公司外部文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司外部文件的有效管理，確保文件的及時傳遞、妥善保管、合理使用，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門與外部單位往來的各類文件，包括但不限于公文、信函、合同、協議、報告、報表、證書、批文等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司外部文件的管理工作由行政部門統一負責，確保文件管理的規范性和一致性。2.及時準確原則：各部門應及時傳遞和處理外部文件，保證文件內容的準確無誤，避免延誤和失誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，確保外部文件的安全，防止文件泄露。4.分類歸檔原則：按照文件的性質、類別進行分類歸檔，便于查詢和使用。二、文件的接收與登記（一）接收渠道1.公司收發室負責接收通過郵政、快遞等方式送達公司的外部文件，并進行初步登記。2.各部門指定專人負責接收直接送達本部門的外部文件。3.對于重要文件或緊急文件，可通過電子郵件、傳真等方式接收，接收人應及時打印或記錄相關內容。（二）登記內容1.接收日期：記錄文件送達的具體日期。2.來文單位：注明文件的發出單位名稱。3.文件標題：準確填寫文件的標題。4.文件編號：如有文件編號，應詳細記錄。5.密級：根據文件內容確定密級，如絕密、機密、秘密等。6.份數：記錄文件的份數。7.接收人：簽名確認接收文件。（三）初步審核1.收發室或接收人在接收文件后，應首先對文件的完整性進行檢查，如發現文件有破損、缺頁等情況，應及時與來文單位聯系。2.對于緊急文件，應立即通知相關部門或人員進行處理。三、文件的傳遞與分發（一）傳遞流程1.收發室或接收人根據文件的內容和性質，填寫《外部文件傳遞單》，詳細注明文件的去向、傳遞原因等信息。2.將文件連同《外部文件傳遞單》一并交給專門的文件傳遞人員或通過內部郵件系統、辦公自動化系統等進行傳遞。3.文件傳遞人員應確保文件及時、準確地送達指定部門或人員，并要求接收人在《外部文件傳遞單》上簽收。（二）分發原則1.根據文件的內容和涉及部門，確定文件的分發范圍，確保相關部門能夠及時了解文件信息。2.對于涉及多個部門的文件，應按照職責分工進行分發，避免出現漏發或誤發的情況。3.對于重要文件或緊急文件，應優先傳遞和分發，確保相關人員能夠第一時間獲取文件。（三）特殊情況處理1.如遇接收人外出或無法及時接收文件的情況，文件傳遞人員應及時與接收人聯系，確定文件的臨時存放地點或交接方式，確保文件的安全。2.對于需要退回的文件，應按照來文單位的要求進行處理，并及時辦理相關手續。四、文件的閱辦與處理（一）閱辦要求1.各部門收到外部文件后，應及時組織相關人員進行閱辦，不得積壓。2.閱辦人員應認真閱讀文件內容，領會文件精神，提出處理意見和建議。3.對于需要辦理的文件，應明確辦理責任人、辦理期限和辦理要求。（二）處理方式1.對于一般性文件，可由部門負責人直接處理，并將處理結果及時反饋給相關部門或人員。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行專題研究，共同商討處理意見，并形成會議紀要或處理報告。3.對于需要回復的文件，應按照來文單位的要求及時進行回復，回復文件應經部門負責人審核簽字后發出。（三）跟蹤與催辦1.對于有辦理期限要求的文件，行政部門應定期進行跟蹤和催辦，確保文件按時辦理完畢。2.辦理責任人應及時向行政部門反饋文件辦理進展情況，如遇特殊情況需要延期辦理，應提前說明原因并申請延期。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司與外部單位往來的各類文件，包括已辦理完畢的公文、信函、合同、協議、報告、報表、證書、批文等。2.與文件相關的附件、補充材料等。（二）歸檔時間1.各部門應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內，將文件整理歸檔，并移交行政部門。2.行政部門應在收到各部門移交的文件后的[X]個工作日內，完成文件的分類、編號、裝訂等歸檔工作。（三）保管期限1.根據文件的重要性和性質，確定文件的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要合同、協議、章程、營業執照、稅務登記證等。3.長期保管的文件主要包括公司的年度報告、財務報表、審計報告、重要會議紀要等，保管期限為[X]年。4.短期保管的文件主要包括一般性的文件、信函、報表等，保管期限為[X]年。（四）保管方式1.文件應存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放。2.對于電子文件，應進行備份，并存儲在安全的存儲設備中，定期進行檢查和維護。3.檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。六、文件的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱外部文件的，應填寫《外部文件查閱申請表》，注明查閱原因、查閱文件名稱和查閱期限等信息。2.部門負責人及以上人員可查閱公司所有外部文件；普通員工查閱涉及本部門工作的文件，需經部門負責人批準；查閱涉及其他部門或公司機密的文件，需經公司分管領導批準。（二）查閱流程1.查閱人填寫《外部文件查閱申請表》，提交給行政部門。2.行政部門對申請表進行審核，符合查閱權限的，予以批準，并安排專人協助查閱。3.查閱人應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印或摘錄文件內容，應經行政部門同意，并按照規定進行登記。（三）借閱權限1.因工作需要借閱外部文件的，應填寫《外部文件借閱申請表》，注明借閱原因、借閱文件名稱、借閱期限和歸還日期等信息。2.部門負責人及以上人員可借閱公司所有外部文件；普通員工借閱涉及本部門工作的文件，需經部門負責人批準；借閱涉及其他部門或公司機密的文件，需經公司分管領導批準。（四）借閱流程1.借閱人填寫《外部文件借閱申請表》，提交給行政部門。2.行政部門對申請表進行審核，符合借閱權限的，予以批準，并辦理借閱手續。3.借閱人應在借閱期限內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、涂改或損壞文件。如發現文件有損壞或丟失情況，應及時向行政部門報告，并承擔相應的責任。七、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.涉及公司機密的外部文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密責任人，采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。2.接觸機密文件的人員應簽訂保密協議，承諾保守公司機密。3.在文件的傳遞、閱辦、保管等過程中，應避免無關人員接觸機密文件。（二）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的外部文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復文件、錯誤文件等。3.涉及公司機密但已不再需要的文件，經公司分管領導批準后進行銷毀。（三）銷毀流程1.行政部門定期對需要銷毀的文件進行清理和登記，填寫《外部文件銷毀申請表》，注明文件名稱、數量、銷毀原因等信息。2.《外部文件銷毀申請表》經公司分管領導批準后，由行政部門組織專人進行銷毀。3.銷毀文件時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件內容無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。八、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對公司外部文件的管理情況進行監督檢查，包括文件的接收、登記、傳遞、分發、閱辦、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環節。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核機制1.將外部文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核內容包括文件管理的規范性、及時性、準確性、安全性等方面，具體考核指標和評分標準由行政部門制定。3.對于在文件管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表