合同實施跟蹤管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，確保合同有效執行，維護公司合法權益，特制定本合同實施跟蹤管理制度。本制度旨在規范合同實施過程中的跟蹤、監督、評估等工作，提高合同管理水平，保障公司業務的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。（三）基本原則1.全面跟蹤原則：對合同從簽訂到履行完畢的全過程進行跟蹤，確保合同各項條款得到有效執行。2.及時反饋原則：在合同實施過程中，及時發現問題并反饋相關信息，以便采取有效措施解決問題。3.責任明確原則：明確合同實施跟蹤過程中各部門和人員的職責，確保跟蹤工作有序進行。4.動態管理原則：根據合同實施情況的變化，及時調整跟蹤策略和措施，確保合同目標的實現。二、合同實施跟蹤管理職責分工（一）合同管理部門1.負責制定合同實施跟蹤計劃，并組織實施。2.定期收集合同執行情況的相關信息，建立合同執行檔案。3.協調解決合同實施過程中出現的問題，重大問題及時向公司領導匯報。4.對合同實施情況進行評估，提出改進建議。（二）業務部門1.負責本部門所簽訂合同的具體執行工作，按照合同約定履行義務。2.及時向合同管理部門反饋合同執行情況，提供相關資料和數據。3.配合合同管理部門解決合同實施過程中出現的問題，落實改進措施。（三）財務部門1.負責審核合同執行過程中的款項支付，確保支付符合合同約定和公司財務制度。2.提供合同執行過程中的財務數據和分析，協助合同管理部門進行合同實施情況評估。（四）法務部門1.對合同實施過程中的法律問題提供咨詢和指導，審查相關文件和協議。2.協助處理合同糾紛，維護公司合法權益。三、合同實施跟蹤計劃（一）計劃制定1.合同簽訂后，合同管理部門應根據合同內容和要求，制定詳細的合同實施跟蹤計劃。跟蹤計劃應明確跟蹤的內容、方式、時間節點、責任人等。2.跟蹤計劃應具有可操作性和針對性，根據合同的性質、金額、風險程度等因素，合理確定跟蹤的頻率和深度。（二）計劃調整1.在合同實施過程中，如遇合同變更、不可抗力等因素，導致原跟蹤計劃無法實施的，合同管理部門應及時調整跟蹤計劃。2.調整后的跟蹤計劃應報公司領導審批，并及時通知相關部門和人員。四、合同實施跟蹤內容（一）合同執行情況1.檢查合同雙方是否按照合同約定履行各自的義務，包括交貨時間、質量標準、付款方式等。2.核實合同執行過程中的各項數據和資料，如貨物驗收單、發票、付款憑證等，確保數據的真實性和準確性。（二）合同進度1.對照合同約定的進度要求，檢查合同執行是否按時推進，是否存在延誤情況。2.分析合同進度延誤的原因，評估延誤對合同目標實現的影響，并采取相應的措施加以解決。（三）合同質量1.對合同標的物的質量進行檢查，確保符合合同約定的質量標準。2.收集客戶對合同標的物質量的反饋意見，及時處理質量問題，保障客戶滿意度。（四）合同款項支付1.跟蹤合同款項的支付情況，確保支付符合合同約定和公司財務制度。2.對逾期未支付的款項，及時與對方溝通，了解原因，并采取相應的催款措施。（五）合同變更1.檢查合同變更的程序是否合規，變更內容是否明確、合理。2.評估合同變更對合同執行的影響，及時調整跟蹤計劃和措施。（六）合同糾紛1.關注合同實施過程中是否存在潛在的糾紛風險，及時發現并處理糾紛隱患。2.對于已發生的合同糾紛，及時收集相關證據，配合法務部門進行處理，維護公司合法權益。五、合同實施跟蹤方式（一）定期檢查1.合同管理部門定期對合同執行情況進行檢查，檢查周期根據合同的重要性和風險程度確定，一般為每月或每季度檢查一次。2.檢查內容包括合同執行進度、質量、款項支付等方面，形成檢查報告，報送公司領導和相關部門。（二）不定期抽查1.合同管理部門不定期對合同執行情況進行抽查，重點檢查合同執行過程中的關鍵環節和風險點。2.抽查結果及時反饋給相關部門和人員，發現問題及時督促整改。（三）專項檢查1.對于重大合同或涉及重要業務的合同，合同管理部門組織相關部門進行專項檢查。2.專項檢查應深入、全面地評估合同執行情況，提出針對性的建議和措施。（四）溝通協調1.合同管理部門與業務部門、財務部門、法務部門等保持密切溝通，及時了解合同執行過程中的情況和問題。2.定期召開合同實施跟蹤協調會，共同研究解決合同執行過程中出現的問題，協調各方工作。六、合同執行檔案管理（一）檔案建立1.合同管理部門負責建立合同執行檔案，收集、整理合同執行過程中的各類文件和資料，包括合同文本、跟蹤計劃、檢查報告、變更協議、糾紛處理記錄等。2.合同執行檔案應按照合同編號進行分類歸檔，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案保管1.合同執行檔案應妥善保管，存放地點應安全、保密，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行，期滿后按照規定進行銷毀或存檔。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同執行檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制，確保檔案安全。七、合同實施情況評估（一）評估周期1.合同執行完畢后，合同管理部門應及時組織對合同實施情況進行全面評估。2.對于重大合同或執行周期較長的合同，在合同執行過程中可進行中期評估。（二）評估內容1.合同目標的完成情況，包括數量、質量、時間、成本等方面。2.合同執行過程中的合規性，包括程序合規、條款執行等方面。3.合同執行過程中的風險管理情況，包括風險識別、評估、應對措施等方面。4.合同執行對公司業務和經濟效益的影響。（三）評估方法1.采用定性與定量相結合的方法進行評估，如數據分析、問卷調查、現場訪談等。2.對比合同約定的目標和實際執行情況，分析偏差原因，評估合同執行效果。（四）評估報告1.合同管理部門根據評估結果撰寫評估報告，報告內容應包括合同基本情況、評估內容、評估結論、存在問題及改進建議等。2.評估報告經公司領導審批后，發送給相關部門和人員，作為公司后續合同管理工作的參考依據。八、合同實施跟蹤問題處理（一）問題識別1.合同管理部門在跟蹤過程中，應及時發現合同執行過程中存在的問題，包括但不限于進度延誤、質量問題、款項支付糾紛等。2.對發現的問題進行詳細記錄，分析問題產生的原因和可能造成的影響。（二）問題分類1.根據問題的性質和嚴重程度，對問題進行分類，如一般問題、重要問題、重大問題等。2.針對不同類型的問題，制定相應的處理措施和流程。（三）問題處理1.對于一般問題，合同管理部門應及時與相關部門溝通協調，督促其采取措施解決問題，并跟蹤處理結果。2.對于重要問題，合同管理部門應組織相關部門進行專題研究，制定解決方案，報公司領導審批后實施。3.對于重大問題，合同管理部門應及時向公司領導匯報，成立專項工作小組，負責問題的處理和協調工作。（四）問題整改跟蹤1.對問題處理情況進行跟蹤，確保問題得到有效解決，整改措施得到落實。2.對整改結果進行驗證，如問題仍然存在或整改效果未達到要求的，應重新分析原因，調整處理措施，直至問題徹底解決。九、合同實施跟蹤的監督與考核（一）監督機制1.公司設立合同實施跟蹤監督小組，由合同管理部門、審計部門等相關人員組成，負責對合同實施跟蹤管理工作進行監督檢查。2.監督小組定期對合同實施跟蹤計劃的執行情況、問題處理情況等進行檢查，發現問題及時督促整改。（二）考核指標1.建立合同實施跟蹤管理考核指標體系，包括合同執行率、問題解決率、客戶滿意度等指標。2.明確各考核指標的計算方法和評分標準，確保考核結果客觀、公正。（三）考核方式1.采用定期考核與不定期考核相結合的方式，對各