存儲(chǔ)設(shè)備老化等情況，定期評(píng)估存儲(chǔ)設(shè)備需求，并填寫《存儲(chǔ)設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息技術(shù)部門。2.需求評(píng)估信息技術(shù)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)需求進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，包括設(shè)備的兼容性、性能指標(biāo)、可擴(kuò)展性等方面，確保采購(gòu)的設(shè)備能夠滿足公司現(xiàn)有及未來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。同時(shí)，信息技術(shù)部門結(jié)合公司預(yù)算情況，對(duì)采購(gòu)需求的合理性進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在浪費(fèi)現(xiàn)象，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。3.需求審批經(jīng)信息技術(shù)部門評(píng)估后的采購(gòu)申請(qǐng)表，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算安排以及業(yè)務(wù)需求的緊迫性等因素，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的存儲(chǔ)設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議批準(zhǔn)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立存儲(chǔ)設(shè)備供應(yīng)商信息庫(kù)，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其提供詳細(xì)的產(chǎn)品資料和報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測(cè)試，綜合評(píng)估供應(yīng)商的實(shí)力和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇至少三家合格的供應(yīng)商作為采購(gòu)候選對(duì)象。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入對(duì)于確定的采購(gòu)候選供應(yīng)商，采購(gòu)部門填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交至公司采購(gòu)管理委員會(huì)審批。采購(gòu)管理委員會(huì)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)部門、信息技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。審批通過后，采購(gòu)部門與準(zhǔn)入供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格執(zhí)行情況等方面。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)和性能評(píng)估，根據(jù)實(shí)際使用情況填寫《供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)表》。采購(gòu)部門結(jié)合信息技術(shù)部門的評(píng)價(jià)意見以及其他方面的考核情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購(gòu)中給予優(yōu)先考慮；對(duì)于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購(gòu)部門有權(quán)終止與其合作。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃制定根據(jù)經(jīng)審批的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并將采購(gòu)計(jì)劃提交至公司財(cái)務(wù)部門備案。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、供應(yīng)商生產(chǎn)周期等因素，合理安排采購(gòu)時(shí)間，確保設(shè)備按時(shí)到貨。2.采購(gòu)詢價(jià)采購(gòu)部門向準(zhǔn)入供應(yīng)商發(fā)送《采購(gòu)詢價(jià)單》，詳細(xì)說明采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因，篩選出價(jià)格合理、性價(jià)比高的供應(yīng)商作為談判對(duì)象。3.采購(gòu)談判采購(gòu)部門組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、付款方式等條款。在談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤(rùn)空間，運(yùn)用談判技巧爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。同時(shí)，要與信息技術(shù)部門密切配合，確保談判結(jié)果符合公司技術(shù)要求和業(yè)務(wù)需求。談判達(dá)成一致后，雙方簽訂《采購(gòu)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，合同條款應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求。4.采購(gòu)合同執(zhí)行采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行交貨義務(wù)。信息技術(shù)部門在設(shè)備到貨前，做好接收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收?qǐng)龅睾凸ぞ叩?。設(shè)備到貨后，信息技術(shù)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《存儲(chǔ)設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收合格的設(shè)備，由采購(gòu)部門辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》，并將設(shè)備移交至使用部門。驗(yàn)收不合格的設(shè)備，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，直至驗(yàn)收合格為止。5.采購(gòu)付款采購(gòu)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至公司財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和審批流程對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注存儲(chǔ)設(shè)備市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、新技術(shù)發(fā)展等信息，分析市場(chǎng)變化對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的影響。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)合同等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，鼓勵(lì)采購(gòu)人員學(xué)習(xí)市場(chǎng)分析方法和技巧，提高應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)設(shè)備質(zhì)量的控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。信息技術(shù)部門在驗(yàn)收過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。對(duì)于質(zhì)量存在問題的設(shè)備，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如造成公司損失的，按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。4.合同風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)合同簽訂前，由公司法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險(xiǎn)防范措施有效。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，及時(shí)處理合同變更、糾紛等問題。如因合同糾紛給公司造成損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。審計(jì)部門有權(quán)調(diào)閱采購(gòu)相關(guān)文件、資料，詢問相關(guān)人員，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購(gòu)部門自查采購(gòu)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部自查制度，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自我檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)制度和工作紀(jì)律，自覺接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。對(duì)于違反制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.信息公開采