商貿企業單據管理制度總則一、目的為規范商貿企業的單據管理，確保單據的準確性、完整性和及時性，提高企業的運營效率和管理水平，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本商貿企業內所有與單據相關的業務活動，包括采購、銷售、庫存、財務等部門。三、管理原則1.真實性原則：單據應真實反映業務活動的實際情況，不得虛構或篡改。2.完整性原則：單據應包含所有必要的信息，不得遺漏或缺失。3.及時性原則：單據應及時填制、傳遞和歸檔，不得拖延或積壓。4.準確性原則：單據應填寫準確、清晰，不得模糊或錯誤。5.合規性原則：單據應符合國家法律法規、企業內部規章制度和相關業務流程的要求。四、管理職責1.財務部（1）負責制定和完善單據管理制度，并監督執行。（2）負責單據的審核、記賬和歸檔工作。（3）負責對單據管理工作進行監督和檢查，及時發現和糾正問題。2.采購部（1）負責采購單據的填制、傳遞和歸檔工作。（2）配合財務部對采購單據進行審核和記賬。3.銷售部（1）負責銷售單據的填制、傳遞和歸檔工作。（2）配合財務部對銷售單據進行審核和記賬。4.倉儲部（1）負責庫存單據的填制、傳遞和歸檔工作。（2）配合財務部對庫存單據進行審核和記賬。單據的種類與格式一、單據的種類1.采購單據（1）采購訂單：用于記錄采購商品的品種、數量、價格、供應商等信息，是采購業務的重要憑證。（2）采購入庫單：用于記錄采購商品的入庫情況，包括商品的品種、數量、單價、供應商等信息，是庫存管理的重要憑證。（3）采購發票：用于記錄采購商品的實際付款情況，包括商品的品種、數量、單價、金額、供應商等信息，是財務核算的重要憑證。2.銷售單據（1）銷售訂單：用于記錄銷售商品的品種、數量、價格、客戶等信息，是銷售業務的重要憑證。（2）銷售出庫單：用于記錄銷售商品的出庫情況，包括商品的品種、數量、單價、客戶等信息，是庫存管理的重要憑證。（3）銷售發票：用于記錄銷售商品的實際收款情況，包括商品的品種、數量、單價、金額、客戶等信息，是財務核算的重要憑證。3.庫存單據（1）庫存盤點單：用于定期對庫存商品進行盤點，記錄庫存商品的實際數量、品種、規格等信息，是庫存管理的重要憑證。（2）庫存調撥單：用于記錄庫存商品在不同倉庫之間的調撥情況，包括商品的品種、數量、單價、調出倉庫、調入倉庫等信息，是庫存管理的重要憑證。4.財務單據（1）付款申請單：用于申請支付款項，包括付款的金額、用途、收款人等信息，是財務付款的重要憑證。（2）收款收據：用于記錄收到款項的情況，包括收款的金額、用途、收款人等信息，是財務收款的重要憑證。（3）費用報銷單：用于報銷企業內部的各項費用，包括費用的金額、用途、報銷人等信息，是財務核算的重要憑證。二、單據的格式1.采購單據（1）采購訂單格式|采購訂單編號|供應商名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|交貨日期|備注|||||||||||||||||||||（2）采購入庫單格式|采購入庫單編號|供應商名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|入庫日期|備注|||||||||||||||||||||（3）采購發票格式|采購發票編號|供應商名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|稅率|稅額|價稅合計|開票日期|備注||||||||||||||||||||||||||2.銷售單據（1）銷售訂單格式|銷售訂單編號|客戶名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|交貨日期|備注|||||||||||||||||||||（2）銷售出庫單格式|銷售出庫單編號|客戶名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|出庫日期|備注|||||||||||||||||||||（3）銷售發票格式|銷售發票編號|客戶名稱|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|稅率|稅額|價稅合計|開票日期|備注||||||||||||||||||||||||||3.庫存單據（1）庫存盤點單格式|庫存盤點單編號|盤點日期|倉庫名稱|商品名稱|商品規格|實際數量|賬面數量|差異數量|備注|||||||||||||||||||||（2）庫存調撥單格式|庫存調撥單編號|調出倉庫|調入倉庫|商品名稱|商品規格|數量|單價|金額|調撥日期|備注|||||||||||||||||||||4.財務單據（1）付款申請單格式|付款申請單編號|申請部門|收款人|付款金額|付款用途|付款日期|備注|||||||||||||||||（2）收款收據格式|收款收據編號|收款部門|付款人|收款金額|收款用途|收款日期|備注|||||||||||||||||（3）費用報銷單格式|費用報銷單編號|報銷部門|報銷人|報銷金額|報銷用途|報銷日期|附件張數|備注|||||||||||||||||單據的填制與審核一、單據的填制1.填制人員單據應由相關業務部門的經辦人員按照規定的格式和要求進行填制，確保單據的真實性、完整性和準確性。2.填制要求（1）單據的填寫應規范、清晰，不得涂改、挖補或偽造。（2）單據的各項內容應填寫完整，不得遺漏或缺失。（3）單據的金額應填寫準確，大小寫金額應一致，不得有誤差。（4）單據的日期應填寫準確，不得提前或延后。（5）單據的編號應按照規定的規則進行編制，不得重復或遺漏。二、單據的審核1.審核人員單據應由財務部或相關業務部門的審核人員進行審核，確保單據的真實性、合法性和合規性。2.審核內容（1）審核單據的填制是否規范、完整，是否符合規定的格式和要求。（2）審核單據的各項內容是否真實、準確，是否與實際業務情況相符。（3）審核單據的金額是否計算準確，大小寫金額是否一致，是否符合財務制度的規定。（4）審核單據的日期是否填寫準確，是否符合業務流程的要求。（5）審核單據的編號是否按照規定的規則進行編制，是否存在重復或遺漏的情況。3.審核意見審核人員應在審核單據時簽署審核意見，明確審核結果。審核結果分為通過、退回修改和拒絕三種情況。（1）通過：審核人員認為單據符合規定的要求，可以進行下一步的處理。（2）退回修改：審核人員認為單據存在問題，需要經辦人員進行修改后重新提交審核。（3）拒絕：審核人員認為單據存在嚴重問題，不符合規定的要求，不予通過。單據的傳遞與歸檔一、單據的傳遞1.傳遞流程單據應由相關業務部門的經辦人員按照規定的流程進行傳遞，確保單據的及時傳遞和處理。2.傳遞要求（1）單據的傳遞應及時、準確，不得拖延或積壓。（2）單據的傳遞應采用規定的方式和渠道，不得擅自更改。（3）單據的傳遞應做好交接手續，確保單據的安全和完整。二、單據的歸檔1.歸檔時間單據應在業務處理完畢后及時進行歸檔，確保單據的安全和完整。2.歸檔要求（1）單據的歸檔應按照規定的分類和編號進行整理，確保單據的有序存放。（2）單據的歸檔應采用規定的檔案盒或文件夾進行