化妝品供應商管理制度一、總則1.目的為了加強公司化妝品供應商的管理，確保所采購的化妝品質量符合公司要求，保障消費者權益，規范采購流程，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有化妝品供應商的選擇、評估、采購、合作及日常管理等相關活動。3.基本原則質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量化妝品的供應商，確保產品符合國家相關標準及公司規定的質量要求。合法合規原則：供應商必須具備合法經營資質，遵守國家法律法規及行業規范，誠信經營。公平公正原則：在供應商選擇、評估、合作等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系，共同推動公司業務發展。二、供應商選擇1.供應商資質要求營業執照：具有合法有效的營業執照，經營范圍涵蓋化妝品相關業務。生產許可證：生產化妝品的供應商需具備有效的化妝品生產許可證。產品質量認證：提供的化妝品應通過相關質量認證，如ISO質量管理體系認證、GMP認證等。產品檢測報告：定期提供所供化妝品的質量檢測報告，確保產品質量合格。信譽良好：在行業內具有良好的信譽，無不良記錄，如無重大質量投訴、行政處罰等。2.供應商信息收集市場調研：采購部門定期進行市場調研，收集化妝品供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品特點、價格等。行業推薦：通過行業協會、展會、同行交流等渠道獲取優質供應商推薦。網絡搜索：利用互聯網搜索平臺，查找潛在的化妝品供應商，并對其進行初步了解。3.供應商篩選初步篩選：采購部門根據收集到的供應商信息，對供應商進行初步篩選，剔除不符合資質要求的供應商。實地考察：對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產規模、生產工藝、質量管理、倉儲物流等情況，評估其是否具備合作能力。樣品評估：要求供應商提供所供化妝品的樣品，由公司質量部門進行質量檢測和評估，確保樣品質量符合公司要求。4.供應商選擇決策評估報告：采購部門和質量部門根據實地考察和樣品評估結果，共同撰寫供應商評估報告，對供應商的綜合情況進行評價。決策審批：供應商評估報告提交公司管理層進行決策審批，確定最終的合作供應商名單。三、供應商評估1.評估周期對現有供應商每年進行一次全面評估，評估時間為每年的[具體月份]。對于新合作的供應商，在合作后的[具體時間段]內進行首次評估。2.評估內容產品質量：包括化妝品的外觀、氣味、質地、穩定性等方面，以及是否符合國家相關標準和公司質量要求。交貨期：供應商是否能夠按照合同約定的時間準時交貨，交貨準確率。價格：所供化妝品的價格是否合理，與市場同類產品相比是否具有競爭力。服務質量：包括售前咨詢、售中服務、售后服務等方面，如是否及時響應客戶需求、是否提供技術支持等。生產能力：供應商的生產規模、生產設備、生產工藝等是否能夠滿足公司的采購需求。質量管理體系：供應商是否建立完善的質量管理體系，是否有效運行。環保要求：供應商的生產過程是否符合環保要求，是否采取有效的環保措施。3.評估方法問卷調查：向公司內部相關部門（如采購部門、質量部門、銷售部門等）發放問卷，收集對供應商的評價意見。實地考察：對供應商進行實地考察，觀察其生產現場、倉庫管理等情況，與供應商相關人員進行交流。數據分析：分析供應商的交貨記錄、質量檢測數據、價格變動等信息，評估其表現。客戶反饋：收集公司客戶對所購化妝品的反饋意見，了解供應商產品質量和服務質量情況。4.評估結果處理評估等級劃分：根據評估得分，將供應商評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。優秀供應商：給予一定的獎勵，如優先采購、增加采購量、延長付款期限等，并在公司內部進行通報表揚。良好供應商：繼續保持合作，提出改進建議，督促其不斷提高服務質量和產品質量。合格供應商：要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮減少采購量或終止合作。不合格供應商：立即終止合作，并在公司內部發布通知，禁止再次合作。四、采購管理1.采購計劃制定市場需求分析：銷售部門定期分析市場需求情況，結合公司銷售目標和庫存狀況，制定化妝品采購需求預測。采購計劃編制：采購部門根據銷售部門提供的采購需求預測，結合供應商交貨期、價格波動等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。計劃審批：采購計劃提交公司管理層進行審批，確保采購計劃符合公司整體戰略和財務預算。2.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單，明確訂單數量、交貨時間、交貨地點、產品規格、價格等詳細信息。訂單確認：供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內容，并回復采購部門。如訂單內容有任何變更，供應商應及時與采購部門溝通協商。3.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據采購訂單內容，起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格、付款方式、違約責任等條款。合同審核：采購合同提交公司法務部門和財務部門進行審核，確保合同條款合法合規、風險可控。合同簽訂：采購合同經審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂合同。4.采購過程跟蹤進度跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單的執行進度，及時了解供應商的生產、發貨情況，確保按時交貨。問題協調：如在采購過程中出現問題，如質量問題、交貨延遲等，采購部門應及時與供應商溝通協調，督促其解決問題。信息反饋：采購部門應及時向公司內部相關部門反饋采購過程中的信息，確保各部門了解采購進展情況。五、供應商合作與溝通1.合作協議簽訂與供應商簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品質量、交貨期、價格、付款方式、售后服務等方面的條款。合作協議應作為雙方合作的依據，確保雙方在合作過程中遵守協議約定。2.定期溝通會議采購部門定期組織與供應商的溝通會議，一般每月召開一次，特殊情況可隨時召開。溝通會議的內容包括總結上一階段的合作情況、討論解決合作中存在的問題、協商下一階段的合作計劃等。3.信息共享建立供應商信息共享平臺，采購部門及時向供應商提供公司的采購需求、產品質量要求、政策變化等信息。供應商應及時向采購部門反饋產品生產進度、質量狀況、價格調整等信息，確保雙方信息暢通。4.合作問題處理在合作過程中如出現問題，雙方應及時溝通協商，尋求解決方案。對于重大問題，應成立專門的問題處理小組，共同研究制定解決方案，并跟蹤落實情況。六、供應商激勵與約束1.激勵措施價格優惠：對于表現優秀的供應商，在采購價格上給予一定的優惠政策，如折扣、返利等。增加采購量：優先考慮與優秀供應商增加采購量，擴大合作規模。合作項目支持：在公司新產品研發、市場推廣等項目中，給予優秀供應商一定的合作機會和支持。表彰獎勵：對表現突出的供應商進行表彰獎勵，如頒發榮譽證書、在公司內部進行宣傳等。2.約束措施違約責任：在采購合同中明確雙方的違約責任，如供應商未按時交貨、產品質量不合格等應承擔的違約責任。扣除貨款：對于供應商違反合同約定的行為，公司有權扣除相應的貨款作為違約金。終止合作：如供應商多次違反合同約定，且拒不整改，公司有權終止與供應商的合作關系，并依法追究其法律責任。七、供應商檔案管理1.檔案建立采購部門負責建立供應商檔案，對每個供應商的基本信息、資質文件、評估報告、采購合同、合作記錄等進行詳細記錄。供應商檔案應采用電子和紙質兩種形式保存，確保檔案的完整性和可追溯性。2.檔案更新定期對供應商檔案進行更新，及時補充新的信息和資料，如供應商的生產工藝改進、產品質量檢測報告等。對于供應商的評估結果、合作情況等信息，應及時在檔案中進行記錄和更新。3.檔案查閱公司內部相關部門